新しく作業をいただいた時にやることは？

こんにちは、バックオフィスメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。

今日は新しい作業のご依頼があった時、
どのようにクライアント様にヒアリングしていけばいいのか。
作業としてどうやって組み立てていくのか。

その手順をまとめてみました！！

【新しく作業がやってきた時のまとめ】
①目的を把握する
②着地を把握する
③作業に必要な情報を集める
④やらないことを決める
⑤いつやるか決める
⑥作業の手順を洗い出す
⑦誰がどこまでやるのか、責任の所在を明らかにする
⑧適任者とリソースについて確保する

ほんと、これ！！！！

— ゆうこ☕チームを束ねる総務リーダー (@youtentei1) August 8, 2024

新規のご依頼があったら、とにかく必要事項をまとめて確認するのがポイントです。
それでは今日も解説していきます。

１、目的を把握する

まずは作業の目的を明確にします。
何のためにこの作業を行うのか、その意図を理解することで、
作業の方向性がブレないようにします。

２、着地を把握する

次に、作業の着地点を確認します。
最終的にどのような結果を求めているのかを把握し、
それに向かって進めていくことが重要です。

ここがズレてしまうと、結局ご依頼は完遂できないことになってしまいます。
トラブルの元にもなりかねませんので、きっちりイメージを言語化しておきましょう。

３、作業に必要な情報を集める

作業を進めるために必要な情報を集めます。
これには、関連資料、参考データ、担当者からのヒアリングなどが含まれます。

たとえば請求書を作成してほしいというご依頼が来た場合、
Excelでいいのか、Googleスプレッドシートがいいのか、会計ソフトを使うのか。
クライアント様のご意向をすり合わせることが大事です。

また作業する時に足りないものが無いように、必要な情報を集めておきましょう。

４、やらないことを決める

作業の範囲を明確にし、やらないことを決めます。
これにより、無駄な作業を省き、効率的に進めることができます。

特に無しなら無しでOK！

５、いつやるか、いつまでにやるかを決める

作業のスケジュールを立てます。
具体的にいつ作業を行い、いつまでに完了させるかを決めることで、
計画的に進めることができます。

この時のポイントは納期をカツカツにしないことです。
不備やイレギュラーがあった時も含めて、余裕のあるスケジュールを立てましょう。

６、作業の手順を洗い出す

作業を細かく分解し、その手順を洗い出します。
全体像をまず出してみると良いでしょう。大まかな道筋で大丈夫です。

どの順序で作業を進めるかを明確にすることで、見通しがつき、
効率的に進めることができます。

７、誰がどこまでやるのか、責任の所在を明らかにする

チーム内での役割分担を明確にします。
誰がどの部分を担当し、どこまで責任を持つのかをはっきりさせることで、
スムーズな進行が期待できます。

ここもしっかりルールメイキングをしておくことで、
クライアント様やスタッフとの衝突を回避できます。

８、適任者とリソースについて確保する

マネジメントをしている方は、作業に必要なリソースと適任者を確保します。
適材適所に人員を配置し、必要なリソースを準備することで、作業が滞りなく進むようにします。

得意不得意、稼働時間、いろいろな要素から最適の人を選べると良いですね。

慌てず、冷静に指示受けをやってみよう

クライアント様から新規のご依頼が来ると、何をどうしていいのか。
わからないスタッフさんも多いんです。

だからこそ、落ち着いて必要な情報をそろえ、
クライアント様ともルールを作りながら、対応を実施できるようにまずは舞台を揃えます。

やりながらでいいので、自分だったらどうするかな？
と受けたご依頼についてしっかりと整理して対応してみてくださいね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。