タスクの付箋が机にたくさん溜まってしまうので何とかしたい

・タスク管理は付箋が良いと聞いた！
・依頼されたタスクは即座に付箋に書いて机に貼る！
・カラフルな付箋が机にたくさん貼ってあると、仕事やっている感が出る！
・気付いたら付箋だらけになっている、、
・付箋だらけでキツくなってきた、、
・何とかしたい！！

1.付箋が溜まっていく原因は？

・割り振られるタスク量が多い
・割り振られたら、全部受け入れてしまう
・期日が設定されていない
・タスクの進め方がわからない

2.どうやって付箋を少なるするか？

付箋を少なくする＝タスク量を減らす。

依頼されたタスクを全て受け入れてしまうと、タスク量が多くなるので、タスクを依頼された際には、一度考えてから依頼されたタスクを受け入れるかを回答するようにします。

3.タスク調整フロー

タスク調整のフローは以下のようなイメージです。
各種ポイントは後述。

4.タスクが依頼されたら、まずはタスク内容を正確に把握

タスクが依頼されたら、まずタスク内容を理解し、依頼主と認識合わせをします。
以下のような場合は、自分が理解できるまで依頼主に確認しましょう。

・依頼内容が不明点が多く、よくわからない
・自分の理解度が低く、よくわからない
・何となく作業イメージついたが、正確な成果物の内容が曖昧

タスク内容を正確に把握する理由は、そもそもタスク自体ができないですし、タスクの作業量も見積もれないためです。

5.依頼タスクが空き枠にはまるかを確認するフロー

具体例を出しながら、実際に依頼タスクが空き枠にはまるかのフローを見ていきます。

step1.依頼されたタスク前提を整理

・依頼されたタスクを見積もる：2人日
・期日：7/3
　（例として今回の依頼タスクの期日は7/3）

step2.タスク一覧に依頼タスクをマッピング

step3.空き枠にはまるかを確認

・依頼タスクの期日が7/3
・7/3までは別タスクを実施予定
　結果：対応できない

6.タスク調整する際には、現状保持しているタスクと依頼タスクの見積りを用いて伝える

伝えるポイント

・依頼されたタスクの所要時間
・現状保持しているタスクのスケジュール
・期日がいつまでなら対応可能かの代替案

上記を元に具体的に伝える内容

・依頼されたタスクは2人日かかる想定。
・7/1から7/3に、タスクを2つ実施する予定。
・期日が7/3なので、依頼されたタスクを実施するのは難しい。
・期日が7/5であれば、対応可能。

タスク一覧表を用いて説明すると伝わりやすい

伝える際には、上記のキャプチャのようなタスク一覧ファイルなどにまとめた物を提示することで、期日内の対応が難しいことが伝わりやすくなるかと思います。

また提示された期日での対応が難しいが、期日がいつまでであれば対応可能と併せて伝えることで、依頼タスクの調整はしやすいかと思います。

7.このタスク調整を実施するのに必要なスキル

このタスク調整手順については簡単そうに思えますが、慣れていないと難しい作業もありますので、実戦で繰り返し実施していき慣れていく必要があります。

タスク内容を正しく理解する

・依頼されたタスクの具体的な内容を依頼主をすり合わせることができる

やったことがないタスクの所要時間算出する

・やったことがないタスクは、今までの経験値を参考に算出する。　
・所要時間はそこまで正確に算出する必要はなく、おおよその所要時間で良い
・算出に時間をかけすぎるより、実タスクにその分の時間を割り当てたほうが良い
・多少のスケジュール遅延に備え、各種タスクにバッファを設ける

現状保持しているタスク量を把握していること

・毎日自分のタスク一覧を確認する

毎日自分のタスク一覧を確認し、ずれを確認

・スケジュール通りピッタリ進むことはなく、多少前後するもの。
・そのずれは次回に計画を立てるための参考に使用する。
・多少ズレることは想定内として、大きくずれないようにする。

8.まとめ

・付箋が溜まってしまうのは、タスクが多いということ。
・タスクが多くならないようにするため、タスク調整をすること。
・まずはタスク管理、タスク内容を正確に把握できるようになること。
・簡単にはできるようにならないので、日々実践していき慣れていくこと。

おまけ

この記事のフローチャートや表の画像は、figjamを使用して作成しています！WEB上で簡単に作れるのでオススメです！