日々の業務の悩み・課題をどうしたら解決していけるかを考えてみる。

日々の業務に追われている中、
「ここをこうすればもう少し楽になるのになぁ・・・！」
みたいに思うことってありませんか？でも、そう思っても全く手を付けられないのが現状。そういう時は、一度紙などに今の悩み・考えを書き出してみる時間を10分だけ作ってみませんか？

紙とペンを用意して書き出してみる。

紙とペンではなく、PCのメモソフトなどでもOKです。ただ、紙に書く方が頭が整理されるのでおススメです。

それでは早速、紙に下記の質問を書いてみてください。

１）今の業務の中で、楽にしたいなぁ、どうにかしたいなぁ、と思うことはどんなことですか？

２）なぜ楽にしたい、どうにかしたいと思いますか？大変だなと感じているのはどんな部分ですか？

３）どうしたらその悩み・課題を解消できると思いますか？

この３つの質問に対しての答えを書き出してみましょう。
３）は少し難しく感じるかもしれません。答えを書きだすコツとしては、できる・できないに縛られずに、いろんなアイデアを出してみること。ちょっと難しそうだな、と思うことでも頭に浮かんだら書きだすことが大切。解消方法のアイデアはたくさんあったほうが、楽しく考える事ができると思います・・・！

試しに2つの例を書いてみました。ぜひ参考にしてみてください。

■出荷業務に携わっている人の場合。

１）今の業務の中で楽にしたいなぁ、どうにかしたいなぁと思うことはどんなことですか？

システム内の情報から、Excelの納品書ファイルに必要な情報だけをコピーアンドペーストしていること。1日に50件くらいの量なので、この単純作業が苦痛になってしまっている。

２）なぜ楽にしたい、どうにかしたいと思いますか？大変だなと感じているのはどんな部分ですか？

同じ作業の繰り返しだから。この作業よりも、別の作業に時間を使いたい。例えば、出荷内容のダブルチェックや、品質チェックなど。

３）どうしたらその悩み・課題を解消できると思いますか？

・システムからExcelの納品書ファイルへ手動ではなく、システムから必要情報だけが自動で出せると良い。
・コピーアンドペーストの作業を外注する。
・コピーアンドペースト作業を、社内の他の人に分担をお願いしてみる。

■総務部に所属し、社内手続きについて悩みを感じている人の場合。

１）今の業務の中で楽にしたいなぁ、どうにかしたいなぁと思うことはどんなことですか？

社内の各種申請手続きについて、日々質問を受けることが多い。例えば○○手当の申請を用紙ってどこにあるんだっけ？、前に申請したんだけどどこで止まっている？など。問い合わせ対応で他の業務が止まってしまうのが悩み。

２）なぜ楽にしたい、どうにかしたいと思いますか？大変だなと感じているのはどんな部分ですか？

進めたい他の業務があるが、都度いろんな人から手続きの質問を受けると業務がなかなか捗らない。いろいろ聞いてくれるのはありがたいけど、どうにかできないかな・・・

３）どうしたらその悩み・課題を解消できると思いますか？

・紙の申請書から、WEB上で申請できるものを導入する。
・よく質問を受ける内容を、みんなが見えるところに書いておく。
・問い合わせ可能な曜日を決めて、その日に質問をしてもらう。

書き出してみて感じたことはどんなことですか？

３つの質問に答えてみると、頭の中が少し整理されたんじゃないかと思います。まずは、これが課題を解決するための第一歩。少しずつ「今」をどうしていきたいか、「今」何ができるかが見えてくると思います。焦らずにひも解いてみましょう。

次のステップでは、３）で出したアイデアから、実現できそうかどうかを具体的に考えていこうと思います。お楽しみに・・・！

追記：次のステップの記事を公開しました！