半年に一度の整理整頓！仕事のできる人ほどデータの整理、メールの整理、仕事の整理、思考の整理がうまい！

まだ半年か～と思うくらい、新しい部署に来てから、教えられた業務内容はてんこ盛りでした！

ただただ、必死に、わからないことは聞きまくり、メモやノートなどに記録し、そして、必死にデータなども残しておいたり、膨大なメールもすべて読んでいったり。。

でも半年たった今、１日のうちで数時間は、前よりも余裕になっている時間が増えました！

そして、やらなくっちゃと思っていること。それが、今後の業務効率化に直結する整理整頓です！

整理整頓の重要さ

前にも少し「整理整頓」で投稿もしていましたが、改めて業務における整理整頓って大切！と思いました。

なぜなら、会社ではとにかく膨大な情報量のデータ、メール、口頭での申し伝えなどを受け取るからです。そして、そんな中、取捨選択して自分の業務を遂行する必要があるからです！

整理整頓をないがしろにしていると、欲しいときにデータがすぐに見つからなく、見つける手間や時間がかかり、業務の効率を確実に下げます！それに、ごちゃごちゃしていると思考も整理できなくって、スッキリした思考で業務遂行ができません！

特に、今年からたくさんのことを申し伝えられた「仕事のやり方」は、私の中でデータやメモ、頭の中と散在しているので、なおさら、わからなくて再度振り返りたいときに探し出せない！さらに頭の中がパニック状態になって思考もごちゃごちゃしていました！笑

これからやろうとしている整理整頓は…

私がこれからやろうとしていること、もしくは今までも半年に１度、やっていることは、

・メールの整理：すべてのメールを取っておかない。不要なメールはゴミ箱からも捨てる。いつか容量オーバーになり、メール受信ができなくなる前に！

・データの整理：自分ルールでなく、共用の場の誰もが直感的にわかる場所に、必要なデータのみを残す。改定版を繰り返すデータがあれば、過去のものは、「旧データ」フォルダーを作成し、そこに格納する。さらには、データフォルダーの階層や名前を見直す。階層は深くしない。

・引き継いだ業務内容の整理：とにかく必死で引継ぎした内容は、紙やデータとして残してきたので、１つのデータでまとめる。私の場合、Excelに業務別にシートを分けて手順書を作成しているので、複数データとしては作成しない。次に引き継ぐ人にもわかりやすいような手順書を作成する　→今まで手順書がなかったのが不思議なくらい。なので、私が苦労しています！！！

・自分のPC（デスクトップ）の整理：作業データがたくさん存在するので、作業データはゴミ箱へ。デスクトップ上にたくさんアイコンを作らない。画面の見た目もスッキリ！！！

・机まわりの整理整頓：メモや紙など残しているものはすべて廃棄！机上は、物を置かない！常にきれいな机にしておく。もちろん机の中も。

まずは「やろう！」とすることから

必要性を感じていない人も多いと思います。職場は特に、なかなか自分のテリトリーのことまで、とやかく言う人がいないから。。。

でも、あってはならないのが、整理整頓できていないメールやフォルダーを、今までの経験からどうにか検索できてしまう人！

ある意味すごいんだけど、その人しかわからない世界だし、やっぱり整理整頓したほうが、業務は確実にはかどるはず！だって、検索すらいらないくらい、たどり着きたい情報までサクッといけちゃうんだから！

やっぱり仕事ができる人は、すべてにおいて「できちゃう人なのでは？」としばしば思ったりします。プライベートにおいても職場においても、きちんと整理整頓ができているんだろうな～と。

業務効率化のカギは、身のまわりの「整理整頓」から！やってこなかった人も、定期的な習慣を身に着けて、まずは行動していきましょう。

私も仕事ができる社員を目指したいと思います！