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ONE JAPAN のオンライン会議(Zoomブレイクアウトルーム「事前割当」編)

ONE JAPANでは、各団体代表が毎月集う代表者会議の他にも、各事務局や分科会、プロジェクトにおいてオンライン会議を行っています。前々回記事のZoom+YouTube Live前回記事のZoomブレイクアウトルームでの学びや気づきに引き続き、今回はあるONE JAPAN内のオンラインイベントで、Zoomのブレイクアウトルーム機能で「事前割当」行った際のことについて記載します。

以前、Zoomのブレクアウトルーム機能について、自動割当・手動割当それぞれで遊んでたんですが、「手動割当ってホストめっちゃ大変やーん」と思い、「事前割当」機能を試してみました。
参加者が十数人を越えてくると、MTG開始後にホストが手動でブレイクアウトルームへの割当をしていくのが現実的ではない(めんどくさい・・)ですよね。。この機能はMTGの開始前に参加者をブレイクアウトルームに割り当てておくことができるので、中・大規模なMTGやセミナーの場合には便利かなーと思いました。
ちなみに、事前割当を行うには参加者のZoomログイン時に登録しているメールアドレスが必要になるので、予め参加者に確認しておく必要があります〜。

事前設定:「事前割当」機能の有効化

事前割当を行うには、Zoomポータルサイトから、下記設定を確認しておく必要がありました。

左メニュー>個人>設定>ミーティングにて(詳細) 
・「ブレイクアウトルーム」が有効になっていること
・「スケジューリング時にホストが参加者をブレイクアウトルームに割り当てることを許可する」の
  チェックボックスにレ点がついていること

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この設定が有効でないと、後述のMTG設定時に「ブレークアウトルーム事前割り当て」のチェックボックスがでてこないです。

事前設定:MTG設定時の「事前割当」

事前割当したいMTGをスケジュールする際、「ミーティングオプション」エリアの「ブレークアウトルーム事前割り当て」にチェックを入れます。
すると、「ルームを作成」「CSVからのインポート」がメニューとして出てきます。

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「ルームを作成」でも事前割当できるのですが、参加人数が多いとこの手作業がもはや面倒なので笑、「CSV取り込み」を使いました。
CSV取り込み機能は、予めRoomごとに参加者のメールアドレス(Zoomログイン時に使っているもの)を一覧にしておき、取り込むことが可能です。テンプレートがダウンロード可能なので、落として上書きしました。

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これで一発取り込み!めっちゃ楽でした〜。

MTG開始後:ブレイクアウトルームの確認

MTG開始後、ブレイクアウトルームの設定を見てみると設定したブレイクアウトルームの部屋数や部屋名は反映されているものの、参加者は反映されていませんでした。

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一瞬「なにっ」と思ったのですが、参加者が誰もいない状態だとこうなるみたいです。参加者全員がMTGに入ってきてくれてから「再作成」を押下すると、事前設定が有効になりました。

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急遽参加者が追加になった場合でも、「未割り当て」の部分にリストされるので、この方たちだけMTG中に手動でブレイクアウトルームを割振りすることができました。

おわりに

今回も最後までお読みいただきありがとうございました〜。
ブレイクアウトルームの割振はホストでコントロールしたい(=手動割当)の場合、事前に参加者のメールアドレスがわかるのであれば、「事前割当」はめっちゃ楽ちんでした。個人的には、ある参加者だけブレイクアウトルーム設定しておいて、残りは全部自動で割り振ってくれーいと思うことがある(自動割当と手動割当のハイブリット的な)のですが、そういった機能はまだないようです。今後に期待。

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執筆:川﨑万莉
※この記事は、川﨑万莉(ONE JAPAN事務局 Digital Tech/コミュニケーション担当幹事)の個人noteの内容を一部改変し転記しております。
ZOOMのブレイクアウトルーム機能で自動/手動割振りをそれぞれやってみた

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