「ツールの使い分け」と「独自の工夫」で創るリモートコミュニケーション
新型コロナウイルス感染症の拡大防止のため、オフィスワーク主体からリモートワーク主体へと多くの企業が働き方をシフトしました。しかし、昨今では、元のオフィスワーク主体に戻した企業も少なくありません。
おそらく、リモートワークではオフィスで働いていたときと比べ、仕事の効率や生産性が保てず、さらには社員間のコミュニケーションが希薄になるなどを懸念しての判断だといえるでしょう。とはいえ、せっかくの取り組みを元に戻してしまうのは少し“もったいない”と思いませんか。
大阪に拠点を置くIT企業、センコー情報システムではコロナ禍以前より在宅勤務プラットフォームの設立に向けた取り組みを進めてきました。この取り組みは、トップダウンの指示により始まったものですが、それをいかに効果的に社内に在宅勤務を根付かせるかが担当者の腕の見せ所です。在宅勤務におけるさまざまな課題を解決するために、ITツールを導入し、さらにツールを自分たちの業務スタイルに合わせて柔軟に工夫しながら利活用していきました。とりわけ大きなポイントになったのは、在宅勤務社員とオフィスを結ぶコミュニケーション環境でした。こうした取り組みの結果、オフィスで働くと同じような効率や生産性を保つことに成功しています。
同社が実現したコミュニケーション環境は、カジュアルな会話や雑談とオフィシャルな会議でITツールをうまく使い分けているといいます。確かに、オフィシャルな会議でよく利用されるWeb会議ツールは、定例ミーティングなどには適しています。しかし、仕事に関連するちょっとしたアイデアや、ふと気になったアドバイス、従来立ち話などで行われていた軽い相談などには不向きといえるでしょう。オフィスでは、通路やエレベーターなどで同僚やチームメンバーと顔を合わせる機会が多く、お互いの近況を確認し合ったり、趣味や休日の過ごし方などの雑談をしたりする中から、有益なアイデアや新事業のヒントが生まれることも珍しくありません。このような手軽に会話ができる機会をつくるために、同社はNeWorkを導入し、大きな成果を発揮しているといいます。同社のNeWork導入に携わったお二人に伺いました。
センコー情報システム株式会社について
1977年設立、物流、商事、ライフサポート、農業、ビジネスサポートといった「未来潮流を創るセンコーグループ」の各事業を支えるIT企業。長年培ってきたグループ各社の情報化ノウハウに加え、AIやビッグデータなどのデジタル・テクノロジーを活用した提案型のソリューションカンパニーを目指している。
リモート勤務では気軽に話しかけづらい・・・
センコー情報システムは、流通情報ソリューション、公共ソリューション、システムソリューション、ネットワークソリューション、IT機器セールスといったサービスの提供を通じて、お客さまの企業価値向上を支援する企業です。同社ではセンコーグループ企業と連携し、グループ全体のDXプロジェクトを推進。物流業務のDX化によって、「物流センターの自動化」「オフィス事務のリモート化」「デジタルデータの利活用による業務効率化」の実現を目指しています。その中で、同社はDXの基盤となるシステムの設計と開発が主な役割となっています。
同社では、オフィス事務のリモート化に関連する在宅勤務プラットフォームの確立を、コロナ禍以前から取り組んできました。その内容はIT企業ならではの本格的なものです。
「効率性、生産性、コミュニケーションの3つの軸をポイントに、さまざまなツールを駆使してオフィスと同レベルの仕事ができる環境を目指していました。特に重視したのは、在宅勤務で希薄化が懸念されるコミュニケーションの問題をどうやって解決するのかということです。Web会議ツールで定期的な会議を行うことはありましたが、もっと実際のオフィスのような廊下での立ち話や隣り合ったデスクでの会話のような気軽にコミュニケーションが図れる手段がないかと考えていました」と説明するのは、同社の岡本信孝さんです。
在宅勤務プラットフォームを確立するにあたって、まず同社では業務を「カジュアルな会話やミーティング」「電話」「PC作業」「オフィシャルな会議」という4パターンに分類し、それぞれに最適なITツールを導入・活用することで解決策を探っていきました。たとえば電話であればPBXのクラウド化、PC作業であればセキュアなリモート接続環境というように、1つひとつの業務に対して適切なサービス・ソリューションを検討していったわけです。ここで問題になったのが、「カジュアルな会話・ミーティング」に利用するツールでした。
「『オフィシャルな会議』で利用することが決まっていたWeb会議ツールを、『カジュアルな会話やミーティング』でも利用すればいいのではという意見もありました。しかし、コミュニケーションのニュアンスが異なるため、もっと気軽に社員間の会話が活性化するツールはないかと考えました」（岡本さん）
確かに事前に時間を決めて、メンバーで集まる仕組みのWeb会議ツールでは、チーム内での気軽な相談や雑談などのカジュアルな会話は不向きかもしれません。
「NeWork」ならリアルよりも気軽に話しかけられる
一般的なWeb会議ツールとは一線を画す、もっと気軽なコミュニケーションツールはないものだろうか。そんな岡本さんがたどり着いた答えが「NeWork」でした。これは在宅勤務でもオフィス出社でもチームメンバーとワンクリックで会話できるオンラインワークスペースです。直感的なデザインとシンプルな機能により誰にでも簡単に使い始められることも大きな特長です。社内外の会議はもちろん、チームでの共同作業やちょっとした相談、1on1の会話まで、さまざまなコミュニケーションの用途に対応できる“リアルよりも気軽に話しかけられる”ツールになっています。
「ログインした社員の状況がひと目でわかる、望み通りのツールだったので導入を決めました。まずは無料でお試しができたことも後押しになりましたね」と岡本さんは導入の理由を明かします。NeWorkでは最大20名、4ルームまで基本機能がすべて無料の「お試しプラン」を提供しています。このため、同社のようなミニマムスタート、スモールスタートがしやすくなっています。
こうして、在宅勤務プラットフォームの確立に向けた取り組みは実装フェーズに移ります。導入にあたっては、経営層から社員に対して、丁寧な説明が行われたといいます。
「最初は本社だけで運用をスタートしました。必要最低限のメンバーのみ出社してもらい、ほかの社員は在宅勤務で仕事を回しました。その後、社員からの要望や意見を反映しながら調整を行い、比較的スムーズに在宅勤務への移行ができたと思います。やはり導入前にトップダウンで丁寧に周知を行ったことが大きかったですね。私たちがじっくり練り込んだプランを社員も前向きに受け入れてくれたようです」と同社の小林利幸さんは当時を振り返ります。
NeWork導入後は、担当者のお二人とも確かな手ごたえを感じているようです。
「まず始業時にオフィス組、在宅組の社員を集めて朝会を開催して全体的なコミュケーションを図ります。就業時は社員間で自由に雑談を含めた仕事の相談などを行い、そして終業時には作業の進捗状況を確認するというモデルを作って運用しています。NeWorkはブラウザだけで動く、ログインが簡単にできる、誰にでも気軽に使えることがポイントです。とにかく、すぐに直感的に会話がスタートできるところが社内でも評価されています」（小林さん）
「在宅勤務でも業務の効率性・生産性がほぼオフィス勤務と同レベルなのです。たとえば、奈良県の山間部で在宅勤務をしている社員がいるのですが、半年以上出勤していません。それでも、うまくNeWorkなどのツールを使って普通に仕事を回せていることを考えると、効果は出ているのではないでしょうか」（岡本さん）
フリーアドレス化を見据えたハイブリッドワーク環境へ
NeWorkを導入するだけではなく、より使いやすいよう社員主導でチューニングを重ねてきたことも、より大きな効果を生んだ一因でしょう。「会社から頭ごなしに使ってくださいと言っても簡単には浸透しません。どうすれば社内のコミュニケーションが良くなるのか、利用する社員を巻き込んで考えてもらった結果、いろいろなアイデアや改善要望が出てきました」（小林さん）
たとえば、NeWorkでは「ルームバブル」というグループ単位で利用できる円形のスペースが表示されますが、同社では部署ごとのルームバブルをつくるだけにとどまりませんでした。社員からのリクエストに応えて、「ユーザーバブル」というアカウントに紐づくアイコンにもひと工夫し、「部署ごとに決めた背景色＋苗字表示」のルールを設定して、同じ部署の社員が一目でわかるようにしています。さらに、社員からの声を受けてライブカメラも設置したと岡本さんは説明します。
「在宅勤務中の社員が、オフィスの様子をいつでも見られるようにカメラを設置しました。そうすることで、オフィスにいる社員の状況を把握しやすくなり、話しかけるタイミングを見計ることが容易になりました。その結果、たとえ在席中であっても多忙な様子なら話しかけないといった相手に配慮したストレスのないコミュニケーションが実現できています」
現在、NeWorkを利用している本社オフィスには社員数の8割程度のデスクしか用意されていません。必然的に2割の社員は在宅勤務を利用することが前提なのです。「将来的にはフリーアドレスへの移行を計画しています。このハイブリッドワーク環境の取り組みは今後も加速していくつもりです」（岡本さん）
今後、NeWorkを本社のみならず、東京、熊本、宮崎といった全国の拠点にも順次展開していく計画です。「DXプロジェクトの取り組みは多くの社員が関わり、密に連携する必要があります。そこで拠点間のコミュニケーションの活性化を図り、新たなアイデアの発掘、取り組みのスピードアップを図っていきたいですね」と岡本さんは顔をほころばせます。NeWorkを起点として新たなDXが誕生するのは、そう遠くないかもしれません。
今回の事例のポイントは、リモート勤務におけるコミュニケーションをカジュアルな会話、オフィシャルな会議に分け、NeWork、Web会議ツールを使い分けていることにあります。確かにWeb会議ツールで双方を兼ねることもできますが、それだけでは気軽な会話やちょっとした相談をする機会が減ってしまうでしょう。現在、Web会議ツールのみで運用しているならば、NeWorkの活用をお試ししてはいかがでしょうか。
＊＊＊＊＊
さあ、一緒に新しい働きかたへ。
NeWorkサービスサイトはこちら！
NeWork note 編集チーム：中見麻里奈、原田結衣、梶川 詩央、齋藤圭佑
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？