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事業部との良好な関係つくりのために実践してきたこと

マーティン
この記事は【広報LT大会（Lightning Text） #PRLT Advent Calendar 2019】の第6日目（12月6日分）にエントリーしています！

はじめまして。クックパッドの広報の牛山マーティン（@mrtn）です。
2018年4月からクックパッドの広報部にて、スマートキッチンサービス「OiCy」や生鮮食品EC「クックパッドマート」などの新規事業のPRを担当しています。

今回は「事業部との良好な関係つくりのために実践してきたこと」というテーマで書いていきます。

私は広報になる前、事業部に所属するディレクターでした。事業部の人として広報と接していくなかで「うーーんなんかもうちょっとこうだったらいいのに・・！」と感じることがありました。

▼感じていたこと
広報向けに資料つくるの面倒くさい😥
広報が事業について全然理解してくれてない😥
事業部の意向をあまり汲んでくれない😥

こうした経験から、PRの成果を出すための事業部との良好な関係つくりを意識して取り組んできました。現在、事業部と良い関係性を築けて、成果に繋がっていると感じています。

今回は私が事業部と仕事をする上で心がけていることを「情報収集」「関係つくり」「PR活動」の3パートに分けてまとめていきます。

このnoteが、事業部との関係つくりに悩みを抱える広報さんに届き、悩みを解消するものであれば嬉しいです。

※12/9追記：twitterでいただいた感想へのお返事しました。

🔍「情報収集」は自ら主体的に行う

📌ポイント
・事業部の人の時間をなるべく使わせない
・自ら情報を取りいき、徹底的に事業を理解する

私が新たな事業部と仕事をはじめるときは、最初に事業責任者に30分程度時間をもらって事業について簡単にレクチャーしてもらうようにしています。

事業を立ち上げるに至った経緯、解決したい課題、目指している世界など、事業責任者の口から紡がれるサービスへの想いは代替がきくものではないため、直接話を聞くことはとても大切にしています。

事業責任者に話を聞いた後は、可能なかぎり自分で調べていきます。
クックパッドは記録を残す文化が浸透しているため、以下を見ることで事業についてだいたい把握できます。

・事業部の主要Slackチャンネルに全てJoinし、日々の流れを追う
・Githubのissueを眺め、各プロジェクトの進捗を追う
・Googleドライブ内にある企画書、ドキュメントを読み込む

↑さらっと書きましたが、実際にやると結構時間もかかります。
ただ、事業部の人たちと対等に話すためには重要な事なので、ぜひやってみてください。

そうして事業理解が深まったら、事業部の人たちに不明点や疑問点を聞いたり、時にはPR視点から提案をするよう心がけています。

このように立ち居振る舞うことで、事業部は広報向けに資料を用意したり説明する手間も最低限になるし、私が興味をもって調べて事業理解しているのが伝わると、色々なことを教えてくれるようになります。

この情報収集は最初だけでなく継続的にやっています。

💑ワンチームになるための「関係性つくり」

📌ポイント
・事業部の定例MTGに毎週参加し、PRについてもそこで話す
・事業部のエリアで仕事をするためムリヤリ席をもらう

プロダクト開発が進んで事業部のメンバーも増えると、それに伴い事業に関する情報量も一気に増えていきます。この時期から広報も関与をさらに強めていきます。

具体的には、事業部の全体定例MTGには必ず出席し、事業の進捗を確認すると共に、PRの進捗も定例の中で報告するようにしています。また、PRのissueも事業部のリポジトリ内に立てて進行しています。

そうすることでPRの進捗や考えを事業部全体に知ってもらえて、PRがどこか遠くの国で起きていることではなく、自分ごと化してもらえます。

この時期には、事業部エリアで仕事をする時間も増やします。
日常的にコミュニケーション取りやすい環境をつくることで、細かい確認や相談もしやすくなるし、雑談などを通じてチームメンバーとも関係性が深められます。

関係性が深まると、各メンバーの人となり・業務内容・スキルや、開発時のエピソードなど、通常ではなかなか把握できない情報も得られ、取材提案する際に活用できたり、取材時に必要となってくる連携もしやすくなります。

例えばクックパッドマートにテレビ取材が入った場合、生産者や販売店、ステーション設置店舗、利用者など多くのステークホルダーの皆さまの協力を得ながら、迅速に調整していく必要がありますが、

これも事業部との連携のおかげで、タイトな撮影スケジュールでも滞りなく、テレビ局側が想定していた以上の映像提供が可能になります。
日々感謝🙏🙏🙏

余談ですが、事業部に居ることがあまりに増えた結果、クックパッドマートのエリアに私の席が正式に設けられました。最近では広報席にいる方が少なくなり、たまに広報側の席に座っていると「そこにも居るんですね？！」って驚かれたりします😂

🚀事業の成長を推進する「PR活動」

📌ポイント
・事業の成長に貢献するPRにフォーカス！
・勝手にガンガン進めていく

新規事業PRに携わる上で心がけていることは、何においても事業の成長に貢献するPRを行うことです。新規事業のフェイズによってPRに求められる役割も変化します。

クックパッドマートを例にあげると、2019年は「利用者の認知拡大を目的としたPR」をやらないと決めました。注力したのは「パートナーの獲得」「採用強化」のためのPR。

サービスを利用できる地域がまだまだ限定的なため、利用者の認知拡大のタイミングは今ではありません。今はサービスを広げていくため、出店いただく生産者・販売店、マートステーションを設置する店舗・施設などにもっともっと参加してほしい。そしてサービスを改善していくためには採用も必要です。

これらをPR活動を通じて後押しすることで事業を推進していく。今事業が成長するために何を必要としていて、PRが何を解決できるか、それを常に意識しながら打ち手を決めていくことが大切です。

意識していることで、勝手にガンガン進めていけるようになります。

大きなプロジェクトをどの時期に発表するか、どんな切り口のストーリーにするか、必要な情報を各担当者から集め、写真が必要であればカメラマンに相談して取りに行き、原稿を仕上げていきます。

プレスリリース配信前には事業責任者や担当者、広報部のチェックが入りますが、それまでの過程は自分で考えて進めていきます。

そうして作ってリリース前日に事業責任者から大幅修正が入ることもありますが、その時は「自分の視座が低かったな」と反省しつつ修正しています😂

まとめ：事業部が求める広報像

事業を深く理解して、事業部の課題を把握して、事業部との協力体制が築く。当たり前のことを徹底的にやることで、はじめてスピード感をもって主体的に進めていくことができると考えています。

情報収集も関係性つくりも、全ては良いPRの成果を出すため。
そして事業部の人たちは成果を出す人と仕事がしたいんです。

広報はコーポレイト部門でありますが、サービス広報をする人はそういった感覚で仕事に望むと良い結果がついてくると思います。

おわりに

「事業部との良好な関係つくりのために実践してきたこと」というテーマで書いてきましたが、前提として広報として譲れない部分はしっかりと守ることは忘れません。

ニュースバリューがないと判断すればはっきり伝えるし、内容についての懸念点があれば払拭するために調整していきます。

事業部に寄り添いながら、広報として中立な視点を併せ持つ、そんなPRパーソンでありたいです。まだまだ出来ていないことも多いですけどね。

長文を読んで頂きありがとうございました。

このnoteを読んで最初に思い浮かんだ人にシェアして頂けるととても嬉しいです。また、よければTwitterなどで感想を教えて下さい😁

【12/9 追記】Twitterでいただいた感想へのお返事

「業務中に宝が詰まっている」まさにそれですね。メンバー間の何気ないやりとりとか、サラッとSlackに共有される投稿から「ん？今の何々？？それすごくない？」って発見することも多いです。

やらないことについては事業責任者と話して決めました。やらないことを決めることでやるべきことに注力できるためおすすめです。

幸運なことに事業責任者の福崎 @koppe_jp はPR理解の高い人間なので、こちらが教えられることも多いです。

めちゃくちゃわかりやすく言語化いただいた・・！
「PRの急展開を招かない」って本当にそうなんですよね。「もっと早く知っていれば・・・」を無くしたいんです。早く知ることで、取りうる打ち手も広がります。

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