帳票多すぎ問題を楽にしてくれるPrintCreatorとかいう神様

帳票とは…

企業や個人事業主が経営活動を行うにあたり、作成された書類の総称のことである

帳票とは何か？役割や種類から関係する法律まで解説

仕訳帳や総勘定元帳などの会計帳簿、請求書や納品書、領収書などの帳簿だけでなく、日報や出張報告書、出勤簿や製造報告書など、一つ一つ数え上げればキリがありません。

電子帳簿保存法の改正で帳簿の電子化は進んだとは言え紙に出力し保存する帳票がなくなるわけではなく、データの帳票化に手間がかかっている会社もまだまだ多いのではないかと思います。

当社の現状

当社とて例外はありません。
納品書、請求書ひとつにしても、通常の売上以外で発生するものなどがあり、これまではそれぞれExcelでデータ作成しExcel帳票に転記していました。
属人化を防ぐために、帳票を発行するための業務そのものはkintone化できました。ですが、そこから帳票を発行するためにkintoneデータをExcelに取り込み転記するという作業が必要でした。

つまり帳票多すぎ問題とは実は、
帳票の多さそのものよりも、帳票を出力するためにわざわざ別のツールを立ち上げるところにあるのだと思います。

ワークフローの流れの中でそのまま帳票が出力できればそれほど苦ではないのではないかと思うのです。
だっていくら電子化しても帳票自体はなくならないのですから。

この問題を一気に解決してくれる連携サービス

実はkintone導入段階から、kintoneから直接帳票を出力したいと思っていました。

kintone導入から2年と少し、とうとうこのサービスがやってきたのです。
トヨクモ株式会社さんのPrintCreatorです。

待ち望んだサービスをとうとう使う時が来たのです。

でも設定難しいんでしょう？

まずはなにも見ずに設定していこうと思います。

右上にプラスマークがあるのでマウスをホバーしてみると「アプリの登録」
これで誰にでもわかりますね、超親切設計！

するとアプリ設定登録画面になりました。
アプリのURLと、アプリ名、APIトークンを入力し、登録。

ん－、シンプルで簡単です。次に帳票の設定を行います。

帳票名や、あらかじめ作っておいたPDFの帳票をセットし、登録するとフィールドの設定画面になりました。

そうしてフィールドを一つ一つ、位置やフォントなどを調整して設定していきます。
都度プレビューで確認できるので非常に設定しやすいですね！
そして完成。

完成すればJavaScriptをダウンロードし、アプリの設定からファイルをアップロードして、完了です。

詳細画面に出力画面が表示されているので、クリックすると・・・

出ました！！！
行き当たりばったりでも設定できてしまうなんて！

これは業務の効率化だけでなく、無駄なストレスを感じなくて済みそうです。

まとめ

販売管理ソフトや会計ソフトなど普段使うものにも当たり前に帳票出力機能があり、自分好みに帳票をデザインできるソフトもあります。
kintoneにもその機能が備われば一気に生産性が上がるのに、といつも思っていたものがとうとう実現しようとしています。

当社では軽く見積もってkintone化して帳票出力できそうなものが15種類ほど見つかりました。細かく考えていくともっとありそうです。
さっそくどんどん設定して便利に使っていこうと思ったのですが、

せっかくなのでこの際すべて作り直してカッコイイ帳票を作ってやろうという無駄なことを始めてしまいました・・・