俺的会議の仕切り術

こんばんは。一日に6つくらい会議に招集されるマンです。
会議には色がありまして、ワールドカップ見ました？って雑談のジャブを打つべき会議もあれば、全員忙しくて「見る時間なんかない」と一蹴される会議もあります。
どんな会議でも効率よく超絶コスパでやり切るためのポイントがあります。それは「目的を達成する」ことを意識すればもう半分ゴールしたようなものです。詳しく書いてみましょう。

進捗確認の打ち合わせの場合

このゴールはオンスケなのか課題があるのか、今向かってる方向は正しいのかなどを確認すれば良いので比較的イージーです。
ただし、難しい課題が出てくると打ち合わせの時間を浪費してしまうのがあるあるです。何が問題点でどう対応すべきか、問題の急所を早めに見つけるように心がけましょう。時間があれば当人に解決の答えを出してもらうようにすべきで、そうでないならとっとと正解を出して次に行きましょう。

上司や顧客に承認を得るための会議の場合

自分より目上の人がいる場合、しっかり仕切らないと話がズレがちです。
「この部分について承認を得たいのですが」
「最近この辺りの変更をしなかったっけ？」
「少し前に障害が発生して、パッチを適用した件だと思います」
「そうそう、そういえばあれから再発してないんだよね？」
「実は新しい問題が出ていて別途相談しようと思ってました」
「ふむふむ、サポートとやり取りしてたのは横目で見たけど」
などなど、上司の興味の方向に話がズレていくことはよくあります。時間が余っていればよいのですが、足りなくなると承認をもらえないことになりかねません。

この対策は二つ。
会議冒頭で「今日ご承認いただきたいのは以下の三点です」などと宣言して資料があれば文字で一度見てもらうことと、タイムマネジメントである。
特に話が脱線した場合は強引にでも話題を戻すために、時間で区切る動きが必要になる。会議開催の目的を達成するのは最優先で行う必要がある。しかも冒頭でそれを説明しているのであれば、相手が格上の相手だとしても割り込んでしっかりとファシリテートすべきだ。

経験が浅いうちは相手の勢いに飲まれてしまい、必要な話ができないことがよく起きる。自分が話すべきことを忘れてしまう人も少なくない。
慣れが必要なものではあるが、目的を見失わないように意識すれば大失敗は回避できるはずである。

他者仕切りの会議に招集された場合

この場合は、自分で仕切る必要はない。その代わり、自分で発言する部分などの用意だけは可能な限りしておく。
発言シーンが少なく聞いているのがしんどい会議もある。一日に4つ以上会議に呼ばれた場合、集中力が途切れるのはこのタイプの会議だ。（個人の感想）
しかし、話を聞いてなくても話を急に振られることがある。
「佐々木さん、今の話はどう思いますか？」
瞬発力で答えられれば答えてもいいのだが、仮に全く話を聞いてなかった場合はちゃんと自白して質問内容を確認すべきだ。適当にいい加減にその場をやり過ごすことだけは絶対にやめるべきだ。

どの会議でもそうだが、会議中にすべきことは会議中に終わらせるべきだ。たとえば説明の意味がわからなかった場合は「話が難しくて理解できませんでしたが、こういうことですか？」などと、かっこつけずに確認をするべきである。場合によっては「完全には理解できなかったので、必要に応じて改めて確認させてください」と、ちゃんと自分の理解度を表明する。
同じく宿題事項も必ず確認すべきだ。
「最後に改めて先ほどの課題対応の方針と期限についてですが～」などと、きちんと大事なことは認識を揃える意味でも念押しするといい。

会議が終わってから後で個別確認、というのは絶対にやめるべきだ。自分自身の認識がふわっとしているということは、他者にとってもそうであることが少なくない。関係者が揃っている場で確認しておくべきだ。

誰が仕切るのかよくわからない会議に呼ばれた場合

稀にあるのがこのパターン。招集者がとりあえず場の調整だけはしてくれたものの、イマイチ誰がファシリテートを拾うのかわからない場面。
もしくは、仕切るべき人間が経験不足や準備不足で会議が進まない場面。

そのまま任せるのでもいいと思うが、自らファシリテートを拾っても大丈夫だ。こういう臭い会議は招集時点で目的が見えない。
しかし前述したように、私は私なりに自分が参加して話す部分の準備はできているわけだ。それができればアドリブでも自分の目的を達成して相手の目的を引き出しながらファシリテートをすることくらい容易だ。

顧客との会議でこういうアクションをして見事に仕切ったのだが、後からチャットで連絡があり、若手に進行を覚えてもらうために敢えて任せていたのだと知った。
そう考えると、私は仕切りすぎかもしれない。と反省した。

根回しが必要なタイプの会議の場合

ロジカルに説明すればだいたい話が通る現代社会でも、ダメな会社はそれが通じない。
一度は難癖つけて却下するものだと思ってる人間がいたりするし、判断力に欠ける人間が承認者であることもある。
ひどい場合は、言われた通りに修正して持ってきたのに気分で再度却下するようなこともある。言われることがコロコロ変わるとたまったものじゃない。
昔ズルい本に散々書いたのでここではさらっと紹介するが、細かく意思疎通回数を増やすことは有効な手段の一つである。
「この方針で進めますね」
「この案で検討を作りますね」
などと、ステップごとにレビューしてもらって一緒に作った提案なら通る可能性が高まる。気持ちよく当事者として参加してもらうのだ。
方法はなんでもいいので、相手の機嫌を取ればいい。ロジカルでない人間にロジカルをぶつけてはならない。

会議に雑談やアイスブレイクは必要か

はっきり言って忙しい会議で雑談は無用である。特に意思決定者が多数いるような会議は時間の貴重さが別格なので、段取り良く済ませることが最高のマナーである。

しかし、中には親睦を深めることが目的の場も往々にしてある。
そういう場合はきちんと雑談をするべきだ。普段口数が少ない人にもきちんと話を振るように心がけるといい。
エンジニアの場合は好きな漫画やアニメやゲームの話をしておけば大概どうにかなる。非IT業だとやめておいた方がいい。10代でそういうコンテンツを卒業してる人が多いので、絶対に無難な天気の話をすべきだ。「最近本当に寒いですね。お体は大丈夫ですか」と、営業マンが毎日のネタに使う天気の話題。誰でもできるし天気は毎日変わる。鉄板である。

ここまで書いて気づいたけど、会議の話は何度か本にも書いたけど特に話題になったこともないのでたぶんこの記事は需要がない。