タスクを溜めないためのあれこれ１

システム開発を進めていると、顧客からの急な仕様変更、上司からの割り込み、数々の問い合わせ、会社の事務手続きなどなど、エンジニアに限らず常にタスクが積まれて期限に追われる毎日を過ごすことがあると思います。
私自身が未だに余裕のない日々を過ごしていますが、積み重なるタスクを何とか対処してきたコツなど記事にしました。
一応後輩へのアドバイスにも使えているので、人によっては役に立つ。。。はず。

１．すぐ出来るものはすぐ対処する

とにかく自分にタスクを積まないようにすることが第一歩。特にメールやチャットは余程のもの以外はすぐ返します。
忙しい時でも5分後に重要な会議が迫っている時とかでもない限り、すぐ対応します。期限付きの社内アンケートとか、どうでも良いと思えるものでも依頼が発生した時点ですぐ対応します。
結局最終的にやることに変わりない上、今より明日が余裕あるとは限りません。メールを返さず一度閉じると、もう一度メールを思い出して見る手間が発生するので一度で対応する方が最終的に早いです。

２．TODOリストに甘えない

やることをリスト化したTODOリスト、これ自体は素晴らしいという前提を踏まえつつ、甘えないことが重要です。
１で書いたすぐ対応できるものでも、「TODOリストに書いて後でやろう」という考えをもってしまうと、どんどんリストが膨れ上がり対応できなくなります。本当にすぐ対応できないものだけリスト化するのが良いです。

３．相手がいるタスクは最優先

誰かと打ち合わせが必要といった自分だけで対処できないものほど行動を早めます。相手の予定もあるので、いざ動き出したら休んでいた！なんてことは多々あります。

４．期限に余裕があるものでも動き出しは早く

タスクは優先順位があり、期限に余裕があるものほど低くなるかと思います。その判断自体は正しいと思いますが、可能な限り動き出しは早くします。
例えば1週間後に実施する打ち合わせと資料作成が必要となった時、その日の内にメモレベルでも用意しておきます。パワーポイントの資料なら、表紙と目次、目次に対応したページにどんなことを説明するかの簡単なメモを載せておきます。
後は空き時間に少しずつでも更新していくだけ。自身の感覚として、期限が近付いてから資料をゼロから用意するよりは精神的に余裕が出来ます。
資料を作る中で早めに問題点に気付けるメリットもあります。

まずはここまで。合うあわないがあると思いますし、もっと良い考え方・方法があると思います。
こういう考えもあるといった感じで記事を読んでいただけると幸いです。

２に続きます。