ZOOMミーティングのタイムキープのコツ②本題前の自己紹介編

まいど！なにわの司会者です。

連載でお届けしているZOOMミーティングのタイムキープのコツ
今日は、②本題前の自己紹介編です。

前回までのおさらい　＜とっさに考えたスケジュール案＞

今回のZOOMミーティングのモデルケース
・２時間(１２０分)のミーティング
・参加者が５人。突如ファシリテーターを任された。
・蓋を開けてみると、話し合いたいお題が６つ有り。

＜タイムスケジュール案＞
・ミーティングルーム入室、アイスブレイク（10分）
・本日のテーマとスケジュール確認（５分）
・参加者の自己紹介や現状報告など（５人✖️３分＝１５分）※注意①
・お題に対する話し合い（６トピック＝８０分）※注意②
・参加者の感想（5人✖️1分＝5分）※注意③
・本日のまとめ（５分）

ミーティングがスタートしてから咄嗟に考えた上記のスケジュールの
惜しいポイント ※注意① の解説です。
参加者の自己紹介や現状報告など（５人✖️３分＝１５分）

このキッチリの時間配分でバカ正直にタイムスケジュールを参加者に伝えると
残念ながら…ほぼ確実に時間が押します〜

ファシリテーターは、参加者の持ち時間をどのように伝える？

もし仮に、参加者の自己紹介や現状報告などに使える時間が１５分だった場合。
参加者の人数で割った時間が　１人に割り当てられた持ち時間　です。

５人ならば、一人あたり3分の持ち時間なのですが。。。

自己紹介や現状報告では、本来の持ち時間より少し短い時間を
参加者に伝えましょう！！

なぜならば、大体の人が時間以上に喋りすぎるからです（笑）

特に、現状報告は長くなる傾向にあります。
最近のお悩みや、なんやかんやの説明がセットで付いてくるからです。

オンラインでのミーティングや座談会の場合。
話を聞くことが目的というよりも、話すことを目的に参加しませんか？
（オンライン飲み会やセミナーは違うかもしれませんが。。。）

しかも、画面越しということもあり、リアルのミーティングや座談会のように
空間（場の雰囲気）から受け取る情報が少ないのです。

それを埋めるのが言葉になります。（バーバルコミュニケーション）

表情や態度から受け取る情報（ノンバーバルコミュニケーション）も
大いにあるのですが…余程大きなリアクションをしてくれない限り、
画面越しでは感情などが読み取りづらいと感じている方も多いハズ。

オンラインは双方向と言いつつも、ひとり喋りが基本。

更に、オンラインミーティングでは基本的に一人が喋っているときは
他のメンバーは聞き手に回りますよね。

理由としては、パソコンやスマホのスピーカーからは同時に２つ以上の音声を聞き分けるのが難しいことが挙げられます。
また、通信環境の違いによる会話のタイムラグが生じるためにテンポ感のある言葉のキャッチボールは難しいのが現状です。
私たちは、想像以上に普段の生活では自然と言葉のキャッチボールをしています！

特に！大阪生まれの私は…テンポよくボケ＆ツッコミが入れられないオンラインは
結構ヤキモキしております〜（笑）

特に自己紹介や現状報告などは、ひとり喋りが基本になります。

なので、ファシリテーターが合いの手を入れて話題や時間のコントロールをするのが一層難しいのです。
だから時間の余裕を作るために、参加者には持ち時間を短めに伝えることが大切になってくるのです。

じゃあ、ひとり喋りが苦手な人にはどうすればいい？？

喋り下手な参加者は『1分でもひとり喋りをするのは苦痛！！』と
思われるかもしれませんよね。
もし自分の持ち時間よりも短くなってしまっても、全然問題ありません。

ここはファシリテーターの腕の見せ所で、ミーティングを進めていくために必要な情報をインタビューで聞き出したりすればいいだけです。

それに、時間の余裕ができたと前向きに考えたら…
本編のトピックに当てる時間が増えてラッキーですよね♪

要するに、ミーティングの全体を通してタイムキープができたらいいのです♪

自己紹介は皆の理解を深める第一歩だからこそ。。。

誰かが極端に喋りすぎたり、喋らなさすぎたりしないように、
インタビューなどでファシリテーターが時間の調整ができるように、

余白の時間を考慮して少し短めの持ち時間を参加者に伝えてみて下さい！

さて、次回はオンラインミーティングのタイムキープの肝となる
③ トピックの数と参加者数　について書いていきます。

ほな！また〜

｛追伸｝
今回の技術は、ブライダル司会の時に【来賓祝辞】や【友人代表スピーチ】の時間を読んで全体の進行のタイムキープをする技です。