GitLabから学んだ、生産性を上げるデザイナーのオンラインミーティング
最近読んだGitLabの本に、大変感銘を受けたので、この記事を書いています。
実際に試してみて、オンラインミーティングの生産性が上がったかも…と感じているので、デザイナーの参考になれば嬉しいです。
感銘を受けた「オンラインミーティングのお作法」
セールでたまたま買ったこちらの本。フルリモートで成果を出すために、実践的な内容が網羅されています。
詳しくは是非読んで欲しいのですが、特に感銘を受けたのは、同社のオンラインミーティング（＝同期ミーティング）におけるルールでした。
✅ すべての同期ミーティングは、カレンダーにドキュメントが添付され、その中にはアジェンダを必須とする
✅ 参加者は事前に目を通し、質問があればあらかじめドキュメントに記載
✅ 会議の主催者は最初に1~2分間でポイントとコンテクストを要約して説明するが、プレゼンはしてはならない
✅ プレゼンを行う場合は、あらかじめ動画を録画し、カレンダーに一緒に添付して参加者にあらかじめ見てもらうようにする
カレンダーにアジェンダを入れることや、ドキュメントに議事録を書いていくことは、一般的にやられていることだとは思うのですが、驚いたのはプレゼン禁止。
プレゼンをやる場合は、動画にせよ、と。これは本当に目からウロコでした。読んだ時、かなり衝撃を受けました。
デザイナーとの相性の良さ
よくよく考えると、これはデザイナーと相性がいいのでは？！と思ったのは、デザイナーは、アウトプットの性質上、会議の冒頭でプレゼンをしているから。
コロナ禍以降フルリモートワークになり、デザイナーの私はデザインの共有がめちゃくちゃやりやすくなったなぁ、と思っていました。
それは画面共有だったり、ホワイトボード的にFigmaを使ったりと、一つの画面をみんなが手元で見れるようになったから？
ここ数年思い返してみれば、自分でセットするオンライン会議の冒頭5〜10分くらいはいつもひとりで説明をしているなぁと気がつきました。
また、今までのこの冒頭プレゼンのやり方では、いくつか気になることもありました。
参加者がプレゼンを聞いているだけになりやすい
本当に理解してもらえたのかが不明瞭
相手側は瞬間的に反応しなければならず、人によっては対応できない、受け身になる
「意見がなかなかもらえない」というのは、裏を返せばこちら側が "考える時間" を与えていない、ということなんですよね。
もっと活発に議論し、いいディスカッションをするには、まずは作りすぎず、チームのみんなにもっと考えてもらうことなのかも、と思っています。
実施して1時間だった会議が30分に短縮。
30分フルで議論の場に
早速、Meetで録画した映像をカレンダーに貼っつけて、アジェンダと共にチームに共有しました。
特に意識したのは、例えば対エンジニアだったら、実装する際に構造的に無理がないか、もっとシンプルにできないか、削ぎ落とす項目はないか。
できるだけ疑ってみてもらえるような構成になるようにしています。
今まで1時間でとっていた枠は30分で良くなり、軽微な施策なら15分とかで認識が揃うようになりました。
良い点は、事前に疑問点があればコメントを入れてもらうこと。同様の疑問が出た人もそれを見れば解決するし、質問によっては新たにアジェンダに加えたりします。
経験則として、議論が白熱すれば白熱するほど、良い結果になることが多いように思う&あらかじめUIを作りすぎるとそれが基準になってしまい、枠から抜け出すことが難しくなるので、なるべくフワッとした状態で持っていき、オンラインミーティングの場で方向性を決めきるというカタチにしたいと思っています。
まだまだ完璧にうまくできてる！という状態ではありませんが、再現性高く良い議論ができるようにこれからも頑張っていく（謎の宣言）
個人的にとても感動した本でした！
他にも、同期コミュニケショーションに強制的な雑談を組み込んだりと、会社のしくみとして真似できそうなところがいっぱいあり、参考にしたい。
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