お仕事の引継ぎは、○○するとうまくいく！

６月に入って、お仕事の担当が変わった方。今、お仕事の引継ぎの時期かもしれません。

ある方から、「引継ぎの説明資料を完璧につくったんだけど、これでいいかな？」と相談されました。たくさん資料をつくるのもいいんだけど、もう一工夫ほしい。と、少し教えてあげたら、メッチャ喜ばれました。

相手のペースで説明する

説明は、こちらのペースではなく、あくまでも相手のペースに合わせること

相手が理解できないスピードで、ガーッと説明しても、全然理解していない。「どこからわからないの？」と聞くと、「最初から。。。」なんて、悲しい結果になることもあります。

「また、最初から説明するんかい！」とならないように、相手の表情も確認しながら、進めましょう。

どこまで理解したか、相手に話してもらって、確認する

相手の理解度を時々確認すること。簡単なことから、こまめに確認する方がいいですね。

「○○はわかった？」というようなYes/Noで答えられる聞き方より、「○○と○○の違いを説明できる？」など、クイズ形式の方がいいです。少し考えさせる質問です。

説明するときは、こちらが多く話しがち。質問して、相手が話す時間をつくった方が、こちらも楽です。間違っていても、怒ったり、否定せず、暖かく見守る感じでフォローできるといいですね。

相手のパソコンで資料を開いてもらって、実際に操作してもらう

パソコンのファイルやデータを渡して、引継ぎするときは、相手のパソコンで資料を開いてもらいましょう。自分のパソコンで説明すると、自分のペースになりがち。

相手のパソコンで実際に操作してもらいながら説明すれば、こちらの手間も少なくなるし、相手の理解度も格段にアップします。

手が止まったら、わからないサイン。どこがわからないか、質問して助けてあげましょう。

一通り作業してもらえば、引継ぎもバッチリ。お互い笑顔になれれば、一安心ですね！

この記事を書いたのは、
もうそうビズ企画　代表　川原茂樹
https://mousoubiz.com/
https://twitter.com/mousoubiz