#要約 『amazonのすごい会議』

こんにちは。にっしーです。

今回は『amazonのすごい会議』という本の要約を記事にしようと思います。私は大学生ということもあり、アイデア出しのための会議を行うことが多いです。しかし、アルバイト先では今月の目標などを共有する会議にも参加する機会があります。本書では3つの会議について紹介されています。ぜひ最後までご覧いただけると幸いです。

書籍情報

【書籍名】　amazonのすごい会議
【著者名】　佐藤 将之
【出版社】　東洋経済新報社
【出版日】　 2020/9/18
【ページ数】 229ページ
【目次】
ＣＨＡＰＴＥＲ０　改善に着手する前に考えたいこと――アマゾンが「減らしたい会議」「増やしたい会議」
ＣＨＡＰＴＥＲ１　会議の効率化は資料作りから始まる――アマゾン流　資料作成のルール
ＣＨＡＰＴＥＲ２　最速で最高のジャッジを下す――アマゾン流　意思決定会議
ＣＨＡＰＴＥＲ３　新規事業や改善提案が次々に生まれる――アマゾン流　アイデア出し会議
ＣＨＡＰＴＥＲ４　プロジェクトを確実に前進させる――アマゾン流　進捗管理会議
ＣＨＡＰＴＥＲ５　会議を機能＆活性化させる――アマゾンのＯＬＰ
ＣＨＡＰＴＥＲ６　我が社の会議、どこから手を付ける？――会議をスリム化するヒント

要約

　amazonでは主に3つの会議が重要視されている。それは「意思決定会議」「アイデア出し会議」「進捗管理会議」である。まず、会議を行う際に共通して意識されていることである。amazonで行われる会議で用いる資料は1ページまたは6ページのWord形式で作成することが決まりとなっている。また、資料は結論を最初に述べること、文章自体をコンパクトに収めることを意識する必要がある。つまり、「誰でも」「いつでも」「正しくわかる」資料の条件なのである。こうしたすべての会議に共通することを決めておくことによって会議の「無駄」を省いている。

　会議の一つ目として、「意思決定会議」がある。「意思決定会議」において意識すべき点はプロジェクトリーダーが会議のオーナーになり、彼らはタイムマネジメントや議事録、参加者の巻き込みを意識する必要がある。タイムマネジメントにおいて、会議の新晃をコントロールする事以外に不要な質疑応答をなくすためにamazonでは会議の最初は資料の黙読から始まるのだ。これは質問したい内容が後の資料で説明されている場合があるためである。また、この会議の目的は「what」「who」「when」を明確にすることである。

　次に「アイデア出し会議」である。アイデア出し会議ではホワイトボードとポストイットを使うことによってアイデアを視覚化することが最初のステップとなる。アイデアを出すときに意識する点として、きれいなアイデアを出すというよりも大まかなアイデアをたくさん出すことが大切になる。また、オフサイトミーティングも有効な手段であるといえる。オフサイトミーティングとは普段会議を行う会社から離れた場所で行うミーティングのことである。このミーティングを行う際にはスマートフォンなどの外部との連絡を取れるものは使用しないことが決まりとなっている。ちなみに、このオフサイトミーティングであるが、外資系の企業ではすでに取り入れられているものである。

　三つ目は進捗管理会議である。この会議はKPIと比較して達成度が芳しくないときや異常な数値を出した時に原因を深堀するための会議である。つまり、異常な点がない場合はこの会議は実施する必要がないのである。したがって、この会議の必要性はKPIを管理したうえで実施するかどうかを決める必要がある。KPI（key performance indicator）を活用して管理のであるが、KPIと現状の管理はPDCAサイクルを最長一週間で回し続けることが一つの方法である。PDCAサイクルを1か月に一回のペースで回すところもあるが、KPIはの管理は細かく区切って検証すればするほど速やかに修正がきき、ステージアップが早くなる。
　このようにamazonは三つの会議を重要視しており、無駄なものは省くことで会議の質を高めているのである。無駄を省くためには目的を明確にしてその会議後には何が得られるのかを実施前に確認しておくことが重要である。

（KPIに関しては#要約 『最高の結果を出すKPIマネジメント』をご覧いただけると幸いです。）

まとめ

会議を開けばアイデアや情報が共有されるため、会議を行うことは良い影響を与えることしか私自身考えられていませんでした。本書であった通り、終わってから「結局、今日何のために集まったのだろうか」といった無駄な会議は今までにもあったため、無駄を省いて効率化するために上記のことを意識すべきであると感じました。一方で、上記のような会議のテクニックを身に付けたとしても会議の回数がそもそも多い可能性もあるため、会議の回数に関しては「目的」を明確化して、「何を決めて終わるのか」が決まっているかどうかを確認してから開催すべきであるとわかりました。