#820 優先順位の誤解！仕事は”持ち点100”の配布で考える

おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
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4月も後半に入って、だいぶ気温が上がってきています。
それでもまだ4月。
今日は、4月のこのタイミングだからこそ考えたいことを放送にしたいなと思います。

4月だからこそ考えたい優先順位の誤解

4月といえば、新しい仕事、新しい役割、新しい仲間、そして4月を期初にして新しい計画がスタートするという方も多いんじゃないかなと思います。
今期の計画とか、今期の目標ってやつですね。
そんな4月だからこそ、このタイミングだからこそ考えたいこと、そして私がめっちゃ大事だと思っていることを放送したいのですが、それは何かというと、優先順位です。
今、たぶん多くの方が「そこかい！」って感じで思ったと思うんですね。
当たり前じゃんとか、分かっていますけど、優先順位が大事なんて、今さら放送で語られても困りますわと思うかもしれないですけれども、今日のテーマ、かつ私がめっちゃ大事だと思っていることは、優先順位の誤解なんですよ。
優先順位が大事だということは、ビジネスパーソンが100人いたら100人みんな、そりゃそうですよと言うと思うのですが、ここに結構誤解があるなと思うので、今日もどこまでいっても小田木所感ですけれども、ちょっと私が考える優先順位の誤解について、放送させていただきたいなと思います。

優先順位が仕事の処理順になっちゃっていませんか？

じゃあ、どんな誤解があるのよ？というところですが、優先順位が仕事の処理順になっちゃっている。この誤解はありませんか？
もしもあったら、直したほうがいいし、もしも周りで、例えば皆さんの後輩だとか若手で、誤解しちゃっている人がいたら、ぜひ優しく直してあげてほしいなと思っています。
優先順位が仕事の処理順だと誤解されている、これはすなわち、タスク一覧を書き出して、何からやるか、何から片付けるか、そういう順番になっちゃってることを、優先順位をつけて仕事を進めることだと思っちゃう。
これが、とってももったいない誤解だなと思っています。
違いますよね。
片付け順ではないですよね。

仕事は”持ち点100”の配布で考える

じゃあ、優先順位は何かというと、力のかけどころはどこか？
これを考えるのが優先順位であって、言い換えると、私たちの貴重な貴重なリソース配分戦略だと思っています。
何が違うのか、いまいち分かりにくいですかね？
例えば、今、自分が担っている仕事をざっと書き出したとするじゃないですか。
自分の担っている仕事、もしくは、チームでの役割という形で書き出しができますよね。完全にケースバイケースだと思いますけれども。
「そうだな、例えば書き出すとしたら」と言いながら、「既存顧客の対応と、新規の顧客開拓のための企画立案と実行と、業務オペレーションの改善と、そうそう、今期は新メンバーの育成も担わなきゃだったな。社内の横断プロジェクトも参加するんだったっけ」こんな感じでたぶん書き出しができますよね。
これに付随して、毎日「今日はあれをやんなきゃいけない」「今週はここまでやんなきゃいけない」という業務が個別に発生して、誤解はそれを処理順に直して、どんどん片づけていく。
じゃあ、誤解じゃないパターンは何かというと、まず日々の仕事に落とす前に、やっている仕事を書き出した段階で、自分の持ち点100をどう配布するかを考える。
これがリソース配分戦略という意味での本当の優先順位だなと思っています。

自分の持ち点100というのは、仕事に投入できる時間であって、天井のある有限の私たちのカ、リソースそのものなんですよね。
持ち点100をどう配布することで、成果を最大にするのか？
これを考えるのが本来の優先順位ですよね。
往々にして、持ち点100の配布って現状配布できている状態と、成果を最大にするという意味で本来あるべき理想の配布があると思うんです。
この両方を考えて、理想の配布に近づける。
これがまさに優先順位をつけることですよね。
例えば、持ち点100のうちで、既存顧客対応に現状は50をかけていて、新規の企画を立てて実行することに20ぐらいしかかけられていないな。これが現状だとしたら、じゃあ、成果を最大にするために理想の配布はどうなのか？
理想は、既存顧客が30で、新規の企画が40だわ。
じゃあ、理想のリソース配布戦略にもとづいて、どう変えるか？仲間とどう連携するのか？ということを考えて実行していくのが、まさに優先順位をつけて仕事を進める。
こういうことになるかなと思います。

日々の仕事、週次の計画に落ちてくると、往々にして、リソース配布戦略というのは、現状の配布と理想の配布にギャップが生じてきます。
ギャップは、普通に誰でも必ず生じるんですよね。
ただ、ギャップを放置したまま一年がたっちゃって、「あっちにもっと力をかければよかったけど、できなかったね。うん、でも忙しかったし、仕方がないよね」これはめちゃくちゃ残念じゃないですか。
なので、現状の配布と理想の配布を常に、もしくは、一定の頻度でとらえながら、仲間と協力し合ってギャップを埋めていく。
これが、本来の優先順位をつけて仕事をしていくということだなと思っています。

チームの成果に目線を置きながら共通認識を持って力をかけていく

さらに、持ち点100の配布戦略というのは、個人だけで考えて、「私的には…」とやっても、これも残念ですよね。
上司やチームと同じ認識にあるということが、非常に大事になってきますので、持ち点100の配布作戦を一人で考えないということも、大事なポイントになるかなと思います。

さらに、チームで考えるということは、個人の持ち点100、今度はチームの役割や業務を書き出して、チームが5人いたら、チームの持ち点500という考え方じゃないですか。3人いれば300。
個人の配布戦略を考える前に、まずチームで、チームの役割を業務を書き出して、チームとしての総持ち点が500なのか300なのか、これを何の業務にどれぐらい張っていくか、これをみんなでワイワイ考えることを本当におすすめしたいなと思います。
つい私たちは、社内の目標管理シートにしても、業務一覧だけでいろいろやり取りをしちゃうんですよね。
個別の業務やタスクだけでコミュニケーションをしちゃって、それであふれちゃったり、本来かけるべき事に力や時間がかけきれなくて残念、と思うことが多々あると思うんです。
リソースに対して業務に余裕があるチームって、今はほとんどないんじゃないかなと思います。
だいたい持ち点に対して1.2倍か1.5倍ぐらい、業務一覧で書き出すと、仕事があるというチームや個人のほうが、圧倒的に多いと思うんですよね。
だからこそ、本来の意味での優先順位がめっちゃ大事だと思います。
まずはチームで、チーム全体の持ち点を合計したものを何の業務にどれぐらい張るか、これをチームみんなでワイガヤするというのが、4月をスタートにした一年間を大きく左右すると思います。

例えば、チーム全員で500ある持ち点に対して、業務Aから業務Eまでがあるとするじゃないですか。
まず、チームとして、業務Aにはどれぐらいリソースを張るか？
150ぐらい張ったほうがいいよね。いやいや、ここはたぶん200ぐらい張ったほうがいいんじゃないか？
こういう議論がされて初めて、じゃあ、業務Aに200をチームとして張るとしたら、それを誰が担うのか？
個人の持ち点100のうち、誰の何点ぐらいをそこに配布するのか？
こういったことが話せると、チームの成果に目線を置きながら、チームみんなで力のかけどころを共通認識を持ってちゃんと力をかけていく。
ギャップが生じても、力を合わせて埋めていけるということができると思いますので、そんなふうにぜひやってみてほしいなと思います。

今日のテーマは、「優先順位の誤解」というタイトルをつけさせていただきましたけれども、優先順位を誤解して処理順で考えちゃうと、一生懸命に頑張って仕事をこなしたのに、期待された成果はさほど出てないとか、もしくは、独りよがりでこうじゃないかと考えてやっても、同じ結果ですよね。
だからこそ、そんな残念な結果を避けたいがこそ、持ち点の配布戦略で優先順位を考えて、さらに一人で考えない。チームとしての総持ち点をベースにして、そこから個人としての持ち点100の配布戦略が考えられると、いいんじゃないかなと思っています。

ということで、今日は「優先順位の誤解、仕事は持ち点100の配布で考えよう」という放送をさせていただきました。

最後までお聴きいただきありがとうございます。

今日も一日良い日にしましょう。

小田木朝子プロフィール

「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜
び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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