【必見】グループウェアの更新に向けて必要な事

弊社では創業から約20年、Notes(ノーツ)を利用しています。
グループウェアの元祖と言われたNotesですが、
独自システムであるがゆえの課題や他社の動向を踏まえ移行の検討を始めました。

この記事はNotesの移行を考えておられる方以外でも
グループウェア更新時の考え方をお伝えしたいと思いますので
興味を持って頂いた方は是非最後までご覧下さい。

１．Notesとは

当初はロータス社の製品でしたが、1995年にIBMに買収、2019年7月1日にはHCL Technologiesに売却・完全移行。
クライアントサーバー型のグループウェアでカスタマイズ性が非常に高いのが特徴。

２．Notesの課題

弊社では以下の課題があった。

・ Notes技術者の不足
　　Notesのアプリ開発にはNotes専門の知識や技術が必要の為、俗人化している。
　　世界的にもNotes技術者が減っており、人材確保が難しく将来性が無い。

・身売りによる製品サポート打ち切りの不安。

・オンプレサーバの為、メールBOXの容量に制限がある。

・ 必要な情報を横断的に検索できない。
　　アプリごとに検索を行い、必要な情報を探さければいけない。

３．他社の動向

「働き方改革」の促進でリモートワークを考えた際に、場所や時間を問わず利用できるSaaS型が主流。
　やはりシェア1位はMicrosoft365だ。

　ノークリサーチ、2019年中堅・中小企業のコラボレーション（グループウェア+ビジネスチャット）市場動向調査結果を発表

https://release.nikkei.co.jp/attach_file/0522084_01.pdf

４．グループウェア更新の考え方

大手SIerにMicrosoft365への移行費を見積もった所、1億近くと驚愕だった。
高額になった理由は、ロードバランサーの導入(負荷分散)・既存データの移行・ワークフローシステムの開発(カスタマイズがありSharePointでは対応出来なかった)だった。
上記とリスク管理(通信帯域・セキュリティ)は移行前に方針を固め、削れる所は削るべきだ。

コストの他に移行のネックになったのは
今までNotesしか使っていない為、使い勝手は当たり前になっており、困っていると声を上げる社員は居なかった。
またグループウェア更新による費用対効果は出しづらく、課題解決型でプロジェクトを進めるしかなかった。

結果、弊社はコストが掛かっていないNotesを最大限に有効活用していこうという方針に。

グループウェア更新は、会社として「なりたい姿」を決め
是非トップダウンで推進していって欲しい所だ。

５．最後に

まずは今ある資産で「なりたい姿」に近づけないか確認してみると良い。
実際にNotesのVer10からモバイル端末やブラウザが標準対応になる事が分かった。

NotesのVerUPでモバイル端末やブラウザが標準対応へ！やるじゃないかHCL社(笑)更新か移行かしっかり判断しよう(・∀・)https://t.co/obcslunhpk

— 大企業の情シス　すーさん (@oa_su3) March 17, 2020

検討段階で必ず使い手の生の声を聴く場を設け、メリット・デメリットを確認して下さい。
出来れば同業者で同規模の企業が望ましい。イメージが掴めますし上層部へのネタにもなります。

お使いのNotesのバージョンがサポート切れになるタイミングや
付随するファイルサーバのリプレイスのタイミングでグループウェアの更新を検討してみてはいかがでしょうか。