デジタルで“身の丈にあった“便利を目指そう

昨今、DXという言葉で色々なツールが提供され、利用を検討または実際に運用されていっているかと思いますが、ツールの機能(見栄えなど)が優先されて、導入てみても実際に現場に取り入れた時に中々使われないといったものが数多く存在します。

そう言ったツールも本来ニッチを狙った訳ではなく、皆様みんなが便利になってほしいという思いで汎用的に作られているものがほとんどです。それでも、継続的に使われていくものはどうしても限られてしまいます。

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何故、使われない便利ツールが出てくるのか

何故、便利になる為に作られたツールが長続きしないのかというと、現状の業務とそのツールの機能にギャップがあるから、というのが大きな理由となります。
DXプロジェクトに限らず、何か新しい事をする時には、どうしても今出来てない“何か”を求めますよね。

当然、今より進化しないと新しい事をする為の費用なり工数を掛ける価値がないものですから、“何か”を求めて然るべきですが、大抵使われなくなるものは“何か”が現業務上本当は必要でない“何か”であったり、必要でないだけならまだしも、見えなかったものが見えてしまった事により逆に仕事を増やす事になる“何か”である可能性が高いです。
良かれと思って導入したものが逆におせっかいだったという事ですね。

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ツールを導入する時に考えなければならない事

ツールを導入する時に考えなければならない事はまずは今の業務の何を解決もしくは改善するか、です。
ツールは万人に向けたもの、もしくはテーマに合わせたものがほとんどですが、実際に適用される現場は業務の質も量もバラバラです。
そこに“万人向けの便利”を充ててしまうので拒否反応が起きてしまうのです。

なので、もしツールが色々な機能を持っていたとしても、適用される業務の何を解決するかを見極め、導入する事が非常に大切になります。

特にIT化が進んでいない部門に高いレベルのツールを要求しても進まなくなるのは明白ですから、冷静に、段階的に進めていく必要があります。

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デジタルによる便利を効率的に反映するポイント

デジタルの便利さを効率的に享受し、使っていくためには新しいことができる様になることよりも今できていることを楽にできる様になることに念頭を置いて進めるべきだと思います。

簡単な事例でいくと、
ペーパーレス：
紙で保管、運用しなければならなかった資料をデジタル化し、検索しやすい状態で保管する
電子ワークフロー化：
組織内の承認行為を紙から電子に変更し、いる場所に関わらずサインができる様になったり、上司を探し回ったりする行為を削減する
転記の削減：
情報のデータベース化を進め、データベース引用により転記業務を低減する

こういった部分は非常にベーシックでありますが、実際はこの内容も出来ていない
事業、業務が沢山あります。こういった業務を地道に改善していくことで、今までは必要か、と思っていた便利ツールも便利に見えてくる可能性があります。
まずは業務フローの書き出しを行って、現在の自分達が本当に必要な便利を検討しましょう。

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今回は、デジタル化を着実に進める上で必要なポイントとして、
業務のデジタル化を進める上で必要なのは、単純な便利の質ではなく、自分達の状況に合わせたデジタル化を着実に運用する事、という考え方を書いてみました。

情報過多の時代で、派手なことを言わないと中々費用決裁も降りなかったりもしますが、本当に必要な事を本当に必要な業務に充てていく、このことを忘れずに進めていきましょう。