地方中小の物流企業がSalesforceで生産性を2倍以上にした話
概要
こんにちは、COOの長谷川です。ありがたいことに、弊社では多くのお客様からご依頼をいただき、毎月5~600本以上のコンテナを輸出しております。
その都度、多数の書類作成や関係者との細かいコミュニケーションが発生しますが、これらの業務はすべて3人のスタッフで担当しています。(ちなみに、異業種からの転職がほとんどです。)
弊社がこのように生産性を高められている背景には、Salesforceを活用した徹底的な仕組み化、効率化、可視化があります。もちろん、チームメンバー一人ひとりの努力も大きな要因です！
本来のSalesforceの使用方法からは少し外れますが、どのようにカスタマイズして活用しているかを少しだけ公開できればと思います。
本記事を読むメリット
同じ物流業界でデジタル化に苦しむ方への業務改善のヒント
他業界でも、Salesforceそのものの使い方に悩んでいる(工夫すればこんなこともできるとイメージを持って頂ければと思います)
使い道1: 在庫管理
前提として、弊社はお客様からお預かりした車を安全に保管するため、広大な土地を借りたり購入しております。そのため下記の2つの指標は事業をスムーズに回すうえで重要な指標となります。
在庫回転率:
回転率が高い = 少ない土地で効率的に車を回転して頂いていることを表します。利益率にインパクトを与える指標の一つとなります。
保管台数:
土地には限度あるため、限界となる保管台数に近づいてきたらお客様に早めにご連絡する必要があります。
なお、これらの指標はお客様だけではコントロールが難しい部分も一定あるので、日々のチェックやお客様とのコミュニケーションが非常に重要となります。
これらに対応するため、弊社では下記にて指標を可視化しております。具体的には、APIを叩いてSalesforceに登録された車両データを取得し、Looker Studioで可視化しております。
そのため、毎日Excelで細かい計算や集計作業をする必要はなく、出社したら自動で更新されているダッシュボードを確認だけすれば、その日の在庫確認の業務は終了となります。
使い道2: 細かい業務の自動対応
同業者様あるあるなのですが、細かい連絡×重要度高といったタスクは非常に多いのではないのでしょうか。
皆様、一度は関係者様に連絡が漏れて、通関が間に合わないかも！？といった冷や汗がでるトラブルは経験されたかと思います。
弊社ではSalesforceにてフローを組んで、通関書類や関係者への連絡はすべて自動でメールが飛ぶようにしています。こらは頻度×重要度の両方が高いため、業務の正確性と効率に非常に寄与してくれました。
例えば、通関書類送付のチェックボックスに✔を入れると、乙仲様に書類が自動で送付されるようになっています。
使い道3: タスクの可視化
トップにダッシュボードを設置し、誰が何をする必要があるのか可視化しております。こちらを通じて当日の締切のタスクや、メンバーごとの負担を可視化できるので、お互い非常にフォローがしやすくなりました。
Excelでこれらを管理してしまうと、案件ごとの進捗はブラックボックス化してしまいます。そのため、もし急にお休みしたくなった場合、引き継ぎにも工数が非常にかかってしまいます。
結果
これまでは1人当たり月50~60本の書類を処理することが限界でしたが、今では残業もほぼなく1人150~200本程度をスムーズにご対応できるようになりました。
ただ、いきなりここまでできた訳ではなく、毎日日進月歩で非効率な業務フローの洗い出しや、ミスが発生した際の再発防止策の徹底的な検討と開発を地道に繰り返してきた賜物です。
弊社ではそうしたSalesforceの構築や運用ご支援といったことも行っているので、Salesforce運用や社内のデジタル化そのものにお悩みな方はぜひお気軽にご相談ください！
>>HPお問い合わせ