業務手順書を「Microsoft Teams」で作ったら、引継ぎ時間大幅短縮！Teamsの新たな使い方が職場内でバズっています♪

よく昔は、「背中を見て学べ！」とか「仕事は見て盗め」とか言われてきましたが、それは、今の働き方には合っていないところがほとんどだと私は思います。

確かに、体で覚える！自分のものにする！マンツーマンでその方について、少しずつ覚えていく！という意味で、使っていた言葉かもしれませんが、今ほとんどの職場は、各自、担当する業務を１日という短い枠でこなしていく形。なかなか新人が覚えるまで、一人の人にずーっとくっついて仕事をするシーンがなくなってきているように思います。

本当に、どんな人へも同じ品質、効率の良い手順で、次の世代にも伝えていきたかったら、きっちり記録として残すべきです。そして、それは、都度更新されるべきです。

私も今年から新しい部署に配属されていますが、徐々に大きな業務の引継ぎが終わり始めています。ただし、かなり込み入った業務内容にもかかわらず、何一つ業務手順を示す「記録」がありませんでした！つまり、すべて口頭での説明でした！

なが～い業務手順を、一度聞いただけで一人でできちゃうなら、正直だれも苦労しません！聞きながらノートにメモを取っても、断片的になってしまうため、なかなかすべてを思い出せないときもあります。

そこで、私が行ったのは、「業務手順書」の作成でした！

口頭説明のみの業務の引継ぎは、すぐに問題視しました！

なので、一度聞いたことは、後でも思い出せるように手順書を作成しようとすぐに考えました！

ただ、手順書を作るには、それなりに時間もかかります。引継ぎのために先輩の時間も奪っているので、いちいち手順書を作成するために業務の説明を止めるわけにもいかないと思いました。

そこで、私が考えたのは、説明を受けながら、Teamsで録画をすることでした！

私の業務はシステム画面の説明や入力が多かったので、このやり方がいいと考えたのです。

業務引継ぎの際、PCの画面を見ながら説明を受けるのですが、よくリモート会議などで使っているTeamsを使って、（「画面共有」にしてもらって）PC上のやり取りや音声を録画したのです。

初めての試みだったので、きちんと録画されているかどうか不安だったのですが、ばっちりできました！

画面遷移とともにその際の説明の音声もばっちり録画できたので、すごく助かりました！

こうすることで、聞いたことすべてがあとからでも一人で振り返りができ、時間のかかる手順書も漏れることなく作れました！

「今までだれ～も作っていなかったなんて、信じられない～」と心の声（笑）

業務手順書は、業務引継ぎにはとても有用な成果物だと思っています！

大きなメリットは、

・手順書を見ることで業務の標準化を図れる

・品質を担保できる

・引継ぎにかかる時間が短縮できる

・何度も聞き返す手間が省ける

今回私が作った手順書ですが、引き継いだばかりの私が作ったことにも意味があります。なぜなら、全くその業務を知らない初心者目線で、手順書を作れたからです。

業務をすでに知っている担当者が作ったら、わかることに対しては、きっと省略して手順書を作っていたに違いありませんからね。

これらの手順書は、業務変更とともに、更新する必要があります！

手順書は、あくまで作った時点の手順書。これは、時間とともに、そして、業務変更とともに、少しずつメンテナンスする必要があります。

その際には、その業務を引き継いだ、新人さんに作ってもらうのがいいでしょう。初心者目線で、なおかつ、それを作ることで業務の復習にもなります。

こうして、常に「使える」手順書を準備していくことで、その手順書が何度も有効活用されていくという、まさに好循環！１つで何度でも美味しい！という価値あるものになりますよ。

今回の業務手順書ですが、Teamsを有効活用することで、引継ぎ時間も短縮できたし、品質も良いものができました！

そればかりか、職場内の人に共有したら、こんな使われ方もあるんだーと、正確な議事メモが必要な重要な会議などで、Teams録画がバズっています！笑

大事な会議などを記録し、後から見直し、正確な議事メモを発信するなど、Teams録画が有効活用され始めました！これも業務改善の１つにつながりましたね♪

業務改善は、日々身近なところからできます。みなさんもちょっとした困った！も見逃さず、改善できそう！と思われることを始めてみてくださいね。