IT初心者がPower Automate Desktopでルーチンワークの一部を自動化した話

こんにちは！　　　　　　　　　　                                                                  某小売業の商品部で計画の進捗管理と部署運営全般を担っている、　　　　　50代のおじさんスタッフです 。

この記事は技術的にこうしたという話ではなく、私が感じている自部署の  業務課題をデジタルの力を活用して解決したいこととなります。

■Power Automate・ChatGPTを使い,CAP（単品別販売計画）進捗管理を自動化したい

・CAP（単品別販売計画）とは

　単品別の仕入れ計画であり、この計画を基にMD（マーチャンダイザー）・BY（バイヤー）は商品を調達していきます。

CAP（単品別仕入れ計画）の一例

■現状の課題

➤小売業にとって最大の投資である「CAP(単品別仕入れ計画）」の             進捗管理において、人時がかかる

➤商品部員（MD・BY）には、作業（WORK）ではなく、                             お客様の為に創造（CREATIVE）にできるだけ注力してもらいたい・・・

■目指す姿

➤仕入れにおける、「PDCA」サイクルをしかっり回し、適切な仕入れを    実現していきたい

①【PLAN】   CAP（単品別販売計画）の承認　

　　➤シーズン半年前に、商品の調達計画が承認されます。

➁【DO】       仕入れ開始

➤計画ベースに商品が店舗へ納品されていきます。しかし、海外から調達するので計画どうり納品できるとはかぎりません。商品によっては、「遅納」「未納」も発生します。

③【CHECK】 週次進捗・共有

➤また為替の影響等で、当初計画どうりの原価で納品できなくなる商品もあります。毎週、MDウエア・DWHより仕入れデータを自動取得し、管理者である商品マネージャーへ共有・アラート発信していきます。

④【ACTION】修正・最適配分

➤期首に承認された計画原価・売価合計に合わせられるよう、期中で対策立案・実施し軌道修正・最適配分に取り組みます。

■使用ツール

■自動化のフロー　

①Power Automateを使って 商品システムより、売上・仕入れ　実績データを自動取得　

➁取得したデータを基にエクセルマクロにて、「CAP（単品別販売計画）進捗管理表」 を作成　

③作成された 「CAP(単品別販売計画)進捗管理表」 をPower Automateを使ってOutlookにて自動配信　

④毎週火曜日に①～③フローを定期的に実行する

■フィードバック（1回目）

■フィードバックを受けての改善＆自動化の効果

■まとめ

当初考えていたより実装に苦戦しており、計画より遅れ気味の為、まずはフローを基にフィードバックを実施しております。突合の自動化については、いろいろ検討してみたのですが、答えが出せず今後の検討課題となりました。要望のあったアウトルックによるメール自動配信は実装可能予定です。自動化フローの効果測定はと取り組みの波及効果についてもまとめていきたいと思います。

今週は2回目のフィードバックを実施し、サイクルを回していきます。このサイクルにて仕入れに関するPDCAサイクの進捗管理に役立てたいです。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　お読み頂きありがとうございました。