#267 時間の悩みは時間配分で考えるとイイ！その方法と理由
昨日、会社のメンバーのAちゃんとオンラインでランチをしながらしゃべってたのですけれども、改めて思うのですけど、時間の悩みって尽きないですね。
じゃあ、時間の悩みというのは、仕事をしていると尽きないのかというと、そうじゃないですよね。
私は、オンラインスクールで今育休中のメンバーとたくさん話をしますけれども、仕事を離れていても、時間の悩みというのは尽きないなと改めて思います。
例えば、目の前のことに忙しくて、やりたいことに時間をなかなか割けないとか、本当はもっと××に時間を取りたいのだけれども、こっち側に時間がかかってなかなか××できない。
××は、例えば、育成だったり、改善だったり、企画だったり、いわゆる緊急度はそんなに高くないのだけれども、重要度が高い、こういった業務が後回しになってしまうとか、会議時間が多くて仕事が溢れ出る、本当にありますよね。
私もあっちに時間を割きたいのだけれども、こっちに時間がかかっちゃって、なかなか時間がかけられない問題は常に抱えているような気がします。
時間の悩みは時間配分で考えるとイイ！
こういうときにどうするか？ということを今日はちょっと考えたいなと思うのですけれども、今日の放送のテーマは、時間配分で考える、この着眼点を得ることで、思うようになかなか時間がかけられない問題、時間が作れない問題を解消できないか？これについて一緒に考えてみたいと思います。
思うことになかなか時間が割けられない問題。
これに対して解決を図ろうと思うと、一般的には「どうしたらほしい時間が作れるか？」とか、「どうしたら他にかかっている時間を減らせるか？」、こういう感じで考えると思いますが、今日のお勧めはですね、時間配分で考える。
これでいきたいと思います。
現状の時間配分と理想の時間配分を書き出してみる
具体的にどんなこと？というところですが、すごく簡単なので、ちょっとイメージしながら一緒に考えていただければと思います。
まず、自分が持っている時間を10とするじゃないですか。
そしたら、まず現状ですね、ざっくり、今何にどれぐらい時間を使っているか？この10を配分してみます。
まず、現状の時間配分ですね。
例えば、既存の顧客対応に7割の時間がかかっていて、新規の顧客対応に3割しか時間がかけられていないとか、会議とかミーティングにだいたい5配分されていて、企画にかけられている時間は3、その他メンバーフォローに2、こんな配分かなと。
本当にざっくりでいいと思います。
ざっくり何にどれぐらい時間を使っているか？持ち時間10を配分してみる。
できれば書き出すと目に見えていいと思います。
円グラフみたいな感じですかね。
細かく分けすぎない、これが結構ポイントだと思います。
それが書けたら次はですね、理想、いわゆる本来あるべき時間配分を考えて書き出す。
理想の円グラフを書く。
これをやりたいと思います。
例えば、現状は既存の顧客対応に7割時間がかかっていて、新規は3割しかかけられてないのだけれども、本当は5：5があるべき姿なんだよねとか、ミーティングが5じゃなくて、ミーティングを3にして、その分企画に4、フォローに3、こういった時間配分が理想である。
こんな感じの書き方になります。
理想、言い換えると本来あるべき時間配分というのがポイントなんですよね。
個人の希望よりも、特に仕事の場合は、自分の役割を果たす上で最良の時間配分とか、求められている成果を最大化できる時間配分。
これを前提に考えてみると良いと思います。
例えば、新規の顧客開拓がチームの重点テーマで、自分もその役割を期待されているとしたら、既存7の新規3、これだと役割を果たせないし、成果も最大化できないですよね。
なので、自分の役割や求められている成果を前提に置くと、理想は5：5だなとか、もっと言うと、逆に3：7だな、こんな時間配分が書き出せると思います。
現状と理想の時間配分を書き出すのは、個人だけじゃなくて、チームにも応用可能ですので、チーム全体のリソース、すなわち時間を何にどれぐらい投じているか、現状で書き出して、それってベストなの？というところを考えながら、本来あるべき時間配分を書き出すと、こちらもギャップが個人と同じように見えると思います。
総時間を増やすのではなく、時間配分を見直す発想
今、円グラフが2つ並んだ状態なので、次のステップは、ここでギャップを埋めるために何をするか？考えることができるようになるって感じですかね。
例えば、「やっぱりこれはどう考えてもミーティング時間を減らしていかないといけないわ」と思った場合に、じゃあ参加してるミーティングを洗い出して、出る、出ないを決めていこうということができるかもしれないし、一回あたりのミーティング時間を効率的にしていかなきゃいけないし、じゃあ具体的にアジェンダ事前共有を自分だけじゃなくて、チームで徹底しようかなという考え方もできると思いますし、「企画時間を増やしたい、3じゃだめだな、どうしたら4にできるかな」って思った時に、週2時間、企画時間を予定でブロックしようという感じで手が打てると思います。
すごいシンプルですよね。
持ち時間10にして、現状の時間配分と理想の時間配分を両方並べて書き出して、そのギャップを埋めるために何をするか考える。
「あ、そんだけ？」みたいな感じかと思うのですが、この方法のポイントは何かというと、一番は総時間を増やす発想ではなくて、時間配分を見直す発想で、時間の課題解決に取り組む、ここだと思います。
私たちは頑張り屋さんですので、できなければ投じる時間を増やしてなんとかしようって思っちゃうじゃないですか。
これだと天井がありますし、ヘトヘトになっちゃいますし、時間配分が変わってないってことは、もしかしたら成果にそんなにインパクトがない可能性もあるんですよね。
これはショッキングなので。
なので、総時間を増やす発想ではなくて、時間配分を見直すことで、時間の課題だけではなくて、成果の課題にもアプローチしていく。
こういった考え方がポイントその1かなと思います。
理想と現実で書き出すことで周囲とも共有できる
そう考えると、ポイントその2は、理想の時間配分の前提は、改めて役割に対して最良か？とか、成果の最大化に対して最適か？これを前提に置きながら時間配分で考える。
この辺がポイントになるかと思います。
「まじか、自分だけでできるかな？」って思うかもしれないですけれども、理想と現実で書き出すと、「今こうだよね、こうしたいよね」っていう話が、例えば、チームのメンバーとも共有できると思いますし、上司と一緒に話をするということもできると思います。
要は、自分以外の誰かも巻き込みながら、このギャップの解消に動いていける。
特にチームでという場合は、「ミーティング時間が多くない？」という感じで言うよりも、企画にもっと時間を投じられるように、「ミーティング時間を効率化しよう。今こういう時間配分だから、こういう時間配分にみんなで変えていこうよ」
このように言えた方が周りも乗りやすいですよね。
ということで、今日の放送は何だったかというと、時間の課題は時間配分で考えよう。
シンプルですけど、こういうメッセージでした。
現状の時間配分と理想の時間配分をセットで考えることで、ギャップが明らかになって手が打ちやすいよ、こういう話でしたね。
かつ自分の役割だとか、成果に対しての最適さを見失わないで済む。
これが、忙しい中で仕事に勤しむ、もしくは生活を充実させたいと、いろんな創意工夫をする私達には最適な考え方かなって思いました。
今日の放送は、改めて自分自身にも言い聞かせております。
ご報告：書籍がAmazonで買えるようになりました！
そして今日は最後に、皆さんにまずご一報を入れたいと思います。
私が書かせていただいた本、【人生の武器を手に入れよう！ 働く私たちの育休戦略】、こちらが、Amazonのオンラインストアで購入できるようになりました。
Amazon検索に出てきたとき、ちょっと感動しました。
「育休戦略」検索で、なんと出てきます。
こちらがオンデマンドペーパーバック形式、1,452円、オンライン書籍ではなくて、手元に届く紙の本なのですけれども、オンデマンド印刷という手法を使ってお届けされますので、ハードカバーではなく、外国の本みたいな一体型の表紙の本がお手元に届くようになっております。
この書籍については、また改めて発信をさせていただければと思いますが、「すごい！Amazonに載ったよ！」ということで、みなさんに最初にご一報させていただきました。
お聴きいただきありがとうございます。
それでは、今日も一日良い日にしましょう。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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