人事異動の際の心構え

こんにちは。
気が付いたら、2024年4月に入って、
まだ記事を1つも投稿しておりません。

言い訳をすると、
読書系の記事については、
自分の遅読に加えて長編のものを読んでいて
まだ記事を作る段階でありません。
そして、一番の理由は、私自身、4月で人事異動となり
精神的に余裕がないことが挙げられるかと思われます。

ある程度規模の大きい組織で働いていると、
人事異動は避けられないと思います。
ということで、自分の気持ちの整理の意味も込めて、
今回の人事異動で感じたことを記事にしてみたいと思います。

1. 異動前の所属にて

今回の異動で強く感じたこと
→「いつ異動の辞令が出てもいいように、
いつ自分あるいは他の人がぬけても大丈夫なように、
日頃から備えておくこと」

1.1 身辺整理

自分が去ったあとには、新しい人が自分が元いた机に座ることになります。
そのとき、新しい人が気持ちよく仕事ができるよう、
自分が去る前に机周りを整理する必要があります。
今回は机周りの書類の断捨離にとても苦労しました。

一応言っておくと、異動が言い渡されるまで
一切を放置していたわけではありません。
しかし、必要のない書類を処分すると、
奥から記憶の彼方に埋もれていた懐かしい書類が新たに発掘される。
そんなことを繰り返しているうちに時間が過ぎていく。
今回、かなりの量の書類を処分しましたが、
その中に処分してはいけない重要な書類はなかっただろうか心配。

自分ではできる限り日頃から整理整頓しているつもりでしたが、
実はそうではないことを思い知りました。
日頃から整理整頓が実行されていれば、
今回のように必要以上に慌てる必要もなかっただろうし、
それまでの日頃の業務もより効率的にこなすことができたように思われます。

1.2 引継ぎ

ここが一番の肝だと思います。
まず、引継ぎを一切行わないのは論外です。
引継ぎ文化がない場所で務めている方も、
今後は必ず、最低でも一応の引継ぎ資料やマニュアルを作るようにしましょう。
何か仕事をしたら、やりっ放しにするのではなく、
メモ程度でも良いので他の人が見てわかるよう
日頃から何かを残しておくのが良いかと思います。

私の勤める組織では、異動前に後任者を呼んで対面で引継ぎを行うのが慣習ですが、
組織によっては引継ぎ資料だけで済ませるところもあると思います。
どちらの形式にしても大切なのは、
①「全体を見渡せるもの　＆　絶対に外してはいけない重要事項」と
②「各業務の細かい詳細事項　＆　優先度・重要度の低い事項」
に分けて考えることだと思います。

まず前提なのは、自分が数年かけてやってきたもの全てを
１日や短期間で相手に引き渡すのは、はっきり言って無理です。
私がこれをやられたら、絶対に混乱して逆に動きがとれなくなるでしょう。

対面による引継ぎの場合は、①を中心に引継ぎを進めます。
幸い、前任者が①にふさわしい資料を準備してくれていたので
今回はそれを中心に引継ぎを進め、
②については、過去の資料のストックがたくさん残されていたので、
詳しくはそれを見るか、何かあったら私に聞くよう伝えました。
①については、②に誘導できる形なのが理想かと思われます。

新しい場所に異動してから、
毎日のように前の職場から私宛の電話がかかってきます。
傍からみたら、「ねこは前の職場できちんと引継ぎをしているのか」
と思わているかもしれませんが、
電話の内容は殆どが私の想定内のものであり、
逆にきちんと仕事をこなしてくれていることがわかり、
安心の材料になっています。

資料のみによる引継ぎの場合も同様です。
資料を①と②に分けて作り、
まずは①の資料を一通り目を通してもらい、
実際に仕事を進めながら②の資料を読んでもらう形にするのが良いと思います。

とにかく、どこまで詳細に引き継ぎをするか、しないか。
少な過ぎても多過ぎても相手は困ってしまう。
その辺を考えるとキリがなく、悩みどころでありました。

1.3 日頃から自分の業務を他の人と共有しておくこと

以上で、詳細については自分に聞くよう伝えたと記述しましたが、
なんでもかんでも自分で対処するのは時には過負荷になり、
聞く側もいちいち連絡するのは面倒だと思います。

そこで、日頃から自分の業務を他の人と共有することが大切になってくると思います。

例えば、自分の送信するメールのCCに誰かしらをいれておく、
時間が空いているときに何か伝えておく、など。

また、自分が異動するのではなく、
逆に別の人の異動やアクシデント等により他の人が抜け、
その人の仕事が自分に降ってくることも考えられます。

その対策の一つとして挙げられるのは
回ってくる決裁資料等について
ただハンコを押すのではなく、
（全部をしっかり見るのは時間がかかり、わからない部分が殆どで効率的ではありませんが）
まずは、大まかに何をしているのか概要を掴むこと、
自分なりの基準をもってチェックしてみること。
気になることがあれば、発案者に聞いてみること。

日頃そうしておくことで、
ある日突然その人の仕事が降ってきた場合でも、
何も前提知識がない場合と比べて、
その仕事に取り組みやすくなるかと思います。

2. 異動後の所属にて

「自分一人で全てを抱え込まない、自分一人だけで解決しようとしない。」

2.1 自分の所属の他の人が何をしているかを知ること

異動後の肝は、
次節で説明する内容になるかと思いますが、
それをより負担を減らしてスムーズに行うためにも
「他の人が何をしているのかを知る、
何を誰に聞けば良いかを把握する」
ことが重要になってくるかと思います。

異動後は、ある程度引き継ぎをしていても、
知らないことばかりの状況だと思います。
そんな中でも、内外部から様々な問い合わせが降りかかってきます。

もちろん、自分の仕事の範囲であるものはこなさなければなりませんが、
自分の仕事でないものに対して自分で対応しようとしても、
自分にとっても相手にとっても生産的ではありません。

まずは大まかにでも良いので、
自分の所属の他の人が何をしているのか把握すること。
そして問い合わせ等がきたら、
相手の話を分かる範囲で聞き取り、
他の人に振れるものは振り、
自分の負荷を減らして、
その分を自分の仕事を覚えることに使いましょう。

また、仕事をこなしていく中では、
いくら調べても、いくら自分で考えても分からないことに必ず直面します。
そんなときは他の人に聞く必要がありますが、
そのときに、聞く相手を間違えれば、事は更にこんがらがってしまいます。
それを防ぐには、他の人が何をしているか、知っているかを知り、
日頃からよく観察をして、質問すべき相手を見極める必要があるように思います。

2.2 とにかく自分の新しい仕事を覚える

異動後、まず最優先でしなければならないのはこちらでしょう。
残念ながら、そのための有効な心構え・方策はまだ自分には分かりません。

なので、今自分にできることは、
自分の動ける範囲でとりあえず動いてみて、
こなせることを一つずつ確実にこなしていくことぐらいでしょうか。
考えているだけ、悩んでいるだけでは何も始まらない。
実際に動いていく中で得られるものを確実に吸収し、成長していければ。
言わば、新入社員に戻ったような気分です。

幸い、今の私の仕事は今も残っている人の仕事がそのままスライドした形なので、
前任者が職場に残っていて、その点は心強いです。
ポイントは前任者が残っている間にどれだけ吸収できるものを吸収できるか。

また、前任者が残っているのがいいことに、
前任者に頼り過ぎていないか。
どこまで頼っていいか、その辺の塩梅が難しい。

周りの情報から、前職場が明らかに楽な場所で、次の場所は今までよりもキツいとは覚悟はしていたが。
健康第一、自分を大事に、自分が壊れない程度にやっていければ。

とにかく今回感じたことは、異動が自分にとってこんなにキツいものかと。
今の組織にずっといると仮定したら、
それをあと何回も味わわなけれならないのか。

今年度もよろしくお願いいたします。
それでは。