方眼Excelは紙の呪い
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この記事は、Podcast「にゃおのリテラシーを考えるラジオ」の２０２２年１月２２日配信の書き起こしです。
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にゃおのリテラシーを考えるラジオ
読書と編集の千葉直樹です。
このチャンネルでは、読書と IT 時代の読み書き、そろばんを中心に様々な話をしています。
今回のタイトルは、
方眼エクセルは紙の呪い
デジタル化のために乗り越えなければならないこと
です。
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方眼エクセルというのは自由なレイアウトで書類を作るためにエクセルの列を一文字ぐらいの幅にしたものをテンプレートにして使うものですね。
結構そういう使い方をしている人はいて、会社なんかではよく見かけるんじゃないかと思います。
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これ、暗黙のうちに紙を印刷するということを前提にしているんですね。
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こういうエクセルの使い方をしている方は大抵の場合、ワードを上手に使うことができないようです。
ワードでレイアウトを作るのは結構大変ですからね。
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紙というのはとても便利です。
パピルスは古代エジプト時代ですから 5000 年ぐらい前ですかね。
その頃から作られていて、まあ要するに 5000 年ぐらい前から紙は使われてるということになるわけですけれど、なかなかこれを手放すというのは、やはり難しいことのようです。
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紙にこだわってしまうモノの代表として挙げられるのはお金があると思います。
お金というかお札ですよね。
やっぱりこうお金っていうのは手で触れるものの方がいいなと思っている方は案外多いんじゃないでしょうか？
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でもよく考えてみると、今は世の中に流通しているお金の大半がデータです。
数字ですよね？
銀行とかで預金として扱っているものだったりとか、誰かにこう貸し出すもの、みたいなものは数字のデータだったりするわけです。
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これをよく考えてみると紙が大事なのではなくて、書かれているものの方が大事だということになりますよね。
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お札は紙でできていますけど、その上に書いてある数字が大事なわけです。
銀行の通帳なんかは別に何も価値があるわけじゃなくて、書かれている数字で確認するという程度のものになってるわけですよね。
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これですごくよくわかることは、紙と、書かれているものは別物だということです。
これはちゃんと分離をして考えるということがすごく大事で、書かれていることっていうのは紙とは独立しているわけだから、その書かれている部分をデータに変換して考えるってことができるということになります。
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データにしてしまうといいことがたくさんあります。
まず遠くに送るのが簡単で安く済むということがあります。
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まあ、お金を例にとってみればわかりますけど、現金のお札を誰かに直接送るということを考えた時には大変な労力というか、いろんな用心をしたりとかそういうこと考えなきゃいけないですよね。
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でもそうじゃなくて、データとしての数字を送るだけだったら、やれることってのはたくさん出てきます。
ちょっとした暗号を使うとか、いろんな手段で上手にデータとして送るってことは、割と簡単にできてしまう。
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そういう時代になったわけです。
さらに言うとデータになったものっていうのは、機械が自動処理をするのにとても向いているということがあります。
まあ、要するにコンピューターで自動処理をするということですよね。
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実際、銀行の処理っていうのはほとんどコンピューターで行われていると言っていいと思います。
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お金をデータとしてみるように、他の書類も紙じゃなくて、その上に載っているデータを額に考えるということがとても大事なわけです。
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これをきちんとやっていくと、我々が今通販でお金を払うみたいに当たり前にやっていることが、他のいろんな処理でもできるよってことになるわけです。
ただ、紙の呪縛ってのは大きくて、今は残念ながら何でもすぐに印刷してしまうというところがあります。
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最初に言った方眼エクセルも暗黙のうちに印刷を前提としてシートを設計してしまうという癖があるわけですね。
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印刷を前提としない書類を設計するというのは、紙に書くのとは全く違う考え方、技術が必要になります。
今のパソコンはほとんど横長の画面を使っていますけど、そこに A 4
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縦の表紙を表示するというのはあまり使いやすくないんですよね。
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実際クロールとか増えてしまうということになるわけですから。
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なので画面に合わせた
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書類、電子的な書類みたいなものをきちんと作るっていうことが大事です。
これはパソコンだけじゃなくて、スマホでも同じように考えなければいけないことで、スマホの場合は基本縦側縦にした画面で使うわけですから、縦に合わせたフォーマットがいいし、それをまあ効率よく使うためには、画面の横長とか縦長に合わせて変わってくれるような書類にするのがいいわけですよね。
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これは紙に固定されたものを作るのとは全く違う技術や設計能力が必要ということになってしまうわけです。
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紙ではない書類を作れるようになるために意識を変えましょう。
まずそのためにはエクセルでがっちり罫線を引くってことをやめてみてはどうかなと思います。
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読書と編集では IT を特別なものではなく、常識的なリテラシーとして広める活動をしています。
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この配信の書き起こしをnoteで連載しています。
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今日もワクワクする日でありますように。
千葉直樹でした。
ではまた。
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