#52 オンラインミーティングファシリテーションスキル
今週も月曜日がきました。
みなさん突然ですけど、オンラインで会議ってしてますか？会議とかミーティングですよね。仕事だけじゃなくて、もしかしたらプライベートでも増えたという方もいると思います。ここ半年くらいで急激に増えた人がすごく多いんじゃないかなと思います。コロナきっかけで。
私はめちゃくちゃ増えましたね、やっぱり。元々会社の働き方って、全員がリモート併用で仕事をするというスタイルだったので、社内の会議は全て基本的にオンライン併用でする、そんなやり方だったのですけれども、このコロナを期に、社外のミーティングも全部オンラインになりまして、今セミナーだとかイベントもすべてオンラインじゃないですか。なので、毎日オンラインで人に会いますし、仕事の上で会うと、会うということ自体に、相手と自分たちの目的があって、それがミーティングになるって感じですかね。
もう1日5、6本とかざらになりましたし、社外の方とのミーティングだけで考えると、たぶん半年前と比べると、1か月あたり倍以上の数になったなって思っています。移動がないってこういうことなんだなというのを噛みしめております。
それをどう考えているかですけれども、すごくこの状態が心地が良いんですよね。オンラインの会議・ミーティング、私大好きですという表現が合っているのかどうか分からないのですけれども、オンラインでリアルと変わらない中身の充実した会議やミーティングができるのであれば、もう本当にオンラインでいいじゃん、そんな感覚を持っています。
なんで今日はオンライン会議ネタなのかってところですけれども、オンライン会議の進行だとか、オンラインでのファシリテーションというところをテーマにして、本日発売の『週刊ダイヤモンド』新しいマネジメントの教科書っていう特集内に、小さい記事を掲載させていただきました。そしてちょうど先週公開になった『リクナビNEXT』のかしこい仕事術というコーナーでも、「オンライン会議をスムーズに進めるコツ」という記事を掲載させていただきまして、これは両方とも『職場の科学』の著者の沢渡さんがご紹介くださったのですけれども、沢渡さんありがとうございます。
そんなわけで、オンライン会議ネタが、今ちょうど私の周りで活況なので、今日のVoicyのテーマにもしたいなと思っていました。
意見が出ない、発言しにくい…オンライン会議に悩む方へ
どこから考えるかですけれども、やっぱりオンライン会議っていうテーマで一番最初に出てくるのって、オンラインならではのやりにくさとか難しい点みたいな所から入ってくることが多いなと思います。皆さんありますかね、オンライン会議でこれがちょっと苦手なんだよねみたいな。結構参加者として難しいんだよねって言われるのが、とにかく発言のタイミングがわからないとか、温度感がわからない、これすごく出てきます。一方、主催者として進行する側として難しい点はというと、これもまた意見が出ないって。かつ、参加者の反応が見えにくくてすごくやりにくい。こういう話が出てくるんですよね。まとめると、やる側も参加する側も、反応が見えないとか反応がないとか、ここが結構難点になってるんじゃないかなと思います。
今回はこれを主催者の立場で考えていくんですけども、本当に私も想像してもここが辛いっていうところわかりますよね。意見が欲しい、アイディアが欲しい、だから意見ありますか、お願いしますって言って、シーンみたいな感じになっちゃう。これを何としても避けたい。じゃあどうしたらいいのかっていうところを一緒に考えたいと思います。
考え方のアプローチとしては、この意見が出ない要因から考えるといいかなと思います。皆さんがもし会議の場で意見を求められて、意見をしない時ってなんでですか？っていう。ここいくつか理由があって、たぶん理由別に対処の仕方の工夫が変わるのかなと思っています。4つぐらいに要因を別けたらいいかなと思っています。どんどんいきますね。
オンライン会議がうまくいかない要因は？
まず1つ目、そもそも意見がないとか、なんで自分が参加してるのかわからない場合に意見が出せない、これの対象法。ここはもう会議当日よりも事前準備の工夫で何とかできそうですよね。例えば、会議の目的とアジェンダを参加者に提示しておくですとか、あと求めたい意見についてもここで共有しておく。「〇〇さん、当日意見お願いします」よりも、「〇〇さん、開発の立場から現場であがっているいろんな問題点を挙げて欲しいので、それを言っていただく準備をお願いします。」こんな感じですかね。そうすると、自分が会議で期待されていることや役割も分かって、きちんとそれに見合った準備をみんながしやすくなって意見が出る、こんな流れになります。
次はですね、何を言ったらいいのか分からない、え、そんな聞かれてもみたいなリアクションの場合ですかね。これはもしかしたら聞き方の工夫ができるかもしれないな。皆さん最も意見を言いにくい、発言しにくい聞き方って、「何か意見お願いします。」とか、「何か質問ありますか？」こういう聞き方だと思いませんか？私もそれだとちょっと答えにくいなと思うんで、逆に聞き方を工夫するっていうポイントですかね。例えば、質問や疑問を確認したい場合は、「次に進む前に確認しておきたいことはありませんか？」とか、「私の説明で不足している点があれば教えてください。」こんな感じですかね。そしてつい「意見があればお願いします。」って言っちゃうこのフレーズ、これは例えば、「それぞれ担当の立場で個人的に感じていることを自由に話してください。」とか、究極は、「今、頭の中でどんなことを考えてます？それちょっと教えてください。」こんな聞き方もありではないかと思います。
あとは意見を言いにくい雰囲気。これはやっぱりもう進行者の場作りの工夫ですよね。笑顔とかうなずき、これオンラインだと伝わりにくいので、私はもう髪が揺れるぐらいうなずくってしてるんですけれども。こういう場作りの工夫。
あと、いつ言っていいのかわからない。こういう点に関しては、「チャットを使って思いついた時に書いてください。」って最初に言っておいたり、あと「このタイミングで発言をする時間を設けますので、ここで言ってください。」最初の段階で、どうやって意見を伝えられるかということを共有しておくといいかもしれないですね。
進行を工夫して、会議をする側も参加する側も実りのある時間を！
私、本当にオンライン会議について話しだすとつい熱くなっちゃうんで、この辺にしとこうかなと思うんですけども、こうやって考えてみると、たぶんオンラインだけの話じゃなくて、リアルも結構同じポイントってあるのかなって思いますって。会議やミーティングって結構仕事の上でも欠かせないプロセスじゃないですか。会議やミーティングがスムーズだと決めるべきことがスムーズに決まり、一緒に考えたり、相手の状況がわかったりもできるし、そこからお互いの見えていることが共有できたり、やろうとかやりたいっていう気持ちが上がったりすると本当に気持ちがいいですよね。そしてオンライン会議がやっぱりスムーズにできるとリモートで仕事をするっていうことがネックや制約ではなくなるっていう。なので、私自身もまだまだ工夫して会議をする側も参加する側も実りのある時間を作っていきたいななんて思う今日この頃です。
もしオンライン会議・ミーティングの進行で、お悩みやここをちょっと考えたいっていう所があればコメントください。
ということで以上になります。お聴きいただきありがとうございます。
月曜日なんで、月曜日といったら会議ネタみたいな感じで選んでみました。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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