議事録を制するものは会議を制す

2022年11月7日 19:40

ナンバーナインの平野です。
前回の「テキストコミュニケーション」を題材にした記事に引き続き、今回もテキストに関する記事を書きたいと思います。

テキストを残す重要なシーンの一つとして会議があります。会議とはある目的について議論して次の行動を決めることであり、決定事項とそのプロセスを書き残す「議事録」はなくてはならないものです。
今回は会議の場で必ずセットとなる「議事録」について書いてみたいと思います。

議事録の重要性

前述の通り会議は次の行動を決めるものですが、せっかく決めたことも参加者の認識がずれてしまっていては意味がありません。
仕事においてコミュニケーションエラーは特に防ぐべき問題で、言った言わない論争が起きるのは不毛です。正しい議事録はそういったものを防いでくれます。
また、会議の決定事項が実行されてない場合に使う武器にもなります。会議の決定事項を書いた議事録を突きつければ、その指摘が部下からだったとしても上司は動きます。そして議事録を残すことで参加者以外も会議の内容を知ることができます。決定事項を周知することで、会議参加者以外の先回りの行動を促すこともあるでしょう。

議事録担当者のメリット

議事録は雑務だからやりたくない、というイメージがある人もいるかと思います。が、だからこそ率先して議事録の担当者に名乗り出ることでチームにも貢献することができます。議事録の有用性をチームのメンバーが理解しているほど、上手な議事録を作成できる人は重宝されます。
また、新人の場合は議事録をとることで会議の重要なポイントを理解しやすくなります。議事録のまとめを先輩や上司に共有して、認識齟齬がないかをフィードバックしてもらいましょう。

議事録のフォーマット

シンプルな構造でいいと思います。

①日付・会議名・参加者
議事録の冒頭に記載します。

②目的
なぜその会議が行われるのか・会議によって決めたい事柄などを記載します。

③背景
なぜその議題が上がるのかの背景や、関連資料などを記載・添付します。
目的と背景の事前周知を丁寧にしているかどうかで参加者の解像度が変わってきます。

④決定事項
最重要項目です。会議のゴールはここに議題で出た決定事項を記載することと言ってもいいでしょう。気をつけるべきことは担当と期限を明確にすることで、会議中にそれらが不明瞭であった場合は確認をしましょう。
日本語は主語を省略しても成立する言語なため、「誰が」を明確にしないとボールが浮いてしまうというのはありがちです。また、期限がないと実行に移せません。会議の終わりごろに決定事項をまとめる時間をとって全員で認識を統一するのもいいと思います。
会議の参加者でなくとも理解しやすく書くことを意識すれば、自ずと5W1Hの情報がしっかり記載された内容になるはずです。

⑤議題
メインの議題と決定事項までのプロセスを書きます。会議中は主にここにメモを書いていきます。決定事項など大事な部分は太文字やマーカーを引いたりして、後で振り返るときに④決定事項にまとめやすくしておくとよいです。

上記は最低限の項目なので、会議によって必要な項目をカスタマイズするといいと思いますが、不要な項目は会議のノイズとなることもあるため注意しましょう。
私は普段はGoogleドキュメントやMicrosoft Wordを使うことが多く、機能は見出し、箇条書き、ハイライト、太字を使っています。

議事録担当者がやること

議事録は会議中の決定事項を書くのはもちろん、会議前後でも重要な役割を持ちます。会議をより充実させるためには担当者は事前準備やその後の共有をしましょう。これを徹底するとできるやつ認定されます。

①会議前
議事録を用意して参加者に共有をしましょう。会議の前に全員が議題を把握していることがベストです。新人でまだ議題がわからないのであれば早めに展開をして、上司や先輩に議題を出しておいてもらうのがよいです。

②会議後
会議が終わり議事録をまとめたら共有をしましょう。その際、決定事項もあわせて共有すると、議事録を見に行かなくても把握しやすいです。参加者も会議したらハイ終わりではなく間違った内容になってないかを見返します。スピードは早ければ早いほどよいので、全員が覚えているうちに共有をしましょう。

議事録のコツ

慣れない内は話のスピードについていけず、議事録を取ることに苦手意識を持ってしまうケースもあるかと思います。まずは全てを完璧に書き切ろうと思わず、決定事項に関する5W1Hだけは落とさないように書くことを意識しましょう。
Googleドキュメントなど共同編集ができる場合は書き漏らした箇所をその場で追記してもらえるように協力を仰ぐのもいい手だと思います。

また、シンプルにタイピングを向上させることも重要です。寿司打のようなタイピングを遊びながら練習できるサービスを使うのもいいですが、私はオーディブルという本を朗読してくれるサービスを使って、聴きながら議事録形式でメモをとるという練習をしていました。
タイピングが早くなればPCを使う全ての仕事が早くなりますから、練習するに越したことはないでしょう。

最後に

私は聞くより読んで理解する方が優位らしく、新社会人の頃は会議で何を話しているかよく分かりませんでした。かろうじて受信はできるけど、脳内での処理に時間がかかっていて、そのうちに別の話が展開されるという地獄です。そんな中で議事録を頑張って取って、聞いたものを書いて落とし込んで自分に読ませることで、理解をしていきました。また、そうしていくことで普段でも聞いて物事を理解する力が上がったようにも思います。

会議は多くの人の時間を使うものです。その内容をまとめて次の行動を支え導く議事録をとることは、非常に重要な仕事だと言えるでしょう。