Asanaでチームのタスクを可視化しよう 🔍

こんにちは😃 コネヒト株式会社デザイナーのなっぴーこと、わたなべなつきです。ママの一歩を支える情報メディア・アプリ「ママリ」のデザインをしています。

この度、コネヒトデザインマガジンを立ち上げました！

コネヒトデザイナーたちの取り組みや考え方などをマガジンを通じて発信していきます。定期的に更新していきますので、お時間のあるときにご覧いただけるととっても嬉しいです。よろしくおねがいします！

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さて、みなさんはチームのタスク管理、どのように行っていますか？

コネヒトデザインチームでは、これまで様々なツールをトライした末、タスク管理は各々に任せ、週一の定例で全員のタスク確認という体制でした。

が、4月頃にAsanaを導入し、チームのタスクをAsanaで管理してみることにしました。

 👉 デザインチームへのタスク依頼フロー

デザインチームの構成員は、CTO兼開発部部長兼デザインチームリーダーのいとしょさん、わたし、なべさん、週に2日お手伝いいただいているえりーぜさん 含め4名。いとしょさんはエンジニアなので実働員は3名です。

コネヒトデザイナーのお仕事は、

・「ママリ」アプリUX/UI設計
・営業案件のバナー広告作成
・特設ランディングページの作成

などなど、多岐に渡り、日々様々な部署からの依頼がやってきます。また、クライアントさんのいらっしゃる案件だと納期がタイトなことが多いです。

現状のデザイナーへのタスク依頼の流れはこんなかんじ。

① 依頼者がSlackのデザイン相談チャンネルで、デザイナーに依頼したいデザイン案件を相談
② デザインチーム内で誰が担当するか相談し、担当者を案件にアサイン
③ 担当デザイナー中心にタスクを進める

 😥 課題

Asana導入以前は、各々のタスクがややブラックボックス化していました。
4人しかメンバーがいないので、週1の定例でタスク確認をすれば、今誰が何をやっているかはだいたい把握できます。
ただ、各々のタスク状況を俯瞰できるツールがなかったので、メンバーの抱えているタスク量が分かりにくく、新規でタスクが発生したときに「このタスク誰がやりますか？」とお互いにコミュニケーションするコストが発生していました。

そこで、「タスクを個人ではなくチームに依存させよう！」と、CTO兼開発部部長兼デザインチームリーダーいとしょさん発案のもと、今回、タスク管理ツールとして、Asanaを導入しました。

💪 なぜAsanaにしたか

過去には、GitHubのIssueやTrelloで管理したこともありましたが、デザイナーとしては、各タスクの締切が俯瞰してわかりにくいというのがネックで長続きしませんでした。

そこで、タスクをカンバン以外の形式（リスト、タイムライン、カレンダーなど）で表示することが出来るAsanaを採用したというのが1番の導入理由です。

😆 導入して良かったこと

✨ 今、誰が何をやっているか分かる

パイプラインを作成できるので、今誰が何をやっているのか、カンバン形式でいつでもパッと参照できるようになりました。

デザインチームのカンバン

担当者が決まっていない未着手のタスクがあれば、「これ誰やる？」という議論ができます。
もし、誰かがタスク過多になっていれば「ちょっと多いので誰か手伝ってください！」「それ私がやりましょうか？」という会話が自然に生まれるようになり、お互いに手助けしやすくなりました。

✨ ガントチャート形式でタスクが可視化できる

個人的には、これこそAsanaで一番求めていた機能！カンバン機能は他のツールでも代替できることが多いのですが、締切ドリブンで動くことが多いデザイナーにとって、ガントチャート形式でタスクが可視化できると、どの期間誰が忙しいか、締切までどれだけ猶予があるのかがパッとわかるので、とてもありがたかったです。

タイムライン機能。締切がぱっと分かる！

タスクの依頼があったときにも、「この期間、◯◯さんはタスクの締切が近いから、私が担当するね」というコミュニケーションが取れるようになりました。
そのため、タスクの交通整理する人がいなくても、ある程度は自分たちでいい感じにタスクの割り振りができるようになりました。

✨ UIもわかりやすくテンション上がる

デザイナー的には、日々使うプロダクトが、イケててわかりやすいかどうかも、使いたくなる理由の一つ。

Asanaは操作もわかりやすく、サクサク動くのでストレスレスです。ときおり表示されるイラストも、なんかかわいいのでテンションアガります。

💡 余談

チームのタスク管理とはあまり関係ありませんが、Asanaの導入によって、副次的な効果もありました。

✨ タスクに紐付いたデザインレビュー

これまで、デザインレビューはSlack内でスレを立てておこなっていましたが、デザインレビューでの意見を次のお仕事に繋げるために、タスクに紐づけてレビューをストックしておけると、あとから見直しやすいのでは？と意見があり、Asanaでやってみることに。
Slackのようなフロー型の情報ではなく、タスクベースのスタック型の情報になったので、レビューが流れにくくなったのと、過去のレビューも見直しやすくなったのは良かったなと思います。

ただ、コミュニケーション速度だとSlackが断然速いです。AsanaだとまだSlack連携機能が弱いので、レビュー依頼に気づきにくいことが多く、まだまだSlackと併用でカバーしています。（GitHubのようにコメントがついたら特定のチャンネルに流れてくる、みたいな機能がAsanaにできるといいなぁ）

✨ 個人的なタスク管理もAsanaで

Asanaでは、チームタスクだけでなく、個人にだけ見えるタスクも管理できます。

個人的な勉強タスクや「◯◯さんにヒヤリング」といった細々としたタスクも入れてますｗ

忘れたくない個人的なタスクもすべてAsanaに入れ、タスク管理をAsanaに集約できるようになりました。
わたしはTODOリストジプシーだったのですが、これを機にAsanaに落ち着くことができました。

 📝 まとめ

Asanaを導入することで、マネージャーが交通整理のための時間を割くことなく、チームメンバー内で自然にタスク管理できる体制が整ったと思います。
Asanaにはまだまだ色々な機能があるようですがあまり使いこなせていないので（笑）、良い機能があれば導入して、さらに働きやすいチームにできたらと思っています！

ここまで読んでいただき、ありがとうございました✨ みなさんのチームの参考になれば嬉しいです。

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