【仕事のスキル.1】タイムマネジメント

社会人になって必須のスキルとしてタイムマネジメントがあります。
今日は以下の3つのことについて書いていきます。
①何故タイムマネジメントが必要なのか
②自分の失敗談
③取り組んでいる内容

①何故タイムマネジメントが必要なのか

仕事を進める上では必ずタイムマネジメントが必要になります。タイムマネジメントができないとどうなるでしょうか？
1.上司に言われた期日に資料が提出できない
2.期日に終わらない人には仕事を任せにくい
3.大事な仕事はしっかり出来る人に回す
といったことが起きるでしょう。
何故ならば、『仕事とは成果を出せたか』が全てだからです。
ここでいう成果とは、上司に頼まれた仕事を期日に完成した状態で提出することでしょう。

つまり、タイムマネジメントができない人は、周りからの信用を無くし、重要な仕事は回ってこないので、昇進のチャンスも自ら無くしてしまうことになるのです。

②自分の失敗談

そんな私も最初はタイムマネジメントが出来ず、失敗したこともあります。
私の場合は、期日通りに仕事が進まず、結果納期が遅れ、お客様に迷惑をかけてしまうことがありました。
お客様に影響が出ているので、会社としての信用を失いかねない場面でした。
その時の原因は、期日通りに納品するための準備のスケジュールを『まだ期日まで時間があるから』と1つ1つの工程を後回しにしてしまったことにあります。
1つ1つの後回しが最後にとんでもないミスに繋がってしまいました。

③取り組んでいる内容

上記などの失敗も経験して、自分自身のタイムマネジメントをどのように改善したのかお伝えしていきます。
手順としては
1.毎日の始まりにノートにその日にやるべきタスクを全て記入
2.優先順位の設定
3.スケジュールに落とし込み
4.実行
5.スケジュール通りに進めることができたか振り返り
6.進められなかった仕事を翌日のタスクに入れる
の6つのステップで行いました。

1.毎日の始まりにノートにその日やるべきタスクを全て記入
これをすることで、漏れ、抜けを無くします。

2.優先順位の設定
ここが1番大事です。タスクを記入したら優先順位をつけます。優先順位としては
他社が絡むことを最優先し
自社の他者が絡むことを次に持っていき
自分の中の優先度が高い物を順番に並べます。

他社と自社の他者が絡む場合は、相手の都合でこちらの予定がズレてしまうことも考えられます。最優先に動くことで、そのようなズレにも早く気付き、対応をしていきます。自分の努力でどうにもならないことなどの不安要素は先に潰すようにしましょう。

その後に自分の中で優先度を決めて番号を振っていきます。
番号を振ることで、次に自分が何をするのかを明確にし、迷う時間をなくすようにしましょう。

3.スケジュールに落とし込み
スケジュールに落とし込む時には少し多めに時間を取るようにしましょう。そうすることで、予期せぬ上司の依頼などに対応出来る時間を確保しましょう。

4.実行
スケジュール通りに進めましょう。
タイマーなどを使用してやるのがオススメです！
Apple Watchは振動で教えてくれるので重宝しています。

5.スケジュール通りに進めることができたか振り返り
ここで、必ず何故予定通りに進めることができたのか、何故予定通りに進められなかったのかを客観的に見て考えましょう。そして、対策を考えましょう。

6.進められなかった仕事を翌日のタスクに入れる
ここで、必ず進められなかった仕事を翌日のタスクにいれます。その時に、進められなかった内容は優先順位が後ろになっていることが多いので、必ず1番最初にもってくるようにします。

上記の6ステップを繰り返すことで、日々自分のタイムマネジメントについて振り返り、少しずつタイムマネジメントができるようになりました。

いきなりできるようになる！なんてことはありません。
プロ野球選手が毎日練習をしてきたように、自分のスキルを上げるにはコツコツ地道な練習をする必要があります。

一緒にやっていきましょう！
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
本記事が皆様の役に立ちますと幸いです。