コミュニケーション課題を言語化する

人間は、同じ間違いを起こしてしまう。その度に、二度とすまいと誓いを立てる。しかしながら、人間は間違いを繰り返してしまう。

僕はコミュニケーションに課題認識がある。常に意識をしているつもりでも、いつも同じ展開になってしまうことがある。パターン別で言語化しておくことで、二度と同じ過ちを犯さぬという誓いを立てる。自戒を込めて。

もしも、自分と同じようにコミュニケーションに課題を感じている人がいるならば少しでもお役に立てたら幸いです。

最も重要なこと

まず最初に、パターン別にコミュニケーション課題について考える前に、最も重要なことを書いておく。完璧な人間など存在しない。完璧を目指すことと、完璧であろうとすることは大きく異なっていて、完璧であろうと考えるのは身を滅ぼす。常に人間には課題が存在するし、失敗もする。

最も重要なことは、自分の弱さを知って向い続けることだ。自己嫌悪に陥ることもあるけれど、自分の弱さから逃げずに向き合い、改善し続ける姿勢であること。これが最も大切だと思っている。自分の間違いによって、多くの人に迷惑をかけるかも知れない。呆れられてしまうかも知れない。だけど、仕事の失敗は仕事でしか取り返すことができない。全力で改善し、結果を出して、恩返ししていくこと、これを決して忘れてはならない。

登る山が異なっている

登る山と表現しているが、目的 (解くべき課題とも言える) が異なっていることがあるということ。目的が異なれば、それ以降の全てが変わってきてしまうため、まず目的の確認を最優先で考える必要がある。

最初にすり合わせたとしても、常に何が目的何かをすり合わせないと目的が擦りあっていないことがある。状況は刻一刻と変化するので、目的が変化することは頻繁に発生する前提で、話をする時には前座で常に目的は何かを名言した方が良い。

目的の解像度が荒い状態で物事を進めるのも注意しておきたい。認識の違いということにも繋がるが、どんな目的で動こうとしているのか、ふわっとしていて解像度をあげることが困難な場合は、まずは目的を明確にするための情報を集めることから始めると良い。そうすれば、具体的に動いてしまってて戻りしてしまう時間を無駄にしなくて済むかもしれない。

情報がsyncされてない

各個人にはほぼ必ず情報の非対称性が存在する。情報を共有しないまま、話を進めてしまうと、間違った方向に進んでしまうことが多い。そして、抽象度が高い状態で情報の非対称性が大きい場合に、お互いその存在に気がつかないでいると、具体性が高まり不確実性が落ちてきた段階で、お互いが分かり合えてないことに気がつき、手戻りが大きくかかってしまう。

たとえ、同じチーム内であったとしても常にほとんど知らない前提で、情報の共有を行う必要がある。時間や手間がかかるかも知れないが、あとで手戻りするよりも軽症で済むことが多い。コツは常にmtg時にはアジェンダを共有し、ディスカッションに必要な情報を何も知らない友達に丁寧に説明するように言語化しておくことだ。知っていたとしても、ダイジェストでもいいので、さっと情報共有からスタートすると良いと思う。つまり、自分がディスカッション内容について一番詳しい状態でないと、簡潔に説明することができない。コトを推進するのは、準備が9割であることを忘れてはならない。

認識が異なる

自分が「A = B」だと思っていることは、全ての人がそうであるとは考えてはいけない。まず、自分の認識とは他者と異なっているという前提で話をする必要がある。話をしていることの具体性が高い状態を保ち、抽象度が高い言葉を使わずに、文脈を省かずに話をすると良い。

もしも、自分の認識が異なっている頻度が高いならば、相手にも迷惑をかけてしまうが、「A = Bでしょうか?」と毎回確かめつつ進めた方が後でお互い話がしやすくなるし、違和感が取れた状態の方がお互い気持ちよく仕事ができる。

コミュニケーション量が足りてない

情報のsyncができてない、認識が異なる問題もコミュニケーションの量が足りないことが根底に鎮座していることもある。相手に時間を取ってもらうことは申し訳ないとしても、相手にとっても仕事が上手く進まないことは不本意であることがあると思うので、コミュニケーションに課題を感じていたりミスってしまうことが多いならば、自分が思っている以上にコミュニケーションを取った方が良い。

伝えたつもりで「伝わっていない」

伝えたことは「伝わった」ということではない。メールやSlackで伝えたことが残っていたとしても、相手に伝わっていないのであれば、それは伝えた側の責任である。そう断言はできないケースもあるが、少なくとも自分に問題があると考えた方がよい。相手を変えることはできないので、自分がどうすべきであったかをひたすら考えて伝え方を工夫する必要がある。

もし期限があることならば、失礼に値しない程度に期限が来る前にそっと伝えておくと良い。いつまでにできそうかを把握しておくと良い。mtgの最後に決まったことをお互いに振り返ることで伝わったかどうかを確かるのでもいいし、ちょっと経ってからもう一度話の話題に挙げてもいい。ちゃんと伝わったかどうかは相手によって手法を変える必要があるので、何個か伝わったどうかを確認する手法を持っておくと良いと思う。

相手が嬉しいことを考え抜く

コミュニケーションおいて、自分が話したいことではなく、相手がどうすれば喜んでくれるのかをひたすら考え抜くこと。これだけだ。お互いにメリットがある形に落とし込むのだが、まずは相手が喜んでくれることにフォーカスした方が物事が進みやすい。誰しも自分にメリットがない、不利益なものは避けたいという心理が働く。どうすれば、相手が喜んでくれるのか、そのために事前にどうすれば良いのかを考え抜くことが非常に重要である。