【海外担当者必見！】海外イベントのブース出展成功Tipsを大公開 -後編-
こんにちは、Harumoです。パートナー（業務委託(※)）として、株式会社Moguraの「Mogura NEXT」や「XR Kaigi」などのイベントPRやマーケティングをお手伝いしています。
このnoteでは、スタートアップや中小企業が海外現地イベントに出展する際に、予算を多くかけずにできる準備や知っておきたいTipsについて、前後編に分けてお伝えします。
後編の今回は「海外イベントのブース出展成功Tips！ 費用&トラブル編」。
罠の多い海外イベントへのブース出展。海外イベントに多い高額出費や予期せぬ事態を回避して、出展を成功させていただく一助となれば幸いです。
以下、コロナ禍前の情報を掲載しています。入出国や出展にあたり、コロナ対策等が必要となる可能性がありますのでご注意ください。なお、最終的なご判断は自己責任にてお願いいたします。
▽前編はこちら
◇このnoteを読んでほしい人
・アメリカをはじめとした、海外イベントやカンファレンスに出展する方
・現地のイベント運営会社に頼まず、できるだけ低予算で”それっぽい”ブースを作りたい方
・海外イベント出展の経験がなく、どのようなトラブルが起こる可能性があるのか事前に知りたい方
■海外イベントのブース出展成功Tips！ 費用&トラブル編
・出展にかかる費用はどれくらい？
海外イベントのブース出展にかかる費用項目をご存じですか？ 未経験だとまったく見当が付かない方もいるはず。
そこで、私の経験から思いつく項目を下記に列挙しました。過不足もあるかと思いますので参考程度ですが、試算や見直しに参照ください。設営は自社で行う想定です。
・自宅から空港までの往復移動費
・飛行機チケット費
・現地空港からホテルor会場への往復移動費
・ホテルから会場までのイベント開催中移動費
・VISAやESTA（アメリカの場合）の取得費
・海外保険費
・ブース出展費
・ブースで使用するネットや電源費
・Material Handling費（現地会場スタッフが運搬を行った際にかかる費用）
・モニター等、現地でのレンタル費
・チラシや垂れ幕などの各種作成費
・販促物や制作物のデザイン費
・追加で必要なスーツケース購入費
・飲食費
・ホテル宿泊費
・現地SIM費（アメリカならT-MobileのeSIMがおすすめ）
・現地のバイトスタッフ雇用費
✔︎ブースのネットや電気もブース費用は別途申し込みが必要です。高額になりがち、かつあまり説明されない部分なのでしっかり確認しましょう。
✔︎アメリカのイベントはユニオン（労働組合）の権限が強く、会場での作業や輸送などを会場スタッフが行う場合、日本のイベントと比べると費用が高額になるので要注意です。
✔︎飲食物は、スーパーで設営日や開場前に「開催日×スタッフ人数分」を買い込んでおきましょう。会場周りは大量に売っていなかったり、べらぼうに高かったりします。スーパーでは、12本セットを激安で買えます。いつも私は前日に、スーパーで水やおやつを買い込んでいました。
✔︎現地スタッフの飲食代は、高めに見積もっておきます。コンベンションセンターでの食事も、周りのレストランでの食事も、とにかく高いです。
・もう笑うしかない？ 知っておきたいトラブル例
海外イベントでは、日本ではありえないような予想外のトラブルが起こります。（こちらは完璧に準備したと思っていても！）
私の身の回りで起こったトラブルは下記の通り。心構えとして、ぜひ参考にしてください。
・スーツケースがフライト時にロストする（よく起こる）
・到着時、スーツケースが壊れている（そこそこ起こる）
・スタッフが入国できない（まれに見えて、割と起こる）
・遅刻やパスポートやESTA忘れにより、飛行機を逃す（完全に自業自得だが、割と起こる）
・入国審査の列が驚くほど長い（めちゃくちゃよく起こる）
・道路が想定以上に混んでいる（よく起こる）
・物が盗まれる（あるある）
・現金でしか買えないモノがある（よくある）
・セキュリティチェックや健康チェックが長蛇の列（めちゃくちゃ起こる）
・現地に送ったモノが当日になっても、何も届いていない（よく起こる）
・現地に送ったモノが壊れている（よく起こる）
・現地設営日にまったくブースができていない（毎回起こる）
・現地スタッフが無邪気に遅刻（絶対に1人はいる）
・現地スタッフがドタキャン（そこそこ起こる）
・ブースに置いているモノが盗まれる（油断すると普通に起こる）
・主催者が契約内容に書いていることをやってくれない（結構ある）
・ホテルが停電する（さすがに多分まれ）
・ホテルのトイレが逆流する（まれだと思いたい）
・道行くホームレスに殴られそうになる（地域によってはあるある）
このように、さまざまなことが起こりえます。
大前提として、”すべて”をバックアップしておいてください。自分を含めて来場できない人がいる可能性がある、スーツケースや送った荷物は届かない可能性がある、と想定して動きましょう。
✔︎イベント中の宿泊場所でトラブルがあると、かなりメンタルが削られます。レビューをしっかり見たり、知人が泊まった場所を聞いたり、できるだけ快適に過ごせる場所の手配をお勧めします。
また同じ都市内でも、ストリートがひとつ違うだけで危ないエリアであることは多いです。できれば事前に、現地に詳しい人から情報を聞くのが吉。かつ、夜は出歩かないようにしてください。
✔︎スタッフの安全を守るため、移動する場合は、短距離でもできれば公共機関でなくUberやLyftなどのタクシー手配アプリなどを使うと安心です。（呼んだ後はドライバーのレビューもしっかりチェックしてください。）
外務省提供の「たびレジ」への登録も忘れずに。現地で何か起こった場合に、注意喚起メールが来たり日本大使館から連絡してくれたりします。
・海外イベントで成功するための心構えとは
最後に個人的な感想を。
海外、特にアメリカは基本的に「戦い続けないといけない国」です。不都合な事態や理不尽なことが起こったときには、”すぐに”原因である相手側に”しっかりと”その旨を伝えてください。
メールにレスをせず無視する人も多いので、メール等での反応がない場合は、対面か電話で伝えてください。意思が伝わるとアフターケアが爆速で行われることも多いです。（そこがほんとにすごい国だなとも思っている）絶対に泣き寝入りせずに、戦い続けましょう。
今後、さらに海外進出していく企業が増えていくかと思います。今回のnoteを参考にしていただき、楽しい実りある海外イベント出展になるよう祈っています！
※Moguraでは、深く関わっていただいている業務委託の方々を「パートナー」と呼び、Slackでの交流などを促進しています。
株式会社Moguraでは、私のようにさまざまなバックグラウンドを持ったメンバーが、社員やパートナーとして働いています！
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