23年6月20日 その5778『逢坂誠二の徒然日記』(7475)

空全体に雲が広がる都内の夜明け前です。気温は19度、湿度は80％程度で、ちょっとひんやり感がありますが、室内は暑いですね。日中も曇りで、予想最高気温は26度です。昨夕は、細い月を見ることができませんでした。今夕はどうなるでしょうか。

1）保存期間1年未満の公文書
今の国のルールでは「歴史資料として重要な公文書その他の文書に加え、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、原則として1年以上の保存期間を設定することになっています。一方、その原則の例外として、以下の7 類型に属するものは、1年末満の保存期間を定めることができます。

1 別途、正本が管理されている行政文書の写し
2 定型的・日常的な業務連絡、日程表等
3 出版物や公表物を編集した文書
4 各省などの所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
5 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
6 意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書
7 保存期間表において、保存期間を 1 年未満と設定することが適当なものとして、業務単位で具体的に定められた文書

ただし7類型に該当し、通常は1年未満の保存期間を設定する行政文書であっても、合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、1年以上の保存期間を設定することになっています。

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保存期間1年未満の公文書には、以上のようなルールがあります。7類型も一見、なるほどと思われるかもしれませんが、私から見ると不十分で、不都合なものは何でもかんでも保存期間1年未満にすることができると感じます。

＊総理や大臣の1日の日程表
＊官邸へ誰が来訪したかの記録
＊意思決定に与える影響がないと公務員が判断した文書
＊合理的な跡付けや検証に不要と公務員が判断した文書

これらは、作成の翌日に、その文書が存在していたことを国民に知らせもせずに廃棄することが可能です。総理や大臣の日程も官邸に誰が来たかも、その翌日に廃棄できるのが、今の日本の公文書管理のルールです。これは異常です。

公文書の保存期間の設定や廃棄判断に関して、その公文書を作成する公務員への裁量が大きいのも日本公文書管理の特徴だと私は感じています。

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公文書管理法第4条では、

＊経緯も含めた意思決定に至る過程
＊事務及び事業の実績

を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、次に掲げる事項その他について文書を作成することが義務付けられています。

一　法令の制定又は改廃及びその経緯
二 　前号に定めるもののほか、閣議、関係行政機関の長で構成される会議又は省議（これらに準ずるものを含む。）の決定又は了解及びその経緯
三　複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経緯
四　個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
五　職員の人事に関する事項

私はこの各号に定める事項も少なすぎると考えています。

日本の公文書管理は、手直しが必要な部分が満載です。

今後とも丁寧に考えて、何とか世界に誇れる公文書管理を実現したいと思います。

さあ今日も、ブレずに曲げずに、確実に前進します。

===2023.6.20===

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