タスク管理よりもタスクの洗い出し

失敗談です

人事異動の多い市役所ではよくあることですが、現在取り組んでいる事業は昨年度に別の担当者が予算措置をしたものです。
大筋が決まっているものの詳細を詰めて実行するのが私の仕事です。

まだ完了していない事業ですが、既に失敗したな～と思うことがあります。
それは場当たり的な対応になってしまったことです。

なんとなくやることはイメージしていたのですが、実際に進めていくとあれもこれもと出てきます。
当然、仕事はそればかりではありませんし、色々な突発事項が当然に起こり、後回し的になってしまい、スケジュールの遅れや細かいミスが目立つようになりました。

1つの事業・イベントを企画して実行することが初めてですが、今後仕事をするうえで、どうすればよかったのか、早めに反省をまとめようと思います。

原因と対策

今回のような失敗（具体は伏せますが）に対してよく言われるであろうことは「スケジュール管理が甘かった」「タスク管理が不十分だった」ということでしょうか。
ただ、私の失敗原因はそれよりも前、やることリストの洗い出しが不十分だった点にありました。
「マイルストーン」ってやつですかね（あってる？）

まず内外問わず、考えられる登場人物をピックアップします。
この登場人物は単に「誰」だけでなく、事業の中でどのような役割を果たす人・組織なのかを明確にしておく必要があります。
そうすると誰にどんな調整・連絡が必要なのかの輪郭が見えてきます。

これを踏まえて、具体的に必要な準備や物をリストアップすべきだったと思います。
この作業は取り掛かりの初期ないし前にやるべきなので、時系列は後にして、とにかく吐き出していきます。
やり方としては頭でもパソコン上でもなく、白紙に手書きで書いていく。
マインドマップみたいにするといいかもしれませんね。

吐き出したら、先ほどの登場人物で分けるのと、時系列の2つの表を作ってみましょうか。
登場人物別は誰に連絡するのか、用意してもらう（依頼する）のか、を明確にします。
時系列はそのまんま、いつやるのかを明確にします。
表を2つ管理するのは非効率と言われるかもしれませんが、私としては、1つの表に複数の情報（今回はタスク・人・時間の3項目）が入ると表を理解する手間が生じるので、時系列＝カレンダーを見て、次に登場人物別＝タスク表を確認して実行します。

気づけばこの時点で、スケジュール管理とタスク管理のベースが出来上がっていました。
いかに洗い出しが大事かってことでしょうか？

想定外は想定内

月並みですが、想定外のことが起きるという前提でスケジュールは組むものです。
そのために、常に前倒しにすることも必要ですが、スケジュールの乱れや突発の追加事項があれば、一旦立ち止まり、少しだけ時間をかけて、先ほどの作業をすべきかなと。
自転車操業的になるのではなく、「ヤバイ」と思う前、少なくとも思った瞬間に立ち止まり、冷静になることが重要ですね。
身をもって感じました。

想定外のことを織り込んで予定を立てるというよりは、受け止める心の余裕を保つことが重要なわけで。
多分これって、上述の作業をしていれば案外できる気がします。

連絡は迅速・小まめに

「報・連・相」はしっかりと、という当たり前のことです。
上司へはもちろん、登場人物にはそれぞれに必要な情報を迅速かつ小まめにする必要があると思いました。
この時に大事だと思うことが、メールやチャットでの連絡を徹底することです。

外部にはメールで、それも、1通1件を徹底することが抜け漏れがないのではないでしょうか。
仮に2，3通を連続で送ることになっても、件名に要件を書いておけば、送信フォルダでどんな内容を送ったか・送ってないかが確認できます。
相手からの返信は別にメモを残せばいいのですから。

内部、上司にはチャットを活用します。
以前にチャットツールの活用について書きましたが、要はそれです。
特に上司には口頭で伝えたくなりませんか？あるいは上司からチャット連絡は「失礼だ！」と怒られそうです。
なので相手を見て、チャットだけだと怒られそうなら、チャットで要点を送ったうえで、口頭で報告・連絡します。
少なくとも履歴は残るので、知らぬ存ぜぬは通用しません。
（それでも聞いてないと言われる場合はどうしようもありませんが）
ただし、相談は性質的に口頭ですべきですけど。

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なんとなく、こんな感じでしょうか。
要は最初が肝心、段取り8割ってやつですね。

せっかくやるなら、継続していけるような良い事業にしていきたいものです。
なので、中途半端なミスが無くなるよう、意識していきます。
といっても、まずは今の事業が無事に完了するよう、今からは挽回していかねば！