【オンライン事務】ノウハウ編｜山下ゆうこ｜バックオフィスの仕組みを作る人

誰でもできる！業務フローの作り方

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊クライアント様から新規でお問い合わせが届く時、私はクライアント様とゴールをすり合わせ、業務フローを確立して、マニュアルを作成します。作成したマニュアルで対応するスタッフが目的と着地を見失わず、一定の質で納品までいけるようにするのが、私のお役目です。これまでも業務フローに関することやマニュアルに関

【相手の当たり前を信じない！】スムーズな業務運営で必要なこと

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊すでにいくつか業務を外注していると、認識の齟齬による小さなトラブルは日常的に発生しますよね。「え？なんでこんなことしたの？」「ここまで指示を出したからスタッフはきっと動いてくれる・・・」「これくらいは普通するでしょう」と、もやもやもやもや。この状態が増えれば増えるほど、スムーズな業務運

応募文から優秀な人材を見極める4つのポイント

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊前回書いた採用記事、ものすっごく見ていただいてて。本当にありがたいです。そう思うとともに、市場の声として、採用に悩んでいる方はすごく多いのだと痛感しました。うちは募集要項は私で立てて、書類選考をし、ボスの方で面接などをしていただいている形になるので。語ることのできる分野は狭義ではあるのです。

採用で押さえるべき4つのポイント

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊チーム作りに欠かせないものを言えば・・・そうです、採用です。うちも、ボスの魅力が満載なのか・・・今ものすごい勢いでお客様も拠点も増えていまして。採用をかけて人を集めて・・・をすることが多くなってきました。今でこそ、採用を何度も繰り返し、「あ・・この人・・・・！！」という方と巡り合い、長くお付

【リピート率に直結】ここぞという時に手を出せるか？

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊本日はリピート率に直結する！クライアント様のピンチにどれだけ手を差し伸べられるか？というお話です。あなたは「ここぞ！」という時にクライアント様に寄り添っていますか？どうしても急なご依頼が届いたり、予定パツパツの中でご依頼が届くとスケジュールを組むことも難しいのですが。ここぞという時に手を差し伸

【伴奏型秘書の特徴】ビジョンに共感できる人の選び方

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊私が秘書対応、マネジメントを行うクライアント様や企業様ではクライアント様の事業理解のほか、クライアント様の考え方、方向性、ビジョンに寄り添える形をインプットし、同じ方向を見て、提案や作業工程を作成します。それにはいくつか理由があります。もしご自身が自分の事業を前進させたいと思っているなら、絶対に

デキる秘書はやっている？自己決定力の力

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊今回は自己決定力に関する話の続きです！以前、私が指示待ち人間から脱却したストーリーを語らせていただきました。それがこちら↓ フリーランスとして、オンライン秘書などの事務サポートをメインに華を開いていきたいなら、自分で考えて決める力はとても重要。私の周りのできる事務さんはこれができて当たり前な

クライアントに信頼される！柔軟なフィードバック術

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊ある程度の信頼関係が成り立つと、クライアント様から「意見がほしい」といただくことがあります。私が対応してきた中で言えば、・個人事業主→法人へ移行するクライアント様・ベンチャー企業様上記が多い印象です。クライアント様から意見を求められた時はチャンスです。それは信頼関係の表れでなり、一歩距離を近

ワンランク上の4つの仕事術

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊今回は「あーー、ほんとこの人仕事できる人だなっ！！！」と思う特徴のある人についてお話します。いわゆる「ワンランク上の仕事術」とは・・・というところですが、出来る人は、ただタスクをこなすだけでなく、相手への配慮や先を見据えた行動ができるんです。仕事における細やかな気遣い、タスクの棚卸、適切なリ

人が動けるようになるためのロードマップ

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊もうすでに事務スタッフとして経験を積んでいる方や、事業されている方は、ある一定の段階で、誰かに何かを教えるというフェーズになると思います。そうなった時、何からどう伝えれば、自分以外の人が動いたり、業務遂行したりできるようになるか、イメージできますか。私はこれを過去に何度も、何度も、何度も、何度もやりま

【選ばれる人はこれ】相手の意図を見抜くシンプルな方法

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊今回は以前書いた記事をブラッシュアップしてお届けしますね。これからのビジネスにおいて、選ばれる存在になるためには、選ばれるだけの理由が無いと難しいです。だってもはや、オンラインの事務サポートする人も、オンライン秘書する人も、めちゃくちゃ数がいるんですよ・・・・！！！いつでも事務は取って代わられる立

マニュアルが作成できる人、出来ない人

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊本noteではマニュアルの作成について、これまでも触れてきているのですが。例えば、マニュアルとして機能するためには何が必要なのかとか。マニュアルを作成する前提条件とはとか・・・どうやって作るのとか・・・。私はいくつかチームをもっていて、スタッフさんの管理を行っていますが。「この人はマニュアルを作

整理するための棚卸しよう！

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊先日、実務の手放しについて少しアウトプットをしてみました。たくさんの方が見ていただいたようで、嬉しいです。＾＾＊ ▼こちらの記事です実務を手放す際に実施することとして、 ①整理のための棚卸 ②実務に落とすための棚卸 2点が大切ですとお伝えしました。本日は「整理のための棚卸」について掘り下げていきた

機能しないマニュアルの特徴とは？

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 本日も・売上が上がっているのに実務の手放しができていない方・外注スタッフのみでチームを作りたい方そんな方へ、マネージャー視点からの役に立つ情報をお届けします＾＾＊私が相手から初回の指示受けを行う際、マニュアルをいただくことがございます。そういった場合、とてもありがたいのですが、作っていただいたマニュアルの書いてある内容を理解できないケースもあり、いただい

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