スケジュールに遅れが生じる原因と対策

仕事のスケジュールを立てて、予定通りなら今日終わっている作業なのにまだ終わる目処が立たないなんてことはないでしょうか？

残念ながら私はよくあります。

そんな体験を振り返り、自分なりにこうしたら良かったということをまとめていきたいと思います。

以下の5つが問題点です。

1.実行不可能なスケジュールを立てている
2.実際に使える時間を把握できていない
3.大まかな項目に分けられていない
4.項目に対してゴールが明確でない
5.大幅なやり直し

それぞれ解説していきます。
1.実行不可能なスケジュールを立てている
原因
このぐらいで終わったらいいなと思って、タスクを小分けにせず完了予定日を決めている。
実現性を加味していない。

解決策
A4用紙に思いついたまま必要な作業を書き出す。
ルーティンに関してはそれでもよいが、初めて行う作業は、必要な作業を俯瞰的に捉えられていない可能性が高いため書き出すのがベスト。
また頭の中の考え事を全て吐き出すことでケアレスミスが減る。

2.実際に使える時間を把握できていない
原因
ミーティングや来客などの時間を省いておらず、実際に使える時間がどれだけあるか把握していない。

解決策
短期スケジュールに関しては日数単位ではなく、時間単位で管理する。

たとえば、
ゴールまで作業A、B、Cの達成が必要
3日で終わらせる目標
使える時間　5h×3日＝15h
不測の事態に備えて裕度を設ける×0.7 ＝10h
作業の負荷　A>B>C
時間配分　A 4h、B 3h、C 3h

3.大まかな項目に分けられていない
原因
最終的に達成すべきゴールは見えているが、それまでにどのようなステップを踏むべきかわからない。

解決策
ゴールから逆算して考える。
自分なりにどういう流れで仕事を進めていくのか大まかでいいから考える。

4.項目に対してゴールが明確でない
原因
3.で分解した項目に対して、これができたら完了と言える、条件が明確になっていない。

解決策
完了条件を文章で明確に記す。

5.大幅なやり直し
原因
上司への相談不足
作業を開始する前に方向性が正しいか確認していないこと。

解決策
3.の項目分けを行い、上司と方向性のすり合わせを行う。
ここで時間をかけてはいけない。
なるべく早く方向性を決めるため、すり合わせはA4用紙に手書きしたものや、ホワイトボードでの議論で十分。
方向性が正しいと確認できたら作業に取り掛かる。