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本業じゃないハナシからご挨拶

こんにちは。営業部の椋平です。

前職では、ファッションに関わる仕事がしたいという思いから、何故か傘メーカーで営業として働き、毎日傘を運んだり(傘って40本持つと意外と重たいのです)、新製品を企画したりなどに励んでいました。

新卒から6年後、そんな私はご縁があって昨年2019年10月に朝日インタラクティブに入社。IT系媒体の営業をはじめ、新規イベントの企画や社内有志メンバーによるオフィスレイアウト変更のプロジェクトに携わっています。

そこで、初回はレイアウト変更プロジェクトをどのような想いで進めているのかについて書きます。

プロジェクトに参加した想いと実際

レイアウト変更のプロジェクトメンバーは、社長の高野さんをはじめ、編集や営業、技術部の各部を代表した有志12名で構成されています。メンバーの主な活動は、本業の合間を縫って、デザイン会社さんとの打ち合わせでレイアウトデザインや什器を決めたり、社員の要望を纏めてレイアウトに落とし込んだり、社員全員が毎月集まる全体会でプロジェクト進捗の報告をしたりしています。

その他、高野さんのnoteにも書いてありますが、既に購入している固定席用の椅子は、店舗に足を運んで実際に座り比べて決定し、搬入準備をするなど活動内容は様々です。

プロジェクトの当初の目的は、固定席に加えてフリーアドレス制も導入し、コミュニケーションが活性化するレイアウト変更や多様な働き方(テレワークや集中スペースなど)に対応した環境を作ることでした。静かな環境で仕事をしたい方にとっては天国のような環境かもしれませんが、実際私が入社した時の最初の感想は、「オフィスが静かすぎてご飯食べにくい…」でした(笑)。

その頃、社歴の浅かった私は、「今よりコミュニケーションがもっと取りやすい環境になるなら!」という思いから、有志のプロジェクトメンバーにこっそり参加。そして今は、オフィスデザイン会社さんとプロジェクトメンバーとの窓口的な役割を果たしています。

実際のレイアウトデザインは、パートナーのデザイン会社さんに依頼するのですが、私を含めプロジェクトメンバーは、各部の業務内容に適した机や椅子などの什器を選定したり、テレフォンカンファレンスに対応したブースを設置してみたりと様々な面からオフィス空間を考えました。

プロジェクトが進むにあたって私が感じたことは、「全社員の希望を全てレイアウトに落とし込むのは正直無理!」でした(ほんとにごめんなさい)。ある程度、業務内容や必要とされる環境は、部署によって違うことは理解しているつもりでしたが、人によっては「静かな方がいい」、「フリーアドレスよりも自席が欲しい」といった意見が出ていました。

そこで、メンバーで話し合い、下記の点に留意してレイアウト変更を進めていくことにしました。

・「コミュニケーションが生まれやすい環境づくり」と「集中して仕事ができる環境づくり」の両立(執務スペースとフリースペースの明確な仕分け)
・部門間のヒアリングと共有(業務にあたって必須条件は何か、各部からどのような意見が出ているのかなど)

先ずは、各人の意見に対してしっかりと向き合い、レイアウト変更で解決できることかどうかを検討し、その結果を共有して理解を促しました。社歴の浅い私は最初、このように部署をまたいで意見を吸い上げる事の難しさを痛感していました。一方で進めていくにつれて各部がどんな業務をしているのか、どんな環境が必要なのかをこの時初めて理解し、「よし、これはいい機会だ」と思って厚かましくも土足で部署をまたいだコミュニケーションをゴリゴリ積極的に取るようになりました。

自分が想うワークスタイル

プロジェクトを通して色々な部署の人の意見を聞いて感じたことは、人によってワークスタイルは十人十色ということです。家で家族と過ごしながら仕事をしたり、オフィスでいい椅子に座って静かな環境で仕事をしたり。

私自身、テレワークを始めてから、通勤に充てていた時間を短縮できたり、仕事が終わってすぐに自分の時間を作ったりできるメリットを感じている一方で、これまでは「仕事=会社」という概念があったことと、まだまだ業務において分からないことが多いため、会社に行くほうが正直仕事は捗ります。

そんな時に、働く環境の選択肢があるということはとても素晴らしい事だと思います。そして、その選択肢のひとつをより働きやすい環境になるようパートナーのデザイン会社さんと考えていくことが自分たちのミッションであり、今の状況をピンチではなく、チャンスと捉えて変化を楽しむことが大事なのかなと感じています。

プロジェクトの今とこれから

当初、レイアウト変更は5月の連休実施を目標にプロジェクトを進めていましたが、新型コロナウイルス拡大の影響を受けて実施を延期し、レイアウト変更の目的やゴールも変わりました。今では、「原則テレワーク勤務」から「テレワーク推奨」に変わり、少しずつオフィスに行く頻度が増えてきましたが、依然テレワークをしている社員が大半です。

これまで対面で意見を聞いたり、調整を進めていたことが一気に難しくなり、正直「この状況でレイアウト変更をする意味あるのか」なんてことも考えたりして、社長の高野さんにこのままプロジェクトを進めるべきか確認をしたこともあります。そんな状況の中でも、「withコロナに合わせた何らかの工夫を取りいれたオフィスリニューアルにしよう」という意向を受け、約1カ月間凍結していたプロジェクトを再開しました。そうしてデザイン会社さんやプロジェクトメンバーと打ち合わせを重ね、今ではレイアウトの大枠が決まり、8月中旬の実施を目標にいよいよプロジェクトも最終詰めの段階に入っています。

人によっては、レイアウトが変わって良くなったこともあれば、逆に不便になったなと感じることは必ず出てくると思います。私としては、その人に合ったワークスタイルで働いてもらえるような環境にする為にも、「レイアウト変えたし、はい!プロジェクト終わり!皆さんお疲れ様でした!!」ではなく、レイアウト変更後も引き続きしっかりと意見を汲み取り、これからも「柔軟に変化していくオフィス」になるよう考えていくべきだと感じています。

家でもできるけど、会社に行って仕事をしたい!と皆に思ってもらえるような働く環境(場所)を問わず、これまでよりももっとコミュニケーションが取りやすいオフィス環境になるよう、引き続き取り組んでいこうと思います。

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