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Photo by okanokura

若手職員によるプロジェクト

ねこやまだてまき

２月末から若手職員によるプロジェクトに携わっていました。
３月末、１カ月間のプロジェクトチーム活動が終わったので、これも備忘録的にまとめてます。
知り合いが見たら確実に身バレするやつですがもうこの際どうでもいいや！（投げやりモード）

プロジェクトチームについて

今回のプロジェクトチームは「若手職員の人材育成について検討してまとめる」というものでした。
特に人材育成において重要な「本学としてのあるべき職員像及びその要素、育成のためのキーワードなど」を中心にまとめることとなりました。
設置までの経緯は端折るのですが、うちの職場は人材育成に全く力を入れていない（！）ので、いろいろとマズいのではという話が若手職員の中からあり、管理職たちを説得してPTを設置するに至りました。
主要な登場人物として、この件とは別の業務で部署横断で協働作業していた私を含めた４人の若手職員がいまして、以降はこの４人組をコアメンバーとします。設置の説得はこの４人が主にかかわっています。

参加人数

参加者は人事担当からの公募で、若手職員のみにメール通知し、Formsで応募する形式でしたが、10人ちょいが応募してきました。
男女比はほぼ半々ですが男性が多め、経験年数は１年目の方もいましたが一番長い方だと採用から12年目にあたる方々が該当しました。

依頼元

人材育成のことなので、人事担当部署です。
人事担当課長が統括担当、人事担当課の課員の方が窓口としてやり取りしました。

プロジェクトチーム設置後の流れ

  1. リーダー決め

  2. グループ分け

  3. グループ別活動

  4. グループ活動報告書まとめ

  5. チーム報告書まとめ

１．リーダー決め

すんなり決まった、というより初回のメンバーミーティング前に決めておきました。
コアメンバーと人事担当者の事前相談で、「リーダーはコアメンバーの中から選ばないと、当初のコアメンバーの想定どおりに行かない可能性がある」という話になったためです。
リーダー決めは初回のメンバーミーティングで行ったのですが、人事担当者から、「みんなで決めたいところだけど時間がないので○○さんお願いします」という形で振り、そのあとはリーダーが仕切るという形になりました。

２．グループ分け

これも予めコアメンバー内で打ち合わせをして、４つのグループに分けることにしました。10人を超えるチームなので、円滑に進めるには活動サイズを下げないと難しいと考えたからです。
複数のグループに所属することは可とし、入りたいグループを選択するようにしたところ、まぁまぁいい感じの人数で収まり、バランスが悪くならずに済みました。
コアメンバーは各グループに散らばりつつ、複数所属する形となりました。
また、グループとは別に、チームの打ち合わせを連絡調整する担当、打合せの内容などの活動を記録する担当、プロジェクトチームの報告書を作る担当を決めました。

３．グループ別活動

グループごとに与えられたテーマで調査研究を行いました。グループは３人～５人くらいでうまくばらけて構成されていました。
グループによっては毎日くらいの頻度で打ち合わせを実施しているところもあれば、全く一度も開催しないグループもありました。
２週間くらいでグループ別活動の報告書をまとめなければならなかったので、ものすごくきつい日々でした・・・。
グループごとに報告書を様式にまとめていく作業をしつつ、合間でプロジェクトチームのメンバーが全員集まる進捗報告会が２回ありました。

４．グループ報告書まとめ

グループの報告書を共通の様式に落とし込む作業です。
これは依頼部署である人事担当者が見たときに横並びで見やすくすることと、初見でも様々な資料を読み込む際に分かりやすくすることを重視したものです。グループ報告書については完結にまとめるため、Excelで項目ごとにまとめる形とした。（本来のExcelの使い方ではないのであまり好みではない…）

５．チーム報告書まとめ

チーム報告書は文科省の審議まとめのような形式でWord文書にまとめました。
報告書はコアメンバーでまとめようという話になっていたので、グループ報告書の完成後にコアメンバーでチーム報告書をざっとまとめ上げました。
グループ報告書はチーム報告書の添付資料とし、チーム報告書はグループ報告書の要約やグループにおける活動結果等をまとめています。

PTをやってみて（個人的な感想）

予想通りだったこと

①応募者が多い
当初、PT立ち上げにおいては公募形式をとるかそれとも有望な人をピックアップする方式とするかを検討したのですが、純粋にPTに興味があってきてくれる人が一番良いのではないかという意見が多かったため公募形式としました。その際、人事担当者やコアメンバーの一部では「応募者がかなり少ないのではないか」という意見が多かったのですが、個人的には「応募者が結構いて困るのではないか」と考えていました。
というのも、本学の特徴なのか分からないのですが、普段は横のつながりもあまりなく、職員間であまり意見交換する雰囲気もないのに、アンケート調査等になるとものすごく膨大な量のコメントが自由記述に表れていることがありまして、これは潜在的に意見を言いたい層がいるのではと思っていました。
実際、PTの公募についてもふたを開けてみれば予想通り10人以上が応募してきていました。（※ただし、この人数には少し裏話があり、後述します…）

驚いたこと

①「なにもしないひと」があらわれた
予想よりは多いとはいえ、たった10人ちょっとのプロジェクトチームだったのですが、働きアリの法則がはたらいたのか、全く活動しない人が数人いました。しかもそれが「プロジェクトチーム単位で」というよりもグループ分け後の「グループ単位で」何人か出るという状況でした。
自分が所属していたグループの一つは一人が活動ゼロ、あと一人がほぼ連絡をとれない状況でした。
メンバーの参加スタンスはそれぞれですが、期限があるものに関して関与の状況がまちまちなのは合意形成をとるだけでも難しかったです。
また、役割をきちんとこなせない人も何人かいました。例えば連絡調整や活動記録など、自ら手を挙げて担当になったにもかかわらず、毎回その数人の内の固定の一人が担当していたり、リーダーからの依頼を常に無視していた人もいたとのことです。
打合せ会場のセッティングも連絡調整の担当がするはずだったと思うのですが、集合時刻に来なかったため、自分が対応した回もありました。
これらについてはリーダーの事前決定などのチームの在り方の問題や、リーダーの考える方向性と各自の考えが合っていなかったということも考えられるかもしれません。自分の中でやりたい方向性があった人にとっては、いつの間にか流れが勝手に決まっていたらやる気を失うかもしれないと感じました。
（リーダーを全員で決めていたらリーダーの示す方向に違和感なくついていけたかもしれないけど、リーダーが事前決定されていて、そのリーダーが上から方針を示す形だったので、「リーダーの意思が強く出すぎないように他のコアメンバーがコントロールする」という作業もちょっとありました）

②キャラが強い人があらわれた
多少想定はしていたのですがそれを超えてきたのがメンバーのキャラの強さでもありました。話を聞かないタイプがこういうところに参加するとかなりきついですね…。また、今回は期限が短く切られていたので、締切を守らないタイプの人は向いていないと思いました。
公募によって自ら手を挙げてきたという前提だったはずなのに、実は上司に「行ってみたら」と言われてきたという人もいました。また、プロジェクトチームを研修だと勘違いしていて完全に受動的なメンバーがいました（「驚いたこと」の一つ目であげたうちの一人がそれ）。
また、いつも何かしらの取組に参加している、「とりあえず手を挙げたいタイプ」の人もおり、これらの方々は「設置されたＰＴに参加した」という実績だけもらっていったようです…（正直、本当に何もしていないので抵抗勢力にならなかっただけマシという印象です。）。
最後に、プロジェクトとしてまとめる内容が「自分の利益になるように誘導する人」もいました。これはそもそもの検討内容とかなりずれた方向性となることから、周りのメンバーで全力で阻止して何とか事なきを得ました。
コアメンバーは、何もしない人とキャラの強い人達をバーチャルブラックリストに追加しました…

③真面目にめちゃめちゃインプットする人もいた
めちゃめちゃ勉強する人がいたというのもいい驚きの一つでした。
今回は大学職員の人材育成というところがテーマでしたが、人によって配属されている部署が異なることから、メンバーの中には凡そ大学とは思えないような業務（特に附属病院の業務等）のみを経験している人もいました。
ただ、そういう人の中でも今回のＰＴ活動を踏まえて「勉強しないと話についていけないかもしれない」と感じ、付け焼刃だけど勉強してきたという人がいました。その方と色々話してみたところ、付け焼刃という割には、大学が置かれている歴史や現状をきちんと理解されていたのでとても驚き、職員として心の底から尊敬しました。
自分を含めたプロジェクトメンバーの数人は、若手の有志の勉強会に参加していることから、おおよその高等教育の状況をつかんでいるのですが、そうでないとなかなか自らひとりで学ぶという姿勢をとる職員はあまりいないと思っていたので、いい驚きが得られました。この方は率先して動いていらっしゃったので色々お任せすることが多かったです。

反省点

プロジェクトチームの報告書を人事担当者に提出したあとのことや、人事担当者がその後どう形にしていくかというスケジュールが決まっていませんでした。
この点については、ちょうど年度末・年度初めということもあって人事担当者側も忙しくすぐに動ける状態ではないということは分かっていたのですが、ある程度スケジュールを明確にしてもらった方が、こちらの締切も柔軟に対応できたのではないかと感じています。
特に、報告を提出後に1カ月くらい待たされるのであれば、締め切りを無理に３月末にしなくてもよかったのではないかという話が後から上がりました。
次にプロジェクトチームを立てるときは、PTとしての活動後について明確に約束しておくようにしたいところです。

感想（全体）

１カ月が濃密すぎて、正直あまり覚えていないです。
仕事は最低限のことしかしていないので、周りに迷惑をかけまくっていたと思います。それは４月から取り返して・・・行けてるのかちょっと分かりません。

プロジェクトチームを立ち上げるのはよいのですが、そのあとのことまで明確にレールが敷かれている状況でないと結局うまくプロジェクトの成果が活かせない可能性があるというのは危惧していたことです。実際、報告書を人事担当者に提出後、人事担当部署からはまだ何もアクションは起こされていません。
これまで学内では様々なプロジェクトが行われてきたようなのですが、周りが期待するような成果を出し、さらにそれが実装されてきたことが無いという話は上司から聞いており、その都度頑張った人たちは報われずに沈んでいくということが繰り返されてきたようです。
今回はかなりタイトな日程かつかなりの分量の報告書（これは正直褒められたことではないかもしれない）を作成したので、それなりに生かしてもらえることを期待したいと思っています。

前述のとおり、プロジェクトチーム内には活動の差や考え方の違いが生まれていたのですが、それもこの大学という、様々な人が集う特殊な場であることの一つの個性だと感じました。
コアメンバーではかなりの回数の打ち合わせを行ったし、業務中にずーっとチャットでやり取りしたりしていたのですが、職員の人材育成をするにあたってある程度のレベルの均一性は必要としつつも、それとは別に個性があってそれが伸長されるような状態が望ましいという話もした。
ただし、その個性は他人に迷惑をかけないもの（例えば時間を守らないというのは個性として認められるものではない・・・）であることが重要だとは思います。

その後

人事担当課長が手のひらクルーの雰囲気なのでどうにか外堀を埋めていく方針です。それについてはまたあとで書くかもしれないし書かないかもしれない。

無駄に長い記事を読んでいただきありがとうございました…

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