Vol.15 「たったひとり、知識ゼロから始めたZOOM学会運営」その②実践編
こんにちは。みろです。
今回はVo.11「たったひとり、知識ゼロから始めたZOOM学会運営」の続きを投稿させて頂きます。
前回の話はこちら↓
「やります！」とは言ったものの、最初は全くどうしていいやら分からず、ネット検索しまくり、実際にZoomをインストールして試行錯誤しながらの作業となりました。
しかし、さすがZoomだ！すでに色んな学会でZoomが使用されているので、マニュアルやら何やら調べればとにかく出てくる。その中から今回の学術集会で使えそうなものを拾いあげ、コピペしたり画面操作のシミュレーションをしながら、今回の学術集会用のマニュアルを完成させました。
難関なのは、東京と福岡から遠隔で講演を行ってもらうことであり、一人の先生はZoom初心者、高齢でもあったので、こと細かなマニュアルが必要であったことだ。「分からん」「難しい」「理解できん」なんて言われては、学術集会自体がぶち壊れてしまう。このマニュアル作成には2週間を要した。頑張ったおかげで、先生からは「分かりやすくて助かります！」と声をかけていただきました。苦労したかいがあった。
そんなこんなで、学術集会の当日を迎え、いくつか課題が残ったものの無事に終えることができました。細かいZoomの設定から順を追って説明しまうと、それこそ分厚いマニュアル一冊分くらいの内容になりそうなので、今回は学術集会を開催するためのポイント的なものを、トラブルや問題点、課題点を踏まえつつ抜粋して説明していきたいと思う。
1、学術集会の開催は「Zoomウェビナー」を使え
Zoomは会議とかを行うための「Zoomミーティング」が標準仕様であるが、これは学術集会には向きません。なぜなら視聴者の音声や映像が入ってきてしまうからです。
その点、「Zoomウェビナー」はホスト、座長、演者といったパネリストと視聴者を分ける事ができます。視聴者による音声や操作による邪魔が入らないようになっているので安心して運営ができるのです。許可を与えれば視聴者から音声による質問が可能となるが、基本、質問は「Q＆A」や「チャット」機能を使用した文面により質問してもらうことになります。
今回登録したのが、500名の参加が可能なプランで、月5,400円 でした。そんなもんで学会運営できるのだから安いもんですね。ちなみに、ウェビナーは参加人数で料金が変わり、月ごとで契約ができます。
また、ウェビナーは追加機能となるので、事前に「Zoomミーティング」のプロやビジネスといった有料会員に登録しておく必要があるのを知っておいて下さい。自分は月2,000円の プロ で契約をしました。
月の使用料は 2,000円 ＋ 5,400円 ＝ 7,400円（税別）ということになります。
２，「Zoomウェビナー」設定のポイント
大まかな設定について、実際にやってみて感じたポイントを交えながら解説していきます。
①開催日時は開始時間ピッタリに設定しておく
開催日時の設定はものすごく簡単。1分単位で決められます。注意点としては、実際に開始する時間を入力しておいた方が良いという事です。なぜなら、開始前の待機状態に「開始時間」が視聴者側に表示されてしまうからです。表記されている時間と、開始時間にずれが生じていると、視聴者が困惑してしまいます！
実際、開始が「13：30」からでしたが、待機画面の「開始時間」表記が「13：00」からであったため、心配になった視聴者から問い合わせが来てしまいました。
開始はこちらでコントロールできるので、開始時間は不安だからといって前倒しにする必要は一切ありません。
ここは注意して下さい。
②実践セッションを有効にする
実践セッションとは、「事前シミュレーション」を行えるということです。今回の学術集会でもそうでしたが、遠方から講演をしてもらうといった時に、事前に音声や映像の確認を行うことができる機能で、これは必ず有効にしましょう！
実践セッションはパネリストのみが対象で、視聴者には見られないので安心して下さい。開始前に講師の方と実践セッションを行いましたが、実際にトラブルが起こったので、この機能があって助かりました。
③「登録」を設定する
これは個人的に今回ミスった選択でした。「登録」を設定しておけば登録するためのリンク先だけを参加者へ送るだけで、スムーズに学術集会が開催できます。参加希望者の氏名やアドレスを勝手に収集してくれ、エクスポートもできるので参加者の確認や単位発行といった後処理を行うことも簡単になるのです。
事前知識がないまま進めてしまい、「登録」を設定しなかったので名簿管理に手間がかかってしまって苦労しました。これは個人的に次への課題点ですね。
④後日配信するなら、レコーディングしておこう
「Zoomウェビナー」にはレコーディング機能があります。リアルタイムで行った学術集会をレコーディングしておき、そのまま連動してオンデマンド配信を行えるのです。レコーディングはPC内ストレージか、クラウドの2択でとなります。両者の比較は下記となります。今回はZoomを使ってオンデマンドを試したかったので、クラウド記録を行ってみました。
・PC内ストレージ
Zoomとの連携ができないので、Youtubeなどの別経路で配信しなければなりません。あとで編集ができるので自由度があります。
・クラウド
Zoomを使用しそのまま配信が可能です。しかし、編集できないので自由度がありません。
両者とも一長一短ありますが、利便性を考えるとクラウドにしておいた方が無難でしょう。しかし、容量の問題があります。登録したプランは１GB、調べると5時間は録画できるとの話で、今回の学会は4時間だからものは試しと録画したところ、ストレージ消費はギリギリの９割でした。
なので、5時間はもたないと考えておいて下さい。ちなみにウェビナーのグレード上げると容量を増やすこともできるそうです。
無事に録画ができたので、今回は後付ながらオンデマンド配信を行えたが、オンデマンド配信を考えている方は、時間とストレージ量の関係を調べておき、容量不足の可能性があるならプラン変更もしておきましょう。
⑤招待状についての注意点
視聴者への招待は先述した「登録」を使用すれば、基本何もしなくても良いので便利です。
しかし、パネリストを招待する際には一点、気をつけて頂きたい点があります。
「パネリストへ参加メールを送信する際には、Zoomデフォルト機能を使用し、必ずその人固有のメールアドレスへの送信する事！」
これで当日トラブルが起きてしまいました。
パネリストへメールを送信するのは非常に簡単です。氏名やアドレスを登録するだけで、Zoomから参加するためのURLがついたメールをパネリストへ直接送ってくれるのです。しかし、英文が入っていたりメール内容が余分な情報でゴチャゴチャ（やれば分かりますが(^_^;)）で、内容が固定されてしまい自分的にはそれが嫌だったので、一度編集をいれるため自分のアドレスを登録して送信したのです。
するとどうでしょう(TOT)
当日の講師の氏名が自分の名前に置き換わってしまったのです。登録していたのが、自分のアドレスであったため、講師がアクセスした時に氏名が置き換わったのだと思います。
説明が難しくて分かりにくいかと思いますが、要は、
Zoomデフォルトのメール内容が気に入らなくても、Zoomからそのままパネリストへメールを送信してしまうこと！
これでトラブルは回避できます。これからやる人は是非覚えておきましょう！
３，学会運用方法の決め方
学術集会は大きく3つのタイプに分かれます。
①リアルタイム開催
②オンデマンド開催
③リアルタイムとオンデマンドのハイブリッド開催
Zoomはどのタイプにも対応できる作りとなっています。しかし、どのタイプで開催するかは事前によく決めておきましょう！進んでしまっては変更が面倒くさくなります。
自分が開催した学会は変則でした。まずリアルタイムで開催し、レコーディングが上手くいったのでオンデマンドを追加で開催しました。後追いでオンデマンド開催案内やマニュアルを作成し参加者へ出さなければならず面倒であったので、やはり事前に運用方法を決めておいた方が手間が省けるでしょう。
では、それぞれの開催のやり方をざっくりと説明します。
①リアルタイム開催
おおまかな流れは以下となります。
【事前準備】
「Zoomミーティング」有料会員へ登録 → 「Zoomウェビナー」を契約 → 開催日を設定 → 「登録」を使用して参加者を自動収集 → パネリストへ案内送信 → パネリスト用と視聴者用マニュアル作成 → パネリストと視聴者へ送付
Zoom設定は後からでも自由に変更ができるので、ポイントはマニュアル作成となるでしょう。操作手順を一つひとつ追った、とにかく分かりやすいものを作っておく必要があります。
【当 日】
実践セッションによる事前シミュレーションを実施 → 学会開始
当日の出来は、事前準備がカギとなります。とにかくシミュレーションを繰り返しましょう！
②オンデマンド開催
オンデマンド開催は簡単です。講演内容を記録し、オンデマンドウェビナーを設定するだけです。記録まではリアルタイム開催と同様です。
③リアルタイムとオンデマンドのハイブリッド開催
流れはリアルタイムと同様となりますが、事前に「ウェビナーをオンデマンドにする」にチェックを入れます。そうすると、リアルタイム終了後に配信日時を決めオンデマンドウェビナーを設定するだけで、引き続きオンデマンド配信を行うことができるようになります。
リアルタイム以前に参加登録してあれば、そのままオンデマンド配信でも視聴できます。またリアルタイムで参加していない方でも、オンデマンド配信時に参加登録し視聴できるみたいです。
４、当日準備のポイント
ポイントは３点です。
・PCは多めに用意する！
・ヘッドセットを必ず使用する！
・必ず有線LAN環境を準備する！
スムーズに学会を進めるのであれば、PCは多めに用意しましょう。これは今回の反省点の一つです。
今回は一般演題３題を一台のPCを用い入れ替わりでやってもらいましたが、ヘッドセットの入替え、パワポ資料の入替え、発表者の入替え、画面に表示される発表者名の入替えを同時にこなさなければならず、その度に進行が中断する状況になってしまいました。
もう一台PCがあれば、次の発表の準備を事前にしておけるので、パネリスト画面をただ切り替えるだけで良く、スムーズに進行していけたと思います。
そして、学会はヘッドセットを使用した方が絶対良いでしょう。学会が上手くいくかいかないかは、通信状態と音声の左右されます。無線は安定しない時もあるので、必ず有線LANにしハウンリング防止や予備のため、ヘッドセットをPCの台数分プラス1～2セットは余分に準備しておいて下さい。
ちなにみ、今回はコロナ対策もあったので、マイク部分とイヤー部分のスポンジパッドを演者が変わるたびに毎回交換しながら運営しました。面倒ですが感染対策はしっかりしましょう。
という訳で、Zoomと関わりを持たない方々にとっては、意味のない投稿となったが、これから始める方々にとっては参考になる内容と思います。物事は終わってみて振り返れば何てことはないと感じるのだが、終わるまでは緊張感や不安でいっぱいになり、押しつぶされそうになります。しかし、人間はそうしたプレッシャーを乗り越えることで大きく成長していくものであり、また失敗を経験することで人間性に厚みが出てくるものです。今回のZoomによる学会運営チャレンジは相当にハードルが高いものであったが、これを乗り越えたことによって、自分の人生にとっては間違いなく大きな財産となると感じました。
これからZoomを使って学会などを運営する方はぜひご質問下さい！
微力ではありますが培った力、使わなければもったいない！
できる範囲で協力をさせていただきます(^^)/
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