#232 所要時間でコミュニケーションしよう

今日は、ぜひ聴いていただきたいVoicy放送を一つご紹介させていただきたいと思います。
VoicyのチャンネルでVoicy公式MAMA'sをご存知でしょうか？
ピンときた方、ありがとうございます。
MAMA'sのメインパーソナリティーのおりえってぃさんは、この両立サプリにも遊びにきて発信してくださったことがありますし、私もMAMA'sにおりえってぃさんのインタビューで登場させていただいたことがあります。
（#81 Voicy公式 MAMA'sパーソナリティおりえってぃさんが永ちゃんのノリでVoicyパーソナリティになった話を聞いてみた）

Voicy公式MAMA'sに池ちゃんが登場！

このVoicy公式MAMA'sさんにですね、なんと私たちのVoicyマネージャー池ちゃんが登場しております。
そのタイトルが、『【対談】まさか私が…産後鬱で涙が止まらない/育休復帰まで実録』こちらのテーマで、おりえってぃさんがインタビュアーになって、そして池ちゃんが実際の自分の体験を発信するという収録をさせていただき、今週の火曜日からMAMA'sで配信中になっております。
池ちゃんの声を聴いたことある人は、あの声からも飄々として明るくてさっぱりしてるので、あんまり悩みとかなさそうだな、そんなふうに感じる方も多いんじゃないでしょうか。
実際に会っても、その通りのキャラクターです。
そんな池ちゃんが、自分でもびっくりするぐらい、出産後に泣けて泣けて仕方がなかった時期があった。そこにどうやって向き合って、パートナーや家族を巻き込んで、どんなふうに乗り越えて、今振り返っているか、こんな話を非常にオープンに語ってくれています。
こういった情報って、たぶん欲しい人がいるんじゃないかなと思います。
当事者として欲しいという人もいるし、大事な人のために欲しいという方もいるんじゃないかと思いまして、もしこのテーマが気になったら、今日の放送にリンク貼っておきますので、せひ池ちゃんとパーソナリティおりえってぃさんのトークを聴いていただければなと思います。

面で考える時間術

そして、今日は木曜日ですので、またリナちゃんの質問コーナーということで、26歳リナちゃんの質問に答える形で放送をさせていただきたいと思います。
今日はリナちゃんから、【小田木さん、Voicyで時間術の話ってしてますよね。「面で考える時間術」この表現が気になってます。】
こんな感じの投げ込みをいただきました。
もはや質問形式でもないネタの投げ込みという。
リナちゃん、ありがとうございます。
これまでこの両立サプリで、時間術系を何度か放送をさせていただきました。（私の時間術なんですけれども。）
（#83 集中タイムのつくり方～本来の仕事にかけられる時間を確保したい～）
大きくまとめると、基本としては、細分化と将来時間予約。
これが、私のケースの時間術の二大基本になっています。
細分化というのは、大きいタスクを大きいままで抱えない。
これが根底にありまして、例えば、企画書を書かないとな、ということがあれば、事前の情報を整理だとか、構成決め、内容の練り、実際にスライドの編集。こんな感じで細分化をして、それぞれの所要時間を見積もりながら、期限までに予定にはめ込んでいく。こういったことをします。
将来時間予約は、さっき「予定にはめ込んでいく」と言いましたけれども、いつやるか決めることと、どのぐらい時間をかけるか決めること。そして、今現在以降の自分の予定を予約する。
この細分化と将来時間予約、これが私なりの時間術の基本になっています。
さらに、私たちのチームの場合は、個々人がたてた予定をOutlookに入れて全公開して仲間とシェアするという流れがあります。
そして、時間をブロックで埋めていく。
このスケジュール管理が、さっきリナちゃんが言ってくれた、「面で考える」と表現されている所以になるんですよね。
なので、例えば8時間仕事をすると、基本的に8時間の予定というのは、空白なく何らかのブロックで埋まっている状態になります。
予定の空白って、仮に手帳に書いてなかったり、スケジュールに登録してなかったとしても、特に仕事の上では何もしてないわけじゃないじゃないですか。メールを打ってたり、資料を作ってたり、なんらかはしているんですよね。
なので、その時間を何に何分使うか、これを明確にして、その時がきてから何をするか考えない。
また今後、何にどれだけ時間を使うか計画しておく。これが基本になっています。

所要時間でコミュニケーションしよう

ここからですね、最近私が思うこと、これを聴いてくれる皆さんとぜひシェアしたいことがありますので、そちらに話を移していきたいと思います。
特に仕事においては、チームで仕事する方が多いんじゃないかなと思います。
チームで仕事をするコミュニケーションにおいて、仕事を依頼する時も、引き受ける時も、必ず所要時間も一緒にやり取りした方が断然いいなって思ってます。
ちょっと想像していただければと思うのですが、だいたい仕事を依頼する時も、引き受ける時も、どんな仕事かやり取りしますよね。
例えば、目的があったり、アウトプットの用途があったり、そこからこんな成果物が欲しいとか、この程度の達成レベルで進めて欲しい、必要な情報は何か、進めるにあたって大事な着眼点は何か、その業務に係わる関係者って誰か、という感じで、仕事のアウトラインを決めて、そこから進めていくっていう流れなんじゃないかなと思います。

仕事のやり取りで生じるギャップに気づく

私がぜひ提案したいのが、ここでですね、依頼する側だったら、投じてほしい時間目安や自分がやった場合の標準時間、そして受け手であれば、受け手として、自分が見積もる所要時間で合意するということをやるとすごくいいんじゃないかなと思います。
誰にいいのか？
依頼者にもハッピーですし、引き受け者にもハッピーですし、結果チームにもハッピーなんじゃないかなと思ってます。
なぜか？っていう話ですよね。
所要時間って、いわゆる期待生産性だと言い換えられるんじゃないかなと思います。
良いアウトプットって、品質が良いのはもちろんですけれども、効率も必ず良いはずなんですよね。
同じ成果物ができるのに、一時間でできた仕事と、10時間かかった仕事でいくと、圧倒的に一時間でできた仕事の方が、良いアウトプットって言えるんじゃないかなと思います。
自分の時間って、自分の時間なんだけれども、それってチームが保有するリソース、チームの時間なんですよね。
なので、所要時間がやり取りされると、例えば、「めっちゃ頑張って仕上げました」「え、何時間かかったの？」「10時間で」「え、ここまで時間かけなくてよかったのに、ガーン」みたいなことがお互いになくなりますし、引き受け時に見積もった時間に依頼側と引き受け側でギャップが明確になると、その原因を、例えば、成果物のイメージのギャップなのか、達成レベルのギャップなのか、手順が何か抜けているのか、多いのか、といったことにお互いに気付けるじゃないですか。
想定よりも時間がかかったという場合も、そこにある課題に気付けますので、背景の理解が足りなかったのか、それとも業務習熟度が足りなかったのか、情報収集が不足していたのか、それとも合意形成がちょっと掛け違っちゃったのか、プロセス自体がいけてないのか、いろんな課題に気付けて、そこから仕事のやり方をアップデートしたり、「それはそもそもチームで解決していこうよ」といった話が前に進むんじゃないかなと思います。
さらにもっと言うと、特定単体の仕事だけやっているわけではないので、チームの中の一人のメンバーとして、「今、何にどのぐらい時間を投じるべきか」といったところも、そこからコミュニケーションが進むんじゃないかなって思ってます。

結果、何が言いたいかというと、とにかく私たち一人一人が限られた時間だし、貴重な時間を使って仕事をしてるじゃないですか。
この中で適切な成果を出そうと思うと、やっぱり適切なコミュニケーションが必要だし、「えー？」「はー？」みたいなすれ違いを防いで、信頼関係を作っていく必要がありますし、あと何か問題があれば、適切に問題発見をして、やり方をアップデートしていく。
これが日々の仕事の中でできるといいなって思っています。
これらに効くのが、私は所用時間のやりとりなんじゃないかなって思ってまして、依頼する時に、標準時間を見積もる。引き受ける時に、自分がやった場合の投入時間を見積もる。これをすり合わせるというのを、ぜひみんなで広げていけたらいいなって思っています。

どうでしょう。
リナちゃんの質問が、グイッと違う方向に曲がっていった気がしますけれども、時間管理の観点で、最近思うことを徒然と話をさせていただきました。

それでは今日も一日良い日にしましょう。

小田木朝子プロフィール

「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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