還付通知発送管理簿の作成にパワーピボットを活用すると、どうなるか？

毎月1回　多く収められた税金を還付しています。口座の登録がある場合は、口座に振り込む旨を通知します。口座がない場合は、振込口座を指定してもらう為の通知を送ります。現状この通知は、郵送となっています。そのため、通知の作成のために以下の業務が発生します。（本当は、データで通知したい！）

まずは今までの業務フローを簡単に

①市民税や固定資産税、国保税などの税目ごとの対象者データを、基幹システムからCSVで掃き出し（10～15個）

②吐き出したCSVをExcelシートに順番にコピーペースト

過年と現年で別々にデータを吐き出すため、CSVファイルが多く手作業で行うと途中で問い合わせ電話などが入ると、どこまでコピーしたのか分からなくなります。

③各シートでデータの並び替え

④10～15個のシートを1枚の全体シートにまとめる

⑤連番を振る

⑥基幹システムから死亡者フラグ付きの全人口約14万人分のCSV、職権消除などのCSVを掃き出し

⑦全体シートに⑥で出したデータをVLOOKUPで突合させ、本人還付以外の人を抽出

⑧郵便番号から市内特別料金のデータのみ市内特別フラグを立てる

⑨金融機関ありのみ金融機関フラグを立てる

⑩還付対象者が相続人になる場合の調査

⑪還付対象者の絞り込み及び確定

以下略　大体こんな感じです。

コピーペースト手作業でやっているのかぁ。

コピペミスりそうだなと思いながら初めての作業をしました。

案の定、コピペミスって同じデータを2回コピペしてしまいました(+_+)

これ自動化できないかな？

相続人の調査は、自動化は難しいけど...

それ以外は、反復定期業務だし自動化したい。まずは、マクロでデータを一括で１つにまとめるVBAを書きました。

でも、その後の操作も全部書いていくとなると、業務継続が難しいし、個人利用以外のVBAは歓迎されない。

パワーピボットのパワークエリで自動化した方がが分かり易そうだし、簡単な気がしたのでパワーピボットで自動化に挑戦しました。

パワーピボットのパワークエリで自動化した部分

①基幹システムからの還付対象者CSVファイルを結合し全体ファイルを作る（データを保存したフォルダーを指定して結合）※イメージは購入した本のサンプルデータを使っています。

②上記還付対象者リストと死亡者リストのデータをユニークコードで突合させる

③郵便番号から市内特別料金のデータのみ市内特別フラグを立てる

④金融機関ありのみ金融機関フラグを立てる

⑤パワーピボット内にスライサーを配置する（検索の簡素化）

⑥複数の税目で還付対象となる人の抽出

パワーピボット活用後のフロー

①市民税や固定資産税、国保税などの税目ごとの対象者データ（10～15個）と、死亡者フラグ付きの全人口約14万人分のCSV、職権消除などのCSVを、基幹システムからCSVで掃き出し、決められたフォルダーに保存する。

②パワーピボットのExcelシートのデータ更新ボタンを押す。

③還付対象者が相続人になる場合の調査

④還付対象者の絞り込み及び確定

以上

かなり、簡素化できたと思います。①の部分はRPAのシナリオを現在手直ししています。

また、この後関連データの作成もあるので、別のパワークエリを追加して

・口座なし還付対象者からの返信を管理する管理簿

・通知発送を記録するシステムへの一括流し込み用CSV

・財務会計システムへの口座振り込み用CSV

の作成をワンクリックで出来るようにしたいと思います。

まだまだ勉強中

始めたばかりで、少し考えないと実現方法が直ぐ出てこない(~o~)

家に帰ってから作り方を考える日々です。

慌ただしい職場でも、データ作成や分析の簡素化・自動化の方法がすぐ思い描けるようになりたいです。

パワーピボット・パワークエリは基幹システムのような外部から遮断されたエリアでの活用に、とても向いている機能だと思います。今後、このような閉域ネットワークでのoffice利用がどうなるのか分かりませんが、活用できるうちは使っていきたいと思います。