会議はマインドセットとネクストアクション
先のコロナ騒動をきっかけに、様々な形でのリモート会議の仕組みが導入されました。
会議と会議の間の移動が不要となり負担が減るな、と思いきや、浮いた時間にますます会議が詰め込まれる結果となり、なぜか負担はそれほど変わっていない、あるいはむしろ増えている…という方も多いのではないでしょうか。
この会議をいかに有益なものとするか、ここ数年でその重要性が増しているように感じます。
今回は会議で私が大切にしている「マインドセット」と「ネクストアクション」についてお話していこうと思います。
何をするための会議か？
私がある会議の進行役を務めるケースでは、必ず会議冒頭に「この会議は○○を背景に設定されたもので、□□ということを議論・確認するために皆様にお集まりいただいております」という趣旨のことを述べるようにしていました。
こうすることで、会議の出席者の脳内を「あ、この会議はそういう趣旨で開催されているのだな」という風に意識づけし、会議の目的に沿って進行しやすくすることができます。
これが「マインドセット」です。
冒頭でこれをやっておかないと、議論があらぬ方向に進んでしまうことがよくあり、せっかくの貴重な時間を割いてお集まりいただいた皆様の時間が無駄になってしまいます。
自分の話したいことを話したい気持ちはよくわかるのですが、まずは「何をするための会議か？」ということを各人がよくよく自覚し、会議を有意義なものにするということを意識するようにしています。
会議後はどう行動するか？
上記マインドセットに基づき、会議を行えたとします。
その終了時に心がけているのが、その会議で何が共有され、何が決まり、次にだれが何をいつまでに行うのか、の振り返りです。
会議はただ集まって話をするだけの場ではありません。
会議の目的に沿って、各人の有する情報の共有、疑問点の解消、識別された課題に対する対処方法とその実行方針を決めるための場です。
この会議で決まったことを、どう実行するか？
これを明確にするのが「ネクストアクション」です。
会議はやって有益な議論ができたけど、それで満足して誰も何も次の行動に移さない…となったら、果たしてその会議は開催した意味があると言えるでしょうか。
各人が行動に起こさなかったら何も変わることはなく、会議自体もあってもなくてもどっちでもよかったということになってしまいます。むしろ開催しなかったほうが、時間を浪費しなくて済んだということにまでなります。
会議を行うに当たっては、この「ネクストアクション」を念頭に置きながら議論を行うと、よりその会議が有益なものとなるでしょう。
議事録は「マインドセット」と「ネクストアクション」を明確に
会議で議事録をとることがよくあると思います。
議事録というと、私も昔は「各人が発言したことを一字一句文字に起こせばいいのだ」と思い込んでいました。
国会答弁のように、各人の発言を記録に残すことが重要な会議であればそれでもいいのですが、ビジネスの場ではそのようなケースは稀のように思います。
ビジネスの場における議事録で重要な要素は
その会議で決まった方向性
当該方向性に基づくネクストアクション（誰が、何を、いつまでに）
を残すことです。細かい発言の言い回しやテニオハへのこだわりは、その議事録の価値に何の影響も与えません。
また、議事録はできるだけ早く関係者に共有すべきです。
これまで述べてきたように、会議を受けたネクストアクション、行動に移す必要がありますから、ネクストアクションが記載された議事録の共有が遅れると、その分だけ行動に移すまでの時間にロスが生じます。
清書できてなくても構いません。何ならネクストアクションの部分だけでも結構です。できれば会議直後、遅くとも翌日までには関係者に展開すべきでしょう（社外に議事録を共有する場合は、この限りではありません）。
「議事録は後できれいにまとめてから展開すればいいや」と考えている人は、その分だけ関係者の貴重な時間を奪っている、ということを自覚すべきです。
ここをできるかどうかが、議事録の質に大きく影響します。
リモートワークが多いと直接のコミュニケーションをとる機会が極端に少なく、会議での認識合わせや各人のタスク割り振りの重要性がより際立ってきます。
その会議をより効果的なものにするためにも、この「マインドセット」と「ネクストアクション」の考え方を、今一度確認してみるのはいかがでしょうか。
～編集後記～
・昨日はその前の日の飲み会が深夜に及んだこともあり、ちょいちょい仮眠
・ペン字
・名刺に必要な要素が一通りそろったので、レイアウトを妻に相談
・散々撫でられて満足げな猫
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