キャリア的視点183 私の手帳活用術 -タイムマネジメント的思考-
毎日ブログ 183日目（2020/8/29）
9月は手帳の月
まもなく9月ですね。
9月と言えば、翌年1月始まりの手帳が、各メーカーから発売される月です。私の妻は大の手帳好き、文房具好きなので、毎年この時期はウキウキわくわくしています。
私も結婚してしばらくいろいろな手帳を試してみたのですが、それはもう見事に全く続かずに悩んでいました。ひどい時は買って1日しか書かなかったこともあります^^;
個人的にはヴァーチカルが好きで、いろいろなメーカーのヴァーチカルを試していました。デイリーも使っていました。ガントチャートも試していました^^; 今思い起こせば多分考えすぎて、気楽に使えていなかったのだと思いますが。
何を考えていたかと言えば、後ほど詳しく書きますが「タイムマネジメント的視点から考えるデジタルカレンダーとの併用」です。
と言うことで今日は「考えて考えて悩みぬいて辿り着いた私の手帳活用術」なるものに絡めてお話させて頂こうと思ういます。
私の手帳活用術
私が現在使用している手帳は、端的に言えばオリジナルのシステム手帳です。デザイン的には色々な手帳の良いところどりをしているので完全にオリジナルとはいいがたいのですが、Excelのマクロ機能を使って作りました。
丁度昨年の9月の中旬頃に作り始めたのを覚えています。
日本で一般的に販売されているデイリーの手帳はその95%（私調べ^^;）以上が1日1ページです。いわゆる左のページが9月1日なら右のページが9月2日です。
私が欲しかったのが「1日見開き2ページ」という記録面にも余裕のある、メモ帳としての機能も充実した手帳でした。イギリスなどでは当たり前らしいこのタイプも日本ではほとんど流通しておらず…
「無いなら作ってしまえば良い」という訳で製作し、改良し、面白半分に機能を追加した手帳リフィルを今使っています。
弊社の宣伝品としての扱いになりますが、無料ダウンロードをさせていただいていますので、興味のある方はご自由にお使いください。
私の手帳術として辿り着いたのは「デジタルカレンダーとの併用」です。
スケジュール管理をデジタルで、デイリーログを手書き手帳で、と分けたのです。
スケジュール調整・確認をデジタルカレンダーで行う事で、スケジュールの変更や定期的な予定の入力などが簡単になり、時間の短縮・ストレスの軽減に繋がりました。
固定された予定と翌日の予定は、前日に手帳の該当ページに転記します。翌日の予定の確認もできるので一石二鳥です^^
デイリーログ（記録）は手帳に書き込んでいきます。言い換えればA4横使いなので記録面にも余裕があり、ミーティングの記録なども同じ1面の中に書き込めるのです。足りなかった時は足せばよいですし^^;
細かい機能などは使って体験してみてください^^;
タイムマネジメントとしての考え方
あくまで先の手帳活用術は私個人の物です。真似していただく必要はありません。ダウンロードした手帳リフィルを活用していただくにしても、自由に使用していただければ良いのです。
私の手帳活用術の最も謳いたい部分は「デジタルカレンダーとの併用」という部分なのです。まあその意味では長々と書いた「1日見開き2ページ」もなくても良かったのでしょうが^^;
肝心のデジタルカレンダーですが、これも何を選んでも良いと思います。私は家族との予定の共有のためにグーグルカレンダーを使っていますが、最近はTimeTreeという同様のアプリもできていますね^^
スケジュールマネジメントもタイムマネジメントの内に入るのですが、そのスケジュール調整の時間を短く終わらせることも、1年を通じて考えると非常に多くの時間の節約に繋がると思いませんか？
タイムマネジメントの要点は時間効率化にあるのですから、いかにもったいない時間の使い方をしないか、です。
「今の時間もったいなかった」
と感じたら、考えてみるのも良いのではないでしょうか？
細かい話ですが、手書きの手帳だと予定の変更があった時には、
「変更された日付に転記」
「元の予定を削除する」
という二つの作業が必要になります。
対してデジタルカレンダーは日付・時間情報だけ書き換えれば終了です。アプリによってはドラッグ＆ドロップで完了です。
週一ペースのミーティングがあった場合、手書きだと計50回近く書き続ける必要が出てきます。判子が欲しくなりますね^^;
これもデジタルカレンダーだと予定作成時に「毎週」にチェックを入れるだけです。時間にして1分程度です。
その他にもリマインダーやアラームなどの「予定を忘れにくくする機能」がついていてこれも便利ですね。これのおかげで「忘れる」事が出来るようにもなります。
予定作成時間の短縮、予定を忘れにくくする機能、等を使っていくともうデジタルカレンダーは手放せなくなってしまうのです^^;
デジタルとアナログの融合
ただしデジタルカレンダーにも、もちろん欠点はあります。
私の感じている欠点は、
「メモを記入する時間がかかる」
「記録は出来ても記憶に残りにくい」
等々。
これをいくらかでもカバーするためにアナログの手帳を併用するんです。
「ふたつ使うなんて面倒くさい」
って思われるかも知れませんが、今でも紙の手帳とスマートフォンを持ち歩いているなら荷物の量自体は変わりません。
試してみて「違う」と思えば辞めれば良いのです。私個人的には結構おススメしますよ^^
ポイントは「時間の節約」と「ストレスの軽減」というところでしょうか。
スケジュールマネジメントは1日毎には大した時間に感じないかも知れませんが、1年を通じてみた時にはそれなりの時間を費やしています。
浮いた時間を何に使いますか？
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