お互いに気持ち良く仕事を進めるために「テキストに残す」をルールにしよう

こんにちは！なみこ（@naaamiko_work）です。

みなさん、普段の仕事や業務のご依頼があった時、テキストに残していますか？フリーランスやリモートワークが増えた今、対面だけでなくオンラインでの打ち合わせや指示が当たり前のように行われていますよね。

そんな中で「テキストに残す」という行為がとても重要なんです。その場で聞いたことを覚えているつもりでも、仕事を進めるうちに記憶があいまいになってしまうことってよくありますよね。

頭の中で「これで大丈夫なはず！」と思っていても、細かい部分が抜けていたり、相手の意図とズレてしまうことも。

なぜ、テキストで残しておくのですが大事かについて、今日は言葉にしてみたいと思います。

言った言わないを防ぐ、お守りになる

「テキストに残す」ことの一番のメリットは、やり取りの記録が残ること。
認識の齟齬から始まる、言った言わない問題はいろんなところでよく聞くのですが、前提や、認識をしっかり双方で確認できている状態になっていれば、基本的には起こりません。

テキストで残しておくことは、「言った言わない」のトラブルを防ぐことができるのはもちろん、双方の認識のズレをなくし、安心して仕事を進められます。これが実は大切なお守りみたいな役割を果たすんです。

後から「そんな話じゃなかった」「これって追加料金になるんじゃ…？」とモヤモヤするのは、もったいないですよね。

小さなことでも文面にして残しておけば、後々のトラブルを回避できますし、テキストに残しておく、ということはコミュニケーションをとる双方の責任だと思っています。

仕事やプロジェクトをスムーズに進められる

口頭だけで伝えられた指示やミーティング内容は、その場では理解できたとしても、後で振り返ると「あれ、どうだったっけ？」とわからなくなることもありますよね。

だからこそ、議事録やメモを積極的に書いておくことをおすすめします。会話の内容や決まったことをテキストでまとめておくことで、後から確認したり、見返したりできるので、仕事がスムーズに進みます。

相手にも「こちらでこうまとめましたが、この内容で大丈夫でしょうか？」と確認することで、双方の認識合わせもできちゃいます。

慣れるまでは少しめんどくさいですが、トラブルになってしまう可能性を潰す、というふうに捉えて、少しずつ慣れていくのがオススメです。テキストでまとめることは、自分自身の頭の整理にもなりますし、まとめる力も養うことができます。

記憶に頼らず、脳のリソースをあけられる

これもまた、テキストに残しておくことの大きなメリットだと思うのですが、私たちの脳は、たくさんの情報を覚えるための容量が限られています。

メモをとったり、テキストに残したり、頭で考えていることを外に出すことで、細かい指示やタスクを記憶する負担を減らし、脳のリソースをクリエイティブな作業や本当に集中すべきことに使うことができます。

また、これは余談ですが、日頃経営者は、とても忙しく、いろんなプロジェクトを同時並行で進めています。

私自身、定例MTGとして、多くのクライアントと週に1度30分〜1時間お話をすることが多いです。最初は、記憶を頼りにやっていた時期もありました。

ただ、クライアントやプロジェクト別のMTGが増えた時に、全ての内容を理解しているのは難しいなと思ったんですよね。受けれる業務量も減ってしまうなと。

そこから、MTGが終わった直後は時間を空け、ミーティングで話した内容の整理してまとめて共有したり、すぐできる作業はその場でやってしまうなど、工夫をするようになりました。

まとめ

どんなに小さな内容でも、口頭だけ済ませずにテキストで残すことは、お互いに気持ちよく、円滑に仕事を進めるための重要なステップだと思います。

「信じてない」とか「慎重すぎる」というわけではなく、お互いを守り、よりスムーズに仕事を進めるためのルールを設けると、心にも余裕が生まれるはず…！

ぜひ、テキストに残す習慣、やってみてくださいね！