デキるビジネスマンは報告がうまい！！伝わる話し方
Q:「半年前に転職した会社で、『報連相に課題がある』という指摘を受けました。報告を改善したいと考えております。何かいい方法はありますでしょうか？」
ご質問ありがとうございます！今回のテーマは報告ですね。
以下、お答えいたします。
報告で絶対にやってはいけないこと
報告で、踏んではいけない轍、すなわち、絶対やってはいけないことがあります。
それは・・・
事実と見解を混ぜることです。
これをやると、報告において大惨事を招きます。
例えば、「あの資料、できた？」と聞かれて、「今やってます」と答えたとします。よくありそうな会話ですよね。
しかし、「今やってますって、一体いつできるんだ！」と、かえって火に油を注ぐケースがあります。
なぜなら、「資料ができたか？できていないか？」その事実を聞いているのに、それに対するアンサーがないからです。
事実→「できておりません」
それから、
見解→「今、作成しております。本日中に仕上げます」
このように分離させる必要があります。
他にも、「今日の商談、契約いただけた？」と聞かれたとき。
「かなり前向きに検討してくださっておりまして…」と返答するケースもよくあります。
ここでの事実は、「契約をいただけたか？いただけなかったか？」です。
事実→契約はいただけませんでした。
それから、
見解→かなり前向きに検討してくださっており、来週までに返事をいただく予定です。
まず、事実を答える。それから見解を述べる。これが報告の王道です。
わかってはいるけど・・・
今回の結論は、事実と見解の分離です。
こういった話は、色んな本や研修などでも語られており、多くの方が既に知っていることだと思います。
しかし、「つい見解から話してしまう…」というのもわかります。
「資料、できてません」「契約はいただけませんでした」というのは、なんだから怒られそうですし、言いにくいですよね。
保身もあって、まずは事実ではなく、見解から伝えたくなるのも理解できます。人間だったら身を守るのは当たり前のことですから。
しかし、もう一歩踏み込んで考えてみていただきたいのです。
人間は正確な情報がないと凶暴になる
事実を伝えないというのは、実は恐ろしい事なのです。
人間は正確な情報がないと狂暴になるからです。
自分に置き換えて考えてみるとわかりやすいと思います。
例えば、レストランで料理を頼んだのに、なかなか出てこない。これ以上待つなら、キャンセルしようかと思っていたとします。
そこで、店員さんに、「あと何分くらいかかりますか？」と尋ねたら、店員さんが「今作っています」と返答しました。
これ、イラッとしません？人は事実を正確に答えてもらえないとイラッとするんです。
カーナビに住所を入力したら、「概ね東です」と音声が流れてきたら…
「何だよそれ！」ってなりません。アバウトすぎて行き先が分かりません。
大災害が起きているのに、一向に正確な情報が入ってこなかったとしたら…
恐らくSNSで大炎上するでしょう。
人は正確な情報が入ってこないと凶暴になります。
これは報告のときも一緒です。
保身もあって、つい見解から伝えたくなりがちですが、実は、先に正確な情報を伝えがほうが安全なのです。
正確な情報、それが事実です。
これがわかってくると、まずは事実から伝えることの大切さが本当の意味で理解できます。
事実と見解のBOXを立ち上げる
報告するときは、事実のボックスを立ち上げる。
次に、見解のボックスを立ち上げる。
是非、事実→見解のボックスに入れて報告することにチャレンジしてみてください！動画でも詳細を解説しております。
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【株式会社モチベーション＆コミュニケーション：桐生稔 著書】
◎説明の一流、二流、三流（明日香出版）
【プロフィール】
・株式会社モチベーション＆コミュニケーション代表取締役：桐生 稔
・モチベーション＆コミュニケーションスクール代表講師
・日本能力開発推進協会メンタル心理カウンセラー
・日本能力開発推進協会上級心理カウンセラー
・日本声診断協会音声心理士
1978年生まれ、新潟県十日町市出身。もともと臆病な性格で、対人関係が非常に苦手。小さい頃は親戚の叔父さんと話せない程、極度の人見知りであがり症。体も弱く、アトピー性皮膚炎、扁桃腺炎症、副鼻腔等、先天性欠如等、多数の病気に悩まされる。
18歳の頃に新潟から東京に上京。東京で新卒入社した会社では営業成績がドベで入社3カ月で静岡県富士市に左遷させられることに。しかしそこから一念発起。コミュニケーションスキルをあげるべく心理学、大脳生理学を学び始め、1,200店舗中営業成績でNo1となる。その後、ボイストレーニングスクールに転職。話し方の基礎を徹底的にマスターし、8店舗だったボイストレーニングスクールを40店舗に拡大。一気に全国区の業界大手に引き上げる。そして2013年、強いビジネスマンをつくりたいという想いからモチベーション＆コミュニケーションスクールを設立。現在では全国で伝わる話し方、あがり症改善、人前でのスピーチをトレーニングするビジネススクールを運営。全国40都道府県で年間2,000回のセミナーを開催し、受講者数は30,000人を越える。
北海道、青森、秋田、岩手、山形、宮城、福島、新潟、石川、栃木、茨城、埼玉、千葉、東京、神奈川、山梨、長野、静岡、岐阜、愛知、三重、滋賀、京都、奈良、大阪、兵庫、和歌山、鳥取、岡山、島根、広島、香川、徳島、愛媛、高知、福岡、大分、熊本、鹿児島、沖縄
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