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部内のタスク管理をGTD（Getting Things Done）で改善している話

oboyu

一年前、「こうすれば楽になるんじゃないんですかね」と、タスク管理について会社のひとに提案する機会がありました。

その提案は一定の効果を上げ、半年後、その方法を他の部内メンバーにも展開することになりました。

現在、部内ではタスク管理ツールのリプレイスが進んでいます。組織全体で効率的にタスクを管理する仕組みを構築中となります。

タスク管理といえば、GTD（Getting Things Done）という優れた手法があります。私の提案した内容も、この手法をベースにしています。

そのため、タスク管理について、「私がわざわざ記事にする必要があるのだろうか？」と思うところもありました。

しかし、これまで誰かが書いた記事に助けられてきた経験から、私の記事も誰かの一助になればと考え、ここにまとめておきます。

前置きが長くなりましたが、私が会社で提案したタスク管理のポイントは次の3点です。


具体的な取り組みについて、順に説明していきます。まず、タスクについては、次のように定義します。

タスクとは
特定の目的を達成するために必要な作業を指します。「誰が」「何を」「いつまでに」行うかが明確であり、完了すると具体的な成果が得られます。

1. 管理する時間を確保する

まず、「タスク管理」のための時間を確保しました。

具体的には、始業時と終業時に「タスク管理」を行う時間をGoogleカレンダーに登録してもらいました。

Googleカレンダーに「タスク管理」を登録したイメージ

始業時には「今日やること」を確認し、終業時には「今日の進捗」と「明日やるべきこと」を見直す時間として活用します。

GTD（Getting Things Done）の5つのステップである「把握する、見極める、整理する、更新する、選択する」を実行するための時間です。

多忙な業務の中で、タスク管理が後回しになりがちなひとも多いため、GTDを実行するための時間を、定期的かつ明示的に確保することを、まずはお願いしました。

2. 管理する作業を減らす

次に、「タスク管理」の作業を減らすことを考えました。

作業が多いと、「めんどくさい」「わからない」「やりたくない」など、ネガティブな感情が立ち上がります。私がそうです。続かない原因ともなります。

そこで、判断が必要な場面を減らし、シンプルな手法でタスク管理が行えるようにしました。記憶に頼らず外部ツールを活用することも推進しました。

GTD（Getting Things Done）の5つのステップに沿って、説明します。

①把握する

タスクが発生する源の一つ、業務依頼について確認すると、複数の経路から行われていることがわかりました。対応漏れを防ぐために、まずは業務依頼で使われているツールをリスト化しました。

加えて、ミーティングで依頼された内容や、作業中に発生したタスクについても、確認できるようリストに追加しました。

このリストを確認することで、始業時に前日に受けた依頼を確実に把握し、対応することができるようになりました。以下は「始業時に確認するツール」の例です。

タスク管理のために、始業時に確認するツール
・Gmail（メーラー）
・Slack（コミュニケーションツール）
・Redmine（タスク管理ツール）
・Googleカレンダー：ミーティングで依頼された内容
・作業用メモ：作業中に発生したタスク

私自身も、始業時にメールの確認が度々漏れていたことを思い出し、対応を見直しました。

②見極める

把握した依頼を見極め、具体的な作業「タスク」に落とし込みます。

依頼内容を実現するために「必要なタスク」を洗い出し、「誰が」「何を」「いつまでに」行うべきかを明確にします。

効率化のために「依頼の種類」と「必要なタスク」をリスト化し、機械的に「タスク」に落とし込めるようにしました。

③整理する

新たに発生した、具体的な作業「タスク」を整理します。

タスクの整理も、物理的な「整理整頓」と同じです。散らかさないために、機械的に分類し、収納することができる「棚」をあらかじめ用意しておきます。

「棚」は新規に考える必要はありません。目標設定やスケジュール管理で既に使用している分類やツールを活用します。

例として、目標軸や時間軸で分類した場合を以下に示します。

目標軸で整理する
・分類：MBOで設定した目標 > プロジェクト > タスクのツリー構造
・ツール：Confluence（情報共有ツール）

時間軸で整理する
・分類：今日やること、今週中にやること、そのうちやれば良いこと
・ツール：GoogleカレンダーやConfluence（情報共有ツール）

Googleカレンダーに「タスク」を登録したイメージ

④更新する

タスクに変更が生じた際に、対象のツールを更新します。

⑤選択する

始業時に「今日やること」、終業時に「明日やるべきこと」を選択し、実行します。

以上が、試行錯誤しながら、GTD（Getting Things Done）の5つのステップに沿って、やったことです。

「管理するタスクが増え、いつまでに何をする必要があるかわからなくなる」という当初の課題は解消され、さらに嬉しい効果もありました。いくつかのコメントを以下に記載します。

  • 毎朝、その日のタスクを確認してから業務に取り組むことで、ダラダラ作業することがなくなり、残業が減った

  • カレンダーに予定を入れることで、作業時間を具体的に確保できる安心感が生まれ、業務の進め方に対する不安がなくなった

  • 一度決めたやり方でも、さらに効率化できるようブラッシュアップを考えるようになった

通販番組のような、出来過ぎのコメントですね。

今回の取り組みが一定の効果を上げたのは、私の提案を素直に受け入れ、試していただいた部内メンバーのおかげです。この場を借りて、改めてお礼を申し上げます。

3. 管理しやすい環境を作る

こちらは、タスク管理ツールのリプレイスとして、現在進行中です。一段落したら、また記事にまとめたいと思います。


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