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社内のIT資産台帳管理について考えてみる（現在までの経歴編）

いとぅ

ここ最近、問い合わせでも目立って何か面白いものが無かったのでアウトプットの練習のために差し支えないレベルでの社内環境についてまとめてみようと考え、第一弾として社内のIT資産管理（主に台帳管理）について各種導入経緯なども含めてまとめていこうと思います。

ちなみに弊社ではIT資産管理ツール以下のような利用経歴となっています。

  1. Excel

  2. アセットメントNeo

  3. SKYSEA 

  4. kintone 

今回は上記4つのシステムで管理した経緯を簡単にまとめていきます。

資産台帳管理の経歴を振り返ってみる

資産管理台帳の経歴を振り返ってみるとその時々で管理したい内容が少しずつ変わっているのも読み取れてきました。
その辺も踏まえた上で4つのシステム導入経緯を振り返ってみます。

1期：Excel

お恥ずかしながら10年少し前は、情シスもきちんとした体制が整っておらず、IT資産どころか端末の台数すら全く把握できていない状況でした。
当然経営と会話する際に『で、現状はどうなってるの？』が全く答えられない中、痺れを切らした経営層より情報端末の資産管理台帳作成の指示が出されます。
この時初めて棚卸しを実施、すべての端末に資産管理NOを付番し、コンピューター名も全て資産管理NOに変更を行いExcelでの管理を開始します。

この時、台帳管理していた情報としては

  • 資産管理No

  • 利用者＆利用部署

  • メーカー＆型番（保守で利用）

このくらいのシンプルな台帳で管理しておりました。
※本来ならAccessという手もありますが、この辺は勉強不足でフォームすら作れなかったので却下。
程なくして、携帯端末台帳や備品台帳も別途Excelで作成個別管理しております。この時はほぼこの辺の管理は私一人にぶん投げられてますし、経営側も台帳作られた事実に満足しておりますので、あんまりこれで困る事がなかったというのが本音になります。

2期:アセットメントNeo

暫くして、情シスのリーダーとして自分に明確な上司が着くことになります。この方比較的管理畑な方で、自らは手を動かすよりは仕事を部下に割り振って報告されたものを管理するタイプでしたので
似たような台帳かつファイルサーバのあちこちに点在した状態で見るのが非常に苦痛だったようでこちらの集合管理を行う為にこちらの製品を決裁→利用するように指示が出ます。

この頃はちょうど端末を標準端末化したり、バラバラだった各種IT資産のリースを取りまとめ始めた頃でしたので、本システムを導入した事で

  • 点在していた各種IT資産台帳をシステムに集約

  • リース期限や各種機材のライフサイクルを設定し修繕ルールを設定

  • バーコードによる棚卸の改善？

管理台帳の作成と同時に上記の見直しを行い
当初管理していた情報としては以下の通りです。

  • 資産管理No

  • 利用者＆利用部署

  • メーカー、シリアルNo端末管理等（保守で利用）

  • リースやレンタル終了期間

  • IP情報（固定IP利用時）

  • 電話番号情報（携帯電話のみ）

アラート機能によりリース管理を少しし易い形に改良していますね。
…とはいえ正直Excelの時とそこまで変わらない事もあり、先程の上司の退職と共に上記管理内容を引き継いだ上で一旦はExcel管理に戻ったのでした…。

3期:SKYSEA

一旦Excelに戻った資産管理でしたが、当時のチームメンバーは新人に近いメンバーが多く台帳のミスや記載漏れ等が多く、インストール型のソフトウェアの導入も多かったので端末とソフトウェアを紐づけた資産管理を求めていました。
そんな中、別角度の外的要因もありコイツの導入が決まります。

本来は別目的での導入でしたがExcelとの二重管理するのもナンセンスなので導入後、程なくしてSKYSEAに各種IT資産管理を集約を行います。
ある程度自動的に様々な情報が取得されることでかなりの内容を台帳で管理することになります。

  • 資産管理No

  • 利用者＆利用部署

  • メーカー他、端末固有情報（自動取得）

  • IP情報（自動取得）

  • リース、レンタル期限情報

  • SIM情報（自動取得）

  • 導入ソフトウェア情報（自動取得）

  • 月額単価＆年間費用

  • OSバージョン（自動取得）

  • アップデート状況（自動取得）

ちゃんと纏めていたのはこの辺りでしょうか？
当時台帳として欲しい情報が自動取得出来るし、情報量も多く重宝していましたが結局は様々な理由で現在のkintone管理に変更しています。
3期→現在で何故資産管理台帳を変更したかについては次回「現在の弊社の資産管理台帳について」でお話できればなと思います。

現在：kintone

そして今現在、弊社では資産管理台帳をkintoneで管理しています。

現在kintoneで台帳として管理している内容としては

  • 資産管理No

  • 利用者＆利用部署

  • メーカー、シリアルNo端末管理等（保守で利用）

  • リースやレンタル終了期間

  • IP情報（固定IP利用時）

  • SIM情報（モバイル通信利用者のみ）

  • 利用証明書情報（証明書利用者のみ）

  • 関連予算番号

  • 月額単価＆年間発生費用

  • 廃棄＆返却フラグ

資産台帳情報としては思ったよりシンプルになっています。
こちらにIT資産の情報はすべて登録を行い台帳管理しています。
この辺の話も詳しくは次回に再度解説したいと思っています。

まとめ

こうやって時系列で改めて当時の管理状況を纏めてみると台帳管理に求めるものこそその時々で変わっているものの、台帳管理の根幹部分（どの端末＆資産を誰が利用もしくは管理しているか？を一覧表示する）はあんまり変わっていないなという印象を受けました。

次回、今回軽くしか触れなかったSKYSEAからkintoneへ台帳を変えたワケ。
そして現在資産管理台帳を取り巻く連携について纏めてみたいと思います。

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