【海外担当者必見！】海外イベントのブース出展成功Tipsを大公開 -前編-
こんにちは、Harumoです。パートナー（業務委託(※)）として、株式会社Moguraの「Mogura NEXT」や「XR Kaigi」のイベントPRやマーケティングをお手伝いしています。
コロナ禍が収束し、今年の「GDC」含め、海外イベントに出展するメタバースやXR関連企業を見かけます。でも海外イベントはスタートアップや中小企業にとって、費用も手間もかかる大変な分野。「事前にわかっていたら……！」という準備品やトラブルも多いです。
このnoteでは、スタートアップや中小企業が海外現地イベントに出展する際に、予算を多くかけずにできる準備や知っておきたいTipsについて、前後編に分けてお伝えします。
前編は、ブースで実際に使える「海外イベントのブース出展成功Tips！ 準備品編」です。
過去のアメリカでの出展経験がベースになっていますが、国内や他の国の出展でもブースの内容はあまり変わらないはず。少しでも助けになればうれしいです。
以下、コロナ禍前の情報を掲載しています。入出国や出展にあたり、コロナ対策等が必要となる可能性がありますのでご注意ください。なお、最終的なご判断は自己責任にてお願いいたします。
◇このnoteを読んでほしい人
・アメリカをはじめとした、海外イベントやカンファレンスに出展する方
・現地のイベント運営会社に頼まず、できるだけ低予算で”それっぽい”ブースを作りたい方
・海外イベント出展の経験がなく、どのようなトラブルが起こる可能性があるのか事前に知りたい方
◇このnoteを書いている人
もともと学生時代からイベントや飲み会を企画して幹事をすることが好きな性格。
前職では「Anime Expo」の北米イベント出展PMを務め、アメリカに赴任経験もあります。2ヶ月に1回のペースで現地イベントに出展し、日本政府観光局（JNTO）など自社イベント以外のオペレーションも代行。その後、独立して日系企業や漫画家の北米イベント出展代行ビジネスを展開。ブース準備から現地オペレーションまでを請け負っていました。
2023年現在、コロナやライフステージの変化により、海外向けの代行業務はお休み中。それでも日本の企業が海外に出ることを支援したい気持ちは変わっておらず、このnoteを書くこととなりました。
■海外イベントのブース出展成功Tips！ 準備品編
ブースの広さは、日本と同じく3m×3mの3平方mを基本の1コマと数えます。
予算がない場合、出展ブースの広さは1コマか2コマになるのではないでしょうか。
【黒カーテン、企業名のついた看板、椅子、机】の基本セットについてはイベントサイドで準備が行われていることが多いかと思います。
下記は基本セットに加える、Harumo的オススメブース準備品です。なお、現地で手伝ってくれるパートナーがいない状況を想定しています。
・横断幕 or 垂れ幕
ブースの広さに合わせて、なるべく大きく作ってください。
ぱっと見た際に、「どんなものを出店しているブースか」がわかりやすいことが重要です。折り畳んでの持ち運びが可能なものを準備しましょう。
・テーブルクロス ＆ アイロン
机に布をかけるだけで、ブース全体がとてもきれいに見えます。
机の下のスペースに物も収納できますし、盗難防止にもなります。持ち運ぶとシワが付くので、アイロンもぜひ一緒に持って行ってください。
・大きめのパネル ＆ イーゼル
パネルは日本で作る方が圧倒的に安いです。
商品やブースの説明パネルやブースの前に設置するイーゼル一式を、日本からまるっと持ち込むのがおすすめです。
等身大パネルは持ち運びにくいものの、北米の大きい都市では現地のDNPさん等に発注が可能。当日会場に直接搬入してくれる場合もあります。
（JNTOイベントで使用したキズナアイちゃんのパネルは、DNPのアメリカ支社のスタッフさんが現地のニューヨーク会場まで持ってきてくれました）
・チラシ
フライトの重量制限で持ってこれる枚数で収まる場合は、日本から持っていくと楽です。
現地のキンコーズなどで印刷もできます。その場合は現地サイズでのデザインが必要ですのでご注意を。少し費用は高くなりますが、大量に必要な場合は前述のパネル同様、現地のDNPさん等で発注可能で、刷ったチラシを会場に届けてくれます。
・サインホルダー ＆ A4の紙
当日、急きょ来場者に知らせたいことが出てくることも。（ex. 「今なら体験すぐ！」、「弊社のセッションは●時から！」）
そんな事態に備えて、サインホルダー ＆ A4の紙のセットがあると便利です。
使わない場合でも、A4のチラシをいれておけば、ブースの装飾にも使えます。ホルダーを現地で買うと現地サイズになります。必ず紙も合わせて買いましょう。大きい文房具屋で売っています（アメリカだと『STAPLES』で買えます）。
・電源タップ
現地でももちろん買えますが、アメリカの場合は日本とコンセントの形が同じなので、そのまま使えます。（ただし国・地域によっては、電圧が異なるため故障する場合があります。要確認ください）
電源タップはモニターやパソコン、スマホのデバイス充電にとても大事です。もし現地で買う時間が無いときは、日本から必ず持って行ってください。
・iPad ＆ 盗難防止ケーブル
メルマガへのサインアップや自社の紹介など、iPadが一つでもあると便利です。
もし目を離すことがある場合は、盗難防止のケーブルをつけてください。高価なiPadは狙われやすいので、盗難対策は必須です。
・スピーカー
モニターがある場合はスピーカーがあると◎。アニメイベントとかですと特大のスピーカー持ち込んでいるブースもいます。
・鍵付きのスーツケース
なにかと盗難されがちな海外イベント。鍵付きのスーツケースがあれば、少し目を離す際も便利・安心です。
・その他、準備物で注意したいこと
✔︎モニターは、ブースにあればベストです。しかし現地配送は日本とは比べものにならないほど手荒く、モニター破損の可能性は大きいです。できれば、レンタルする、現地のお店で購入、または現地在住の方に事前に購入を依頼、などの対応をお勧めします。
✔︎バックパネルは重いですが、持ち運びさえクリアすれば持ち込めます。背景がきれいに見えるので、国内で作成し会場に持ち込むのもありです。
✔︎文房具類は日本から持っていきましょう。忘れた場合は、現地文具店でまとめて購入できますが、ペンなどは日本製のクオリティに比べると物足りないかもしれません。
✔︎基本的に、日本の企業は現地での物販はできません。一方で、現地の出展パートナーと協力できれば可能な場合も。アメリカは特にその州ごとの納税が必要なので、しっかりと税制を理解しているパートナーを見つけた上でチャレンジしましょう。
長くなってきたので、前編はここまで。後編では「海外イベントのブース出展成功Tips！ 費用&トラブル編」をお送りします。
※Moguraでは、深く関わっていただいている業務委託の方々を「パートナー」と呼び、Slackでの交流などを促進しています。
株式会社Moguraでは、私のようにさまざまなバックグラウンドを持ったメンバーが、社員やパートナーとして働いています！
現在も一緒に働く仲間を募集中。少しでも興味のある方は、お気軽に採用情報をチェックしてみてくださいね！
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▽後編はこちら
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