【紙での業務をデジタル（データ）化して時間短縮①】PDFからワードデータへ自動変換！「1日→2時間」へ激減！

こんにちは。

前回の記事で、「もしまだ紙を使って業務をしていたら、デジタル化（データ化）して効率よくお仕事しましょう！」とお伝えしました。

読んでいない方いたら参考までに！

今回も引き続き、紙の運用がいかに効率と質を下げているか、そして、対処方法として活用できそうなソフトをご紹介します！

うっそ～目視で大事な見積金額確認って（汗）

最近、部署が変わり、新しい業務を引き継ぎ始めているのですが…

これが、「パソコンがある時代のやり方？！」と思うくらい、とっても原始的な運用なんです！

どんなことをしているかというと、

・相手先から、スキャンされた紙の見積書（PDF)と、その見積書の内容を記載した一覧がExcelで送られてくる。

・１枚の見積書（PDF）の中には２０商品くらいの項目記載があり、多いときにはこれが５０枚ほど！つまり、１０００項目あるのです！これをExcelデータと付き合わせて、ちゃんと記載があっているか、商品名があっているか、金額があっているかを目で見て確認する

・その後、自社のシステムに全項目登録する。

本来、PDF、Excelどちらも同じ内容のものなので、Excelだけを採用すれば、確認作業なんていらないし、その後の登録が楽なのですが、これが…

かなりの頻度でPDFとExcelデータの不一致がある！つまり、間違っているため、Excelデータが使い物にならない！

一番の問題は、この不一致が問題！ここにメスを入れる必要があるのですが、相手先の運用にかかわるので、中期的な次のステップとして今後取り組んでいきます。

とにかく、直近で改善しないといけないのは、見積書（PDF）の１項目１項目をExcelデータと一つひとつ付け合わせて、目視レベルで見ている作業をどうにかしなくては！というもの。しかも、大事なお金関係じゃないですか！間違えられないところですよね～

まだ、見積書の中に記載されている項目がExcelに順番で登場してくれればいいのですが、なぜかバッラバラ！１０００件分を目で探して拾っていくってありえないでしょ！！

たとえ、Excelで１つひとつ商品名などを入力し、検索したとしても、それに付随する価格やら商品番号やらを目視で確認しなくてはいけないので、超超超～時間がかかるのです！ほんと、一日作業！

この運用、ほんと今すぐ変えたい！

目で確認が終わっても、所詮「目視レベル」なので完璧じゃない！ミスは出てくる！なにより、この作業、一項目ずつ検索しているので、超時間がかかる！

もっと効率的に、しかも、ミスなくするにはどうしたらいいか？

考えた結果、紙の見積書（PDF)をデータ化する市販の有償ソフトを使用して、使えるかどうかを検証してみました！

以下の２つのソフトを検証してみました！

・Canon imageWARE Desktop (iWDT)

・Adobe Acrobat DC

どちらも約２万くらいあれば買えるソフトです。

まずは、１つに絞るにあたり、目的と、どうありたいのか？をはっきりさせました！

目的は？

見積書（PDF）をデータ化し、Excel表として作成する。そのExcelを、相手から送られてきたExcelデータとVlookup（Excelの機能の一つで、機械的に、一致した項目であるかどうかを検証する機能）して、項目が一致しているかどうかを目視ではなく機械的に確認すること。

どうありたいか？

どんな市販ソフトもどうしても、文字を読み間違えてデータにしてしまう（文字化けする）という特徴があります。例えば、紙では英語のCなのに、カッコの（　と文字化けしてしまったり、英語のTが漢字の 丁となってしまったり。。。

これは、どうしても仕方ないことですが、それでもなるべく正確に、そして、手間なくデータに変換したい。というのが、ありたい姿でした。

検討の末に…

目的と、ありたい姿がはっきりしていたので、検討の結果、私たちの業務には、「Canon imageWARE Desktop (iWDT)」という市販ソフトを採用しました。

理由は、

・５０枚ある見積書でも、１つのデータにしてくれる。（５０データを開かなくても済む）

・文字化けする比率が、Acrobatより比較的少ない（ように見えた）

・文字化けしても規則性があり、一括変換ができそう （先ほど述べた、丁→Tだったり…）

・項目ごとに、区切りがある（Acrobatは数項目がつながってしまう箇所が見受けられたので、手動で区切りをつける必要があり面倒）

・データ化は、WORDデータしかならないデメリットがあるが、上記のメリットの方が大きかったので、採用！

本来、このiWDTはスキャンしたものをデータ化する専用のソフトというわけではないのですが、すでに部門で所有していたという理由もあり、こちらを採用しました。

要は、市販ソフトでデータ化といっても多少の処理は避けられないので、できるだけ楽に早く、手間がないソフトを選びました！

市販ソフトを使って、業務を進めた結果…

もう一目瞭然の結果と思われていると思いますが…

今まで１日かけて目視で見比べてきた作業が、約２時間くらいで終わりにすることができました！かなり時間短縮ができたので気が滅入ることなく完成できました！

また、機械的に確認作業をしてもらえるので、ミスがなく、気持ち的にもすご～～く楽になりました！だって金額間違えたら、一大事ですものね～！

超超超大変だった作業がかな～り楽になって、ほんとハッピーです！改善してよかった！

あなたの職場、業務においても、参考になれば嬉しいです♪