エクセル時報0110

#Slack分報ならぬエクセル時報がよき

安川尚宏


最近ためしにやってみたら、作業効率が爆上がりする時間管理（タイムマネジメント）術を編み出してしまった?? ので紹介させていただきます。

時代感的にも「スマホ時代の最重要スキルは集中する力」と言われていたりするのですが、たとえばSHOWROOMの前田さんも2020年は「時間管理力」を高めていきたいのだそうで。（勝手ながら気が合ってうれしいw）


ではどんな時間管理術なのか。

その名も「Slack分報」ならぬ「エクセル時報」です！

以前話題になっていたSlackを活用した「分報」にあやかってみたのと、実際にはGoogleスプレッドシートを使っているのですが、語呂がよいので「エクセル時報」と名付けてみました。（誰かに報告することをマストにしていないので"報"ではないかもしれませんがその辺りはご愛嬌で）


エクセル時報とはなにか？

・縦軸に「業務時間」を1時間単位に並べる。
・横軸に「日付」を1日単位で1週間分並べる。
・当時間のセルに、作業予定のタスクに「・」をつけて箇条書きする。
・当時間のセルに、完了させたタスクに「✅」をつけて箇条書きする。
（「・XXXXX」と書いたタスクを完了させたら「✅XXXXX」に変える）

要するに、、
「・作業予定のタスク」 と 「✅作業完了したタスク」
を時間ごとにエクセルに洗いざらい書いていく。それだけです。

僕のエクセル時報はこんなかんじ。

エクセル時報01092

さらに追加で記載している要素としては、、

・1日の最後に「今日のハイライト」「今日の学び」を書く。
・「明日へのTODO（今日やり残したこと）」の項目を書く。
・1週間ごとに「今週の目標」「今週の成果」を書いて目標管理する。

などもやってみていて、そのあたりは自由にカスタマイズしてみるとよいと思います。テンプレートを作ったので、ぜひ試してみてください。


とても単純な仕組みなのですが、エクセル時報のなにがよいのか簡単にご紹介させていただきます。

1）テキストでタスク管理できる。

個人タスクをTrelloやAsanaを使って管理してみようとしても、結局はEvernoteやメモ帳などの「テキストエディタ」が一番書きやすく管理しやすかった。みたいなことあると思います。多機能すぎると逆に使いにくい。シンプルイズベスト。

そんななかで「エクセル時報」だとそんなテキストベースでのタスク管理ができます。なぜならただのエクセルだからです。テキストどんとこい。

さらに、タスク管理ツールでなくて、テキストに書き出してタスク管理する利点としては「今からやること」を「今書く」ことによって、作業するぞ！と気持ちを乗せやすいことにあります。（TODO管理アプリの辛いのは過去に書いたタスクに対して気持ちが乗っていかないこと。今からやることを今書くことで軽い作業興奮に入っていけるようになります）

※TIPS
それでも手をつけにくいタスクがある場合は、今から手をつけるタスクをとにかく「細かくして書く」と作業に入りやすかったりします。
例えば、何か面倒なメールを返信する場合は「Gmailを開く」「メールを読む」...のように細かく分解してタスク管理に書く。すると「まずはそこまでやるかー」となり、小さなステップをこなすことで作業興奮を得て、本題の作業を行いやすい状態になれます。


２）ポモドーロ・テクニックを常に使い続ける状態に。

生産性を向上するライフハックのひとつにポモドーロ・テクニックというのがあるのですが、作業をするときは30分ごとにキッチンタイマーをかけると、集中力を高めて作業に取り組めるというものです。

エクセル時報の場合、毎時間ごとに「この1時間はこの作業をするぞ！」という気持ちで、常に時間を意識しながら作業に取り組むようになるので、ポモドーロ・テクニックを使い続けているような状態となり、作業効率が爆上がりします。

（ポモドーロは使い続けると疲れ果ててしまうのですが、そこまで意識を高め続けた状態にしなくとも、作業開始時や作業完了時にエクセルに記入することで、今何時だろ？と時間を見ないと書けないので、時間意識は自然に高まっていきます。）



３）「今日のハイライト」を1日の終わりに書く。

時間術大全 人生が本当に変わる「87の時間ワザ」という本で学んだのですが「今日のハイライト」という考えがあります。

「今日のハイライト」とは、とにかく今日なにがなんでもやりきる超重要な唯一無二のタスク。もし1日の終わりにヒーローインタビューをされたら「今日はOOOをがんばりましたね、はい」みたいに胸をはって答えることのできるタスクが「今日のハイライト」です。

そんな「今日絶対に終わらせるタスク」を一つだけ用意することで、惰性で作業をするのではなく、気合いを入れて「今日もホームランを打つぞ！」という気持ちで作業に取り組むことができますよー。というのがその本に書いてある内容なのですが「エクセル日報」だとそれもセルで管理することができます。

同じように「今週の目標」「今週の成果」の欄を用意して、週単位での目標も常に目に見えるところにおきながら作業に取り組めるようにもなります。


マネジメントツールとしてはあまりよくないかも？

注意点としては、あくまで個人のタスク管理ツールとしてがよいなーと思っています。使い方によっては「部下やチームメンバーが1時間単位で何やっていたか報告させるためのツール」というようなブラックな使い方もできるかもしれませんが「何をしているか常にみられ続ける働き方」もなかなかなのかなーと...。

ただSlack分報のように「自分が何をやってるか見てくれー」と宣言したり、自分自身にプレッシャーを与えるために、自らチームに共有するというような使い方であればよいかなと思います。

使ってみての感想や改善点等あれば、TwitterやFacebookでご連絡いただけるとうれしいです👍 

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みんなのアクションリスト"オオエン"というサービスを開発しています。

どんなサービスかというと、、、
自分の成功体験をアクションリストに書き起こして、TwitterのOGP画像にしてシェアし、それを元にコミュニケーションしながら行動していこうーというようなサービスです。（TwitterのOGP画像を活用したサービスで質問箱やbosyuなどがあるのですがそれをイメージしてもらうとわかりやすいかも）

で、どんなものがアクションリストになるかというと、例えば上記に書いた時間管理術をアクションリストにすると、以下のようになります。

アセット 69

で、このようなノウハウはインターネット世界に溢れてはいるけども、なかなか面倒くさくて行動には移せないことが多いよね。はてぶで「あとで読む」にいれてもあとで読まないよね。本を読んでもやった気なって満足しちゃうよね。という課題を、、、、

「一緒に行動する人」がいたり「応援や報告のコミュニケーション」をしたり「アウトプット」しながらやっていくことで、少しでも楽しく行動できるようになり、行動変容→行動促進→自己実現につながっていくといいなーというものです。

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