JC議案の書き方～予算書～

こんにちは！
光秀マインド足立聖忠です！

青年会議所の議案の書き方シリーズの「予算」の構築についてです。この部分が結構苦手な人も多い気がします。今日の記事は青年会議所で委員長やＶＣ等で議案を書いてる人しか意味わからないと思います。観光や事業系の補助金申請には近い部分もあります。ただＬＯＭによって違うかもです。

さてまずは収支予算書の明細書をベースに作って、その勘定科目を収支予算書に転記するのが良いともいます。何ならシート内のセルをリンクさせれば明細書が完成すると自動的に他に反映されるようになるので微調整や変更時が便利になります。

まずは収入の部が決まっているのかどうかですが、事業予算が決まっているのであれば先に収入の部にその収入の種類ごとに収入を記載します。ＪＣの本会計からであれば事業繰入金項目でいれます。

することがある程度決まっていれば費用明細を作っていきます。
会場費→会場の使用料、照明や音響、オペレーター費用などがあります。
講師をお呼びする事業であれば講師関係費で謝礼や御礼に関する費用を入れます。
広報費、資料作成費などがポスターの作製や、事業時に使用する資料、案内資料等を明細出だします。このあたりは見積もり取得の内容で１枚当たりの単価等も記入しておくとわかりやすいです。
大規模事業やケガの可能性が出る場合は事業保険の加入が必要です。ただし、一部の内容は日本青年会議所の保険部会により、全国の青年会議所、地区ブロック協議会の事業に対して対人対物に対する事業保険が本会のサービスとしてついてきております。しかし、使用に関する規定等ありますのでそちらでカバーできて、独自の事業保険をかけない場合は使用に関する規定や使用フローは作成したほうが良いです。（事故が起こってから使えない、使い方がわからないでは時間がかかり過ぎます）
雑費には振込手数料等の費用を見積もりごとの振込手数料を調べて記載します。
予備費は福知山の場合は全体予算の５％未満を設定し、予算全体の端数を切り上げたりして設定します。
この他にも費用の項目はありますが上記が大半かと思います。
作成する際のポイントは見積もりの合計金額で一式表示せずに、使用予算をできるだけしっかりと転記します。見積もりを依頼する場合も一式記載はせずに、どの部分にいくらの単価や数量、時間がかかっているのかを出すことで協議の中で不要な部分や値段の正当性、費用対効果が検証しやすくなります。このあたりが緩くなってくると事業時自体の精度も悪くなります。

また事業構築の際には前年度予算との比較を出せるように前回の予算を参考にするようにします。昨年同月が同様の事業でない場合は、過去の近い事業を参考にします。この際に過去の議案の報告書で引継ぎ事項等もとても有効な資料になります。

また見積もり企業一覧というシートでは、見積もり取得している企業と合計金額と見積もり有効期限を記載します。また１０万円以上の見積もりに関しては相見積もりを取りますが、その企業でないとできない理由等があれば議案で記載します。（選定理由）
この見積もり有効期限というのが青年会議所の予算構築で依頼者に嫌われる部分かと思います。見積もりの期限は企業によって様々です。
仕入原価に変動がある業種やシーズンで変わる業種などは１か月とかの記載も珍しくありません。青年会議所の見積もり有効期限が事業実施月の翌々月先の月末としますが、それはなぜか、事業時に大きな変更が突如発生し、報告書で修正が発生した場合に備えるためですが、そういった修正以外は事業後に速やかに支払うまたは内容によっては事業前の一部前金という事も対応していく必要があるかなと思います。

そんなこんなで費用明細を構築し、あとは収支と合わせていくのですがだいたい足りません（笑）足りない場合の方法は２つしかありません。
１つは収入を増やすです。事業繰入金は年間で決まられた割り振りですので自分の事業だけ増やすというのは無理な話です。しかし、追加で予算を増やす方法として、協賛金を募る（寄付型か、広告掲載の協賛か）、クラウドファンディングで募る、補助金や他団体との連携による外部資金を得る。です。
上記はそれぞれ特徴もあるのでその内記事にしたいと思います。
２つ目に費用を減らすです。当たり前ですが予算を再度見直し、不要な部分を削ります。その時に大切なのが目的を達成するために本当に必要な費用がどれかです。また削るという意識だけではなく講師であれば値段交渉をする。会場の設営費であれば無料で借りれるところを探す。公益事業であれば行政や、社会福祉協議会や学校関連が持っている備品を借りることができる場合もあります。工夫やネットワークを活かし、目的を達せうするために最善を尽くすためにはこの予算書と向き合い、実現可能性をしっかりとイメージしていくことがとても大切です。

過去最大に長い記事になってしまいましたが最後まで読んでいただきありがとうございます。収支や費用を上手く整理する方法は先々にまた書きたいと思います。