スキャン結果を整理しやすくするためのTips
デジタル化を目指し、紙をこまめにスキャンしている人に、この記事を贈ります。
スキャンしたファイルの整理、結構面倒です。
今日はスキャンしたファイルの整理のハードルを少しでも下げて、確実に効率よく整理できるか、そのための簡単なコツを紹介します。
１．スキャナーのそばにA4用紙が捨てられる大きさのゴミ箱を用意する
スキャンが完了後に即紙を手放せるように、A4用紙が丸々入るゴミ箱を用意します。ゴミ箱が小さすぎて、紙を捨てるのがおっくうになっている人におすすめのTipsです。
紙を手放せるインセンティブが、スキャンを継続する原動力になります。
２．スキャンデータの保存先を設定し、１つのフォルダにまとめる。
スキャナーで資料をスキャンした際、その保存先があちこちに分散していると、後から整理するのが一苦労です。
特にスキャナーの設定を変更しないで使っている方は、機種によってはわかりずらい場所に保存されていることがあるのではないでしょうか？
さらに、複数スキャナーをつかっていると、どこに保存されてくるのか探すだけでハードモードになります。
そこでおすすめなのは、スキャナーの設定を一度見直して、スキャン結果の保存場所を１つのフォルダにまとめることです。
特に複数のスキャナーを利用している方は、すべてのスキャナーの保存先を
一つのフォルダにまとめましょう。
（最近のプリンターはスキャナー付きのものも多いので、スキャナー＋プリンターを持っている人は、複数スキャナーを結果としてもっていることになります）
こちら自分が愛してやまない、ScanSnapの設定画面。
「プロファイル」欄に、保存先を設定します。
スキャナー付属のソフトウエアであれば、このような設定箇所があるはずです。
一度説明書をご確認されることをお勧めします。
３．スキャン結果の保存フォルダをわかりやすい場所に置く
スキャナーのデフォルト設定だと「ピクチャ」のようなOSが用意する画像管理用のフォルダになっているケースもあるかと思いますが、「ピクチャ」に保存することはお勧めしません。
確かにスキャン結果は、コンピュータの世界では画像ファイルになっていることが多いですが、スキャンしたコンテンツは、書類だったり、資料だったり、系統としては「ドキュメント」に分類されることが多いと思います。
そのため、スキャンした結果は、「スキャン結果」と明確にフォルダを分けて管理したほうがわかりやすいです。
かつスキャンした結果が迷子にならないようにするため、スキャン結果を保存するフォルダは、マイドキュメントやクラウドストレージの最上位において置くことをおすすめします。
自分はOneDriveのルートに管理フォルダを用意しております。
（Windows11の例。フォルダアイコンを替える方法はまた後日投稿します）
４．スキャン結果を最終保存するフォルダを決める
先ほどの「スキャン結果」フォルダは、ファイルの一時置き場です。
スキャンした書類や資料の種類に応じて、保存先フォルダをきちんと決めておくことをおすすめします。
たとえば、「取扱説明書」「会社資料」「XXXの領収書」「契約書」など、用途ごとにフォルダを用意しておくと、後日探しやすくなります。
５．WindowsユーザーにはTablacusExplorerがオススメ！
Windowsを使っている方には、無料で使えるファイル管理ツール「TablacusExplorer」が便利です。
このツールを使うと、スキャンデータのフォルダを複数タブで管理できるので、「スキャン結果」フォルダからスキャン結果を最終的に保存するフォルダに、ファイル移し替えるのに便利です。
色々アドオンを追加する必要があるので、詳しくなネットで調べてください。（機会があれば、どこかのタイミングでnoteにまとめるかもしれませんが）
自分は、TablacusExplorerで、仕分け先のフォルダを9個ほど開いて移し替えをするようになってから、作業効率が飛躍的に上がりました。
まずはインストールして操作に慣れていただくことをおすすめします。
TabkecusExplorer
６．スキャン時に使うアプリを一つにまとめる
スキャン時に使うアプリを1か所のまとめることをお勧めします。
スキャン結果の整理は、意外とこまめに発生するので、その都度『「TablacusExplorer」はどこだっけ？』など探しているのは、時間の無駄になります。
自分は一昨日からWindows11を使っていますが、ピン止め済みアプリに「スキャン結果やファイルの整理」というグループを作って、そこに整理用途で使うアプリをまとめております。
まとめ
スキャンした結果を整理するのって、地味に大変です。
しかし、こういった工夫を取り入れることで、日々の整理作業がずっと楽になります。
特に、スキャナーを複数台持っている方や、たくさんの書類をスキャンすることが多い方は、スキャンの敷居を下げられないか、検討してみることをおすすめします。
当然のことですが紙の資料が減ってデジタルで管理できると、部屋も書斎も頭の中もすっきりします！
是非取り組んでみてください！