内容と同じくらい伝え方に頭を使う
私は現在、中小企業をクライアントに持つSaaS企業で長期インターンをしています。大学生の多くは大学在学中にアルバイトをすると思いますが、企業でより実践に近い形で仕事の経験をするインターンを行う学生も増えているようです。
アルバイトとインターンの大きな違いは、体をメインに使うのか、脳みそをメインに使うのかだと私の場合は感じました。もちろん、コロナウイルス等の影響はなければガンガン外で営業をするとか、水産農林系の体力がメインのインターンシップもあるかもしれませんが。
基本的に自分が頭を使って考えたことでしか価値を提供できないので、アルバイトの時以上に必死になると感じています。もちろん、アルバイトの時も一生懸命でしたが、一生懸命にやっていれば貢献できるというわけではないのが大きな違いです。
なので私に限らず、インターン生は勤務時間の間でできるだけ情報を集めたり、考えたりしながら自分の提案や企画を前に進めることに全力を注ぎます。それを壁打ちという勤務中に複数回設定されているMTGで見せ、フィードバックをもらったり議論したりしてまたブラッシュアップ、またはクライアントとのMTGに挑みます。
その中で感じたのは考えることも非常に重要だが、伝え方にも同じくらい熱を込めるべきではないか、ということです。
個人的には伝えるべきこと＝WHATの方が、どう伝えるか＝HOWよりも大事だと思っています。しかし、WHATを考えることに集中しすぎてHOWが悪いといくら時間をかけてWHATを考えても無駄になってしまいます。
伝え方には形式と言い方の二つが大きくあると考えています。形式は文なのか、図形なのか、ワードかエクセルかパワポか？言い方は伝える順序や内容です。でもそれらを考える上で最も重要なのが目的です。何を伝えたいのか、そのためには何を理解してもらう必要があるのか。それを明確にして初めて形式や論理構造を明確にできると考えています。
なので大前提、パワポのデザインと言ったテクニックなどの前に目的を明確にすることが一番重要なことです。
実は目的さえはっきりしてしまえばほぼ、その先の形式と言い方の部分も決まるはずですが、せっかくなので自分なりの考えを書いていきたいと思います。
形式について
それぞれ仕事で使う、メジャーな三形式について自分なりの使い方と良し悪しを書いていきます。Microsoft社のオフィスソフトを前提としていますが、Googleのサービスでもほぼ一緒です。
パワポ
図と最小限の文字で伝えられるので、最も良く使います。
ある程度、使いこなせればぱっと見で何が重要なのか、キーになるのはどこなのかと言ったことを示せるのがいいところです。一方でデメリットは、多くの情報を詰め込めないと言うところ。パワポではワンスライド、ワンメッセージが基本です。なので、階層構造や議論の項目などを示すには限界があります。４〜５項目くらいの内容をまとめるにはみやすく作れますが、それ以上の項目と階層になると全てが小さくなるのでみにくくなります。
シンプルで美しいスライドは私が説明する必要なく、ググれば出てきますし、書籍も多くあるので割愛します。
エクセル
エクセルはほとんど使いませんが、パワポの骨組みを作る際は重宝します。パワポに限らず最近学んだ重要なことはいきなり始めないことです。パワポをいきなり作り始めるのは結果的に遠回りになることを、長い時間をかけて学びました。結局は最初に伝えたいこと、根拠、ビジュアルイメージを全て言葉で定義しておくことが一番の近道です。
私が使っているフォーマットはこんな感じです。
テーマが目次になるような一番大きな構成です。その中に大項目、中項目、小項目という3つの階層を作ります。必要なければ下位の項目は空白でもOK。個人的には３項目で足りないと感じる時もありましたが、逆に一枚のスライドに４項目以上を詰め込むと一気に分かりにくくなるので、３項目までを上限にしています。リード文はそのスライドで伝えたいことの一文で、タイトルになります。ビジュアルイメージでどのようなビジュアルであれば、伝えたいことを一番伝えられるかを前提に事前に書くことで、デザインにこだわってまたは迷って作りながらウンウン言うのを防ぎます。最後に参考の部分に引っ張ってくるデータの元になる記事やHPのURLを記録しておくことで、出典を明確にするのと忘れるのを防ぎます。
今のところ、これ以外で業務でエクセルは使っていませんが、今後もパワポ作成時はこのフォーマット活かそうと思います。
忘れていましたが、エクセルのメリットは階層構造を表現しやすいことです。もちろんそのほかにも図形を書いたり、数的処理に向いてはいますがビジュアル表現が優れていませんので、個人的には他の人に見せるものとして使う機会は少なそうです。
ワード
エクセルと同じくらい使う頻度はありません。とわいえ、スラックやメモなどで文章はガンガン書きます。自分用に思考の過程を書いておくこと以外に使う機会があるとすると、会議などで事前に資料を渡すときなどに使えると思っています。
Amazonの会議ではパワポは廃止されているそう。その理由は忙しいジェフ・ベゾスが説明なしに後で見返して内容がわからないパワポにイラッときたから。箇条書きではなく、文章で議論に必要な項目を簡潔にかけということで始まったのが、ワンページでの会議です。
確かに目的、課題、対策、懸念点、リソースなどを簡潔に書いて貰えば、一気に内容が理解できますし、そこで疑問に思ったことを指摘できるので何枚にも渡り、情報を省きすぎたパワポよりはいいかもしれません。でも文字以外の図形やイラストの扱いには強くないです。
以上がメジャーな形式たちでしょうか。それぞれ良し悪しがあるので、やはり一番最初に目的を明確にすることでチョイスするのがいいと思います。
言い方
次に言い方ですが、これは単純に手短に話すことが一番です。冗長的にやったこと全てを話さずに、伝えるべきことを絞って話すことが何より重要だと思います。
そのためには目的も必要ですが、伝えたいことと相手に何を答えて欲しいのかは最低限必要だと思っています。そのためには論理構造をしっかりと作っておく必要があります。進捗の報告であれば、背景、やっていることの目的、現状の進捗、問題、自分の考えや意見・仮説、何について議論したいか、これくらいを簡潔に話すようにします。何について議論したいか（目的）が相手にとって一番重要なので、それを先に伝えると相手はどこを重点的に聞けばいいのかわかるので、親切かもしれません。
まとめ
若干形式に重きを置く感じになりましたが、言い方はシンプルだからです。目的に応じて必要条件を考えて、論理構造を考える。それによって冗長的になるのを防いで伝わりやすくするということです。私もいつも話が冗長的になってしまうので、伝えるべきマストな部分は何かを常に考えながら、まだまだ成長中です。
これを書いたきっかけは同じインターン生の発表をみて、考えている過程を知っているからこそ、それが伝え方であまり伝わらなかったり、議論が活発化しないのは勿体無いと感じたからです。それぞれが違う視点を持っているからこそ、考えをしっかり伝えて議論してブラッシュアップしていけるように、伝え方にも最低限配慮したいなと思います。
今日はここまで。
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